Los tipos de portacredenciales se distinguen por cómo se llevan y cómo se cambia la tarjeta. Para un congreso, separa la acreditación que acompaña al asistente del nombre que debe quedar visible en una mesa. En identificadores y expositores puedes comparar ambas soluciones.
Para llevar la identificación al cuello están el portacredenciales Q-Connect con cordón rojo y el modelo con cordón azul. Para una mesa, tienes los identificadores de 100 × 60 mm, 145 × 60 mm y 190 × 60 mm. Son usos distintos: un soporte de sobremesa no sustituye una acreditación personal.
¿Qué tipos de portacredenciales puedes elegir?
Hay cuatro soluciones que conviene distinguir: cordón al cuello, pinza a la ropa, soporte extensible y placa de sobremesa. La elección depende de si necesitas mostrar un nombre, acercar una tarjeta a un lector o identificar un puesto fijo.
El cordón mantiene la tarjeta colgada y deja las manos disponibles. Resulta útil cuando el personal de recepción necesita reconocer a los asistentes mientras caminan. Antes de elegirlo, comprueba dónde quedará la tarjeta al sentarse y si su orientación coincide con el diseño impreso. El color del cordón puede ayudar a distinguir grupos, pero acompáñalo de una palabra o símbolo comprensible.
La pinza se fija a una prenda o a un punto de sujeción. La posibilidad de girarla pertenece a cada modelo: existen portatarjetas con pinza giratoria, pero no debes atribuir ese mecanismo a cualquier pinza. Comprueba también si el soporte es abierto o cerrado y cómo se extrae la tarjeta.
El extensible permite separar temporalmente la tarjeta de su punto de anclaje. Puede ser útil para acercarla a un lector. Una placa de mesa cumple otra función: identifica a una persona o un mostrador sin colgar de la ropa. No hace falta que todo el material de un evento use la misma solución.
¿Qué modelos y cantidades de compra hay en la tabla?
Los dos portacredenciales con cordón se piden de 50 en 50. Los tres identificadores de sobremesa se compran por unidad. Estas cantidades corresponden a los modelos enlazados y no describen todos los identificadores de la categoría.
| Modelo | Medida publicada | Uso | Pedido mínimo y múltiplo |
|---|---|---|---|
| Q-Connect cordón rojo | 94 × 60 mm | Identificación personal | 50 identificadores; de 50 en 50 |
| Q-Connect cordón azul | 94 × 60 mm | Identificación personal | 50 identificadores; de 50 en 50 |
| Q-Connect sobremesa pequeño | 100 × 60 mm | Nombre sobre una mesa | 1 identificador; de 1 en 1 |
| Q-Connect sobremesa mediano | 145 × 60 mm | Nombre o puesto | 1 identificador; de 1 en 1 |
| Q-Connect sobremesa ancho | 190 × 60 mm | Nombre y función | 1 identificador; de 1 en 1 |
Las medidas de los modelos con cordón y de los soportes de metacrilato aparecen en la gama de identificadores Q-Connect; los de sobremesa están en la página 104 del mismo documento. No conviertas esas medidas en una garantía de espacio interior útil: el marco, la abertura y la colocación de la tarjeta también cuentan.
En los dos modelos de cordón, la documentación incluye una tarjeta blanca interior. Los soportes de mesa se describen como identificadores de metacrilato. Para conocer el espacio útil, comprueba la información del soporte concreto y haz una prueba con tu tarjeta.
¿Cómo elegir fundas de