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En Ofigo hay 22 artículos de archivo definitivo desde 0,73 € sin IVA: cajas de cartón ondulado o de plástico de Liderpapel y Fellowes, con lomos de 100 a 200 mm, cajones contenedores para 3 a 6 cajas, cajas de transferencia de Liderpapel, Mariola y Pardo, carpetas de legajos y bolsas de archivo.
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Para documentación cerrada, empieza por Cajas archivadoras. Después confirma formato, medidas, material, unidades de venta y pedido mínimo.
Es el lugar donde acaban los documentos que ya no se consultan a diario pero que hay que conservar: facturas cerradas, contratos vencidos, expedientes de años anteriores. Se guardan en cajas sin anillas, de canto en la estantería y con el contenido rotulado en el lomo.
Qué pasa al archivo definitivo, cuándo y en qué orden lo explica la guía qué es el archivo definitivo, pensada para guardar documentos de empresa a largo plazo.
Como regla general, seis años. El artículo 30 del Código de Comercio obliga a los empresarios a conservar libros, correspondencia, documentación y justificantes del negocio, debidamente ordenados, durante seis años desde el último asiento de los libros.
El mismo artículo deja a salvo lo que fijen otras normas generales o especiales, así que algunos papeles pueden tener su propio plazo. Para el archivo, la consecuencia práctica es una caja por año y por tipo de documento, con la fecha de destrucción prevista escrita en el lomo.
La de tamaño folio de Liderpapel mide 365 × 100 × 251 mm, con 100 mm de lomo; la de folio prolongado, 388 × 116 × 275 mm. El folio, de 215 × 315 mm, es algo mayor que el A4, por eso estas cajas admiten los dos papeles.
| Caja Liderpapel | Material | Formato | Lomo | Medidas (mm) |
|---|---|---|---|---|
| Folio, 325 g | Cartón ondulado reciclado de 325 g/m² | Folio | 100 mm | 365 × 100 × 251 |
| Folio, 400 g | Cartón ondulado reciclado de 400 g/m² | Folio | 100 mm | 365 × 100 × 251 |
| Folio prolongado | Cartón ondulado reciclado de 400 g/m² | Folio prolongado | 116 mm | 388 × 116 × 275 |
| Folio doble ancho | Cartón ondulado reciclado de 400 g/m² | Folio | 200 mm | 367 × 200 × 251 |
| De plástico | Polipropileno corrugado de 3 mm | Folio | 100 mm | 360 × 100 × 260 |
Las medidas, el gramaje y el espesor son los que Liderpapel publica para cada caja, por ejemplo en la caja folio de 400 g/m². En Ofigo, las de Fellowes tienen lomos de 100, 150 y 200 mm, en folio o en A4.
El de 400 g/m² si las cajas van a apilarse o a moverse con frecuencia; el de 325 g/m² basta para una estantería. Liderpapel presenta su caja de 400 g/m² como ultrarresistente y explica que ese gramaje le da mayor resistencia.
De plástico si el archivo está en un sótano, un trastero o cualquier sitio con humedad; de cartón en una oficina seca. Liderpapel fabrica su caja de plástico en polipropileno corrugado de 3 mm y destaca su resistencia a la humedad y al agua.
La caja de archivo definitivo Liderpapel de plástico tiene 100 mm de lomo y se vende por unidades en seis colores, que sirven para distinguir departamentos o años de un vistazo.
Para agrupar varias cajas de archivo, o archivadores, en un solo bulto que se apila y se transporta. Liderpapel hace cajones para 3, 4 y 5 cajas de folio, y Fellowes, para 4 y 6 cajas de 80 mm.
El cajón Liderpapel para 5 cajas de folio o 6 archivadores A-Z se monta a mano sin cinta ni adhesivos, y en la versión kraft automática basta con presionar en los vértices. Para archivadores de 100 mm, el cajón Elba para 5 archivadores A-Z lleva tapa y asas.
Una caja forrada y más sólida que la de archivo, que se abre y se cierra con facilidad, pensada para pasar documentos de la oficina al archivo y seguir consultándolos. Liderpapel describe la suya como un contenedor amplio que sirve para archivo directo o para clasificar con subcarpetas.
Las verdes de Liderpapel van forradas en Paper Coat de 2 mm y traen etiqueta impresa; la caja de transferencia Liderpapel folio de lomo 118 mm mide 390 × 118 × 260 mm. Para más capacidad, la de Mariola tiene 200 mm de lomo, y la de Pardo, un tarjetero interior.
El archivador, para lo que todavía se consulta y se perfora; la caja, para lo que se guarda años y casi no se toca. En el estante la diferencia de espacio es pequeña: 100 mm de lomo la caja frente a 75 u 80 mm un archivador de lomo ancho.
Por año y tipo de documento, de izquierda a derecha, con el contenido escrito en el lomo. Dentro de la caja, las carpetas de legajos separan expedientes y llevan su propia etiqueta, así que un papel se encuentra sin vaciar la caja entera.
La carpeta de legajos Liderpapel es de cartón de 1,5 mm, con cinta y etiqueta identificadora, y mide 235 × 340 mm. Para expedientes sueltos hay también bolsas de archivo Fade con cintas de cierre, con un pedido mínimo de 100.
Diez por metro con las de lomo de 100 mm, puestas de canto, y ocho con las de 116 mm de folio prolongado. Mide los estantes antes de pedir y reserva sitio para las cajas de los años siguientes.
Para un archivo completo, de varios departamentos o con cajones, pide por el pedido rápido o escríbenos desde contacto y te ayudamos a calcular las cantidades.
Dependen del formato. La caja Liderpapel de tamaño folio mide 365 × 100 × 251 mm, con 100 mm de lomo, y la de folio prolongado, 388 × 116 × 275 mm. La de plástico mide 360 × 100 × 260 mm. Hay también cajas de doble ancho, con 200 mm de lomo, para quien necesita más capacidad en la misma altura.
La de archivo definitivo es de cartón ondulado o de plástico, ligera y se guarda cerrada en la estantería. La de transferencia está forrada, es más sólida y se abre y se cierra con facilidad, porque se sigue consultando. Por eso suele usarse en la oficina o en el archivo intermedio, antes de pasar los papeles a cajas definitivas.
El artículo 30 del Código de Comercio fija seis años para los libros, la correspondencia, la documentación y los justificantes del negocio, contados desde el último asiento de los libros. El mismo artículo admite que otras normas establezcan plazos propios, así que conviene revisar con la asesoría qué documentos tienen un plazo distinto.
No, llegan planas para ocupar menos. Las cajas Liderpapel se montan a mano con un sistema que el fabricante describe como muy simple, y Fellowes tiene versiones de montaje automático. En los cajones contenedores de Liderpapel, el manual no necesita cinta ni adhesivos y el automático queda formado al presionar en los vértices.