Una gestoría necesita, sobre todo, material para archivar, sellar y enviar. El Estatuto de los gestores administrativos les pide conservar constancia de cada asunto durante 5 años desde que termina, poner su sello profesional en sus documentos y guardar el secreto profesional, y casi toda la compra sale de esas tres tareas.
Para cada tarea, en Ofigo tienes:
- Archivador de palanca Liderpapel Documenta, en folio o A4 y con lomo de 52 o 75 mm, para el archivo de cada cliente.
- Subcarpetas Liderpapel de cartulina, una por trámite, que se piden de 50 en 50.
- Fechador Q-Connect de 4 mm, para fechar los papeles que entran.
- Sello automático Q-Connect «CONTABILIZADO», de 14 × 38 mm.
- Sobres Liderpapel de 110 × 220 mm con ventana derecha, para los envíos a clientes.
- Talonario de recibos Liderpapel de tres en folio, con matriz, que se pide de 10 en 10.
En resumen:
- Archivo: una subcarpeta por trámite y un archivador por cliente; el Estatuto pide conservar constancia de cada asunto 5 años desde que termina.
- Sello: el sello profesional, con nombre y apellidos y condición de colegiado, es personal; los de texto fijo, como el fechador, sirven para el día a día.
- Entregas: sobres con ventana, fundas multitaladro y recibos con matriz.
- Datos de clientes: armario con llave y destrucción segura, porque la LOPDGDD impone un deber de confidencialidad.
- Cómo se pide: las subcarpetas, de 50 en 50; los recibos, de 10 en 10; el resto de esta lista, por unidades.
¿Qué hace una gestoría y por qué gasta otro material?
Una gestoría tramita asuntos de sus clientes ante la Administración, y cada trámite deja papeles que hay que recibir, fechar, archivar y devolver. Por eso su compra gira en torno a carpetas, sellos y sobres, más que al material de presentación.
El artículo 1 del Estatuto Orgánico de la profesión de Gestor Administrativo (Decreto 424/1963) define a estos profesionales.
Dice que se dedican a «promover, solicitar y realizar toda clase de trámites que no requieran la aplicación de la técnica jurídica reservada a la abogacía». Esos trámites se siguen «ante cualquier órgano de la Administración Pública».
El diccionario de la RAE define la gestoría como «Oficina del gestor». Es decir, el despacho desde el que trabaja.
Su artículo 22 añade un detalle que afecta al rótulo y a la papelería. El nombre del despacho debe llevar el nombre y apellidos del gestor, con la indicación «gestoría administrativa» o «gestor administrativo» delante o detrás.
¿Cuánto tiempo guarda una gestoría los expedientes?
Al menos 5 años por asunto. El artículo 24 del Estatuto obliga a «conservar constancia de los asuntos tramitados, de acuerdo con la naturaleza específica de cada despacho, durante un periodo de cinco años, contados desde la terminación del asunto».
Ese plazo cuenta para cada trámite por separado. Una transferencia cerrada en marzo y otra cerrada en noviembre cumplen los 5 años en fechas distintas, así que conviene rotular en cada carpeta la fecha en que terminó el asunto.
Los libros del propio negocio tienen otro plazo. El artículo 30 del Código de Comercio pide a los empresarios conservar «los libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a su negocio, debidamente ordenados, durante seis años».
Esos 6 años cuentan «a partir del último asiento realizado en los libros», salvo lo que establezcan otras disposiciones.
Si la gestoría lleva además la contabilidad o la fiscalidad de sus clientes, puede ser sujeto obligado de la ley de blanqueo. El artículo 2.1 m) de la Ley 10/2010 incluye a «contables externos» y «asesores fiscales».
Para esos casos, el artículo 25 pide guardar diez años la documentación en que se formalice el cumplimiento de esa ley.
El inicio de los diez años está en el artículo 28.1 del Real Decreto 304/2014: la terminación de la relación de negocio o la ejecución de la operación ocasional.
Los plazos de las declaraciones de impuestos que presenta una asesoría, con su material, están en la guía del material de oficina para una asesoría fiscal.
Si entre tus clientes hay agencias inmobiliarias, la guía del material de oficina para una inmobiliaria explica cuándo les alcanza esa misma ley.
| Norma | Qué se guarda | Plazo | Desde cuándo |
|---|---|---|---|
| Estatuto, art. 24 | Constancia de los asuntos tramitados | 5 años | Terminación del asunto |
| Código de Comercio, art. 30 | Libros, correspondencia, documentación y justificantes del negocio | 6 años | Último asiento en los libros |
| Ley 10/2010, art. 25 | Documentación del cumplimiento de esa ley, si eres sujeto obligado | 10 años | Fin de la relación de negocio u operación ocasional (RD 304/2014, art. 28.1) |
¿Cómo se organiza el archivo de una gestoría?
Con una subcarpeta por trámite y un archivador o una caja por cliente. Así cada asunto se puede sacar del archivo cuando cumple su plazo sin tocar los demás, y la carpeta viaja entera a la mesa de quien lo lleva.
Para el archivo vivo, el formato habitual es el archivador de palanca. El Liderpapel Documenta se vende en folio y en A4, con lomo de 52 o de 75 mm.
En su modelo 21146, folio y con lomo de 75 mm, Liderpapel lo describe de cartón entrecolado de 1,9 mm, forrado de PVC y, en palabras de Liderpapel, «Con tarjetero en el lomo». En ese tarjetero cabe el nombre del cliente y el año.
Dentro, las subcarpetas separan los trámites. Liderpapel describe la de color intenso como «Subcarpeta de archivo en cartulina de 180 g/m²». En Ofigo la tienes en colores pastel, intensos y kraft, en folio o A4; las kraft son de 200 g.
Un color por tipo de asunto ayuda a encontrarlos: por ejemplo, uno para tráfico, otro para laboral y otro para impuestos. Todas sus variantes se piden de 50 en 50.
Si dudas entre subcarpetas, dosieres o carpetas de gomas, la guía de tipos de carpetas para documentos compara cada formato.
Las facturas que traen los clientes merecen su propio orden, por fecha o por proveedor. La guía para archivar las facturas de una empresa explica los dos métodos.
Cuando un asunto termina, su carpeta pasa al archivo definitivo, en cajas de cartón rotuladas con el año de cierre. Tienes todos los modelos de archivador en archivadores de palanca.
¿Qué sello necesita una gestoría?
El suyo propio, porque lo pide el Estatuto. Su artículo 24 obliga a «hacer constar en todos los documentos y escritos relativos a su actividad profesional, su nombre y apellidos, condición de colegiado y sello profesional y, en su caso, el logotipo».
Ese sello lleva datos personales del gestor, así que se encarga a medida. Junto a él, una gestoría usa a diario sellos de texto fijo, que no necesitan personalizarse.
El sello automático Q-Connect imprime «CONTABILIZADO» en azul. Q-Connect lo define como «Sello de entintaje automático», con una altura de letra de 7,5 mm y una «Medida del sellado: 14 x 38 mm».
Q-Connect vende el mismo sello con el texto «PAGADO» en rojo. Los dos sirven para marcar facturas y justificantes del cliente sin escribir a mano.
Para comparar sellos automáticos, de madera y tampones, consulta la guía de sellos de oficina, tampón y tinta.
Encontrarás fechadores, tampones y tintas en sellos y tampones.
¿Cómo se registra lo que trae el cliente?
Con la fecha de entrada en cada papel y un recibo para el cliente. Si un documento llega el último día de un plazo, el sello con la fecha y la copia del recibo dicen cuándo lo entregó y quién lo recibió.
El fechador Q-Connect de 4 mm es de «Entintaje manual» y lleva una «banda para 12 años». Al ser manual, necesita un tampón aparte. Q-Connect lo vende también con letra de 5 mm.
Para el recibo, el talonario de recibos Liderpapel trae tres recibos por folio apaisado. Liderpapel lo describe como «Tamaño 3 en folio apaisado (205 x 102 mm)», «Con matriz» y en original.
La matriz es la parte que queda en el talonario: en ella anotas qué documentos recibiste, y el recibo cortado se lo lleva el cliente. Se pide de 10 en 10.
- Al recibir: sello con la fecha en la primera hoja y recibo con la lista de documentos.
- Al tramitar: subcarpeta del trámite, con la fecha de entrada visible.
- Al terminar: fecha de terminación en la carpeta; desde ahí cuentan los 5 años del Estatuto.
¿Qué se usa para enviar y devolver documentos?
Sobres con ventana para las cartas y fundas para los originales. Con ventana, la dirección impresa en la carta se ve desde fuera y no hay que rotular el sobre, lo que evita errores al enviar requerimientos o justificantes.
Los sobres Liderpapel miden 110 × 220 mm, llevan la ventana a la derecha y cierran con tira de silicona. Liderpapel los vende en caja de 500.
Todos los sobres están en sobres, con ventana o sin ella.
Para devolver escrituras, poderes o certificados sin taladrarlos, se usan fundas multitaladro: el original va dentro y la funda va al archivador.
La funda multitaladro Q-Connect de tamaño folio es de polipropileno de 80 micras, con acabado de piel de naranja y 16 taladros. Q-Connect la vende en bolsa de 10.
Para un expediente que sale del despacho en mano, el dosier de pinza Liderpapel sujeta hasta 30 hojas sin taladrar. Liderpapel lo hace de polipropileno, con portada transparente.
¿Cómo protege una gestoría los datos de sus clientes?
Con acceso limitado al archivo y destrucción segura de lo que ya no hay que guardar. El artículo 24 del Estatuto incluye la obligación de «guardar el secreto profesional de lo que conozca por razón de su actividad».
La protección de datos añade su propio deber. El artículo 5 de la LOPDGDD sujeta al deber de confidencialidad a quienes intervengan en cualquier fase del tratamiento de datos.
Ese mismo artículo dice que esa obligación «será complementaria de los deberes de secreto profesional». Y se mantiene aunque haya terminado la relación con el responsable o el encargado del tratamiento.
El artículo 32 obliga a bloquear los datos cuando proceda a su rectificación o supresión. Pasado el plazo de prescripción de las posibles responsabilidades, «deberá procederse a la destrucción de los datos».
En papel, eso pide dos cosas: un armario o cajonera con llave para los expedientes vivos y una destructora para el expurgo. La guía de tipos de destructora de papel explica los niveles de seguridad.
¿Qué necesita cada puesto de trabajo?
Lo mismo que cualquier mesa de oficina, con más peso en la calculadora y el material para marcar documentos. El técnico revisa importes, señala dónde firma el cliente y prepara copias, así que esas tres tareas marcan la lista.
- Calculadora de sobremesa: para revisar importes de liquidaciones y nóminas.
- Bolígrafos y subrayadores: de dos colores, para separar lo revisado de lo pendiente.
- Notas adhesivas y banderitas: para marcar dónde firma el cliente sin escribir en el documento.
- Grapadora y quitagrapas: los expedientes se rehacen a menudo.
- Bandeja de tres pisos: entrada, en curso y para archivar.
Para la impresora, ten papel A4 de 80 g/m² y un cartucho de tóner de reserva antes de cada campaña de declaraciones.
Lista de material por zonas
Esta tabla resume la compra de una gestoría por zonas de trabajo. Las cantidades dependen del número de clientes y de trámites, así que la tabla dice qué comprar y cómo se pide, no cuánto.
| Zona | Material | Para qué | Cómo se pide en Ofigo |
|---|---|---|---|
| Archivo vivo | Archivador Documenta, lomo de 52 o 75 mm | Un cliente por archivador | Por unidades |
| Archivo vivo | Subcarpetas de cartulina | Un trámite por subcarpeta | De 50 en 50 |
| Recepción | Fechador de 4 mm | Fecha de entrada | Por unidades |
| Recepción | Recibos de tres en folio, con matriz | Justificante para el cliente | De 10 en 10 |
| Contabilidad | Sello automático de 14 × 38 mm | Marcar facturas | Por unidades |
| Envíos | Sobres de 110 × 220 mm con ventana | Cartas a clientes | Por unidades |
| Envíos | Fundas multitaladro de 80 micras | Devolver originales | Por unidades |
¿Cómo compra una gestoría el material?
Con una lista fija y reposición antes de las campañas. Casi todo lo que gasta una gestoría se repite de un pedido a otro, así que basta revisar el stock y pedir lo que falta antes de cada periodo de declaraciones.
- Fija los modelos: mismo archivador, mismas subcarpetas y mismos sobres, para que el archivo sea homogéneo.
- Respeta los múltiplos: las subcarpetas van de 50 en 50 y los recibos, de 10 en 10.
- Pon un mínimo: por ejemplo, pide cuando quede una caja de sobres o un tóner de reserva.
- Registra el gasto: la guía para contabilizar el material de oficina explica cómo anotarlo.
Si compras para varias sedes o para todo el año, la página de material de oficina para empresas reúne las condiciones para empresas.
Y para pedidos por cajas, consulta material de oficina al por mayor.
¿En qué se diferencia de una asesoría o un despacho de abogados?
En el tipo de trabajo y, con él, en el archivo. La gestoría tramita ante la Administración; la asesoría fiscal prepara declaraciones; el despacho de abogados lleva asuntos con técnica jurídica. Cada uno guarda papeles distintos y con plazos distintos.
- Asesoría fiscal: calendario de declaraciones y plazos tributarios, en la guía de la asesoría fiscal.
- Despacho de abogados: expedientes judiciales y custodia de documentos, en la guía de qué necesita un despacho de abogados.
- Inmobiliaria: fichas de inmuebles y carteles, en la guía de la inmobiliaria.
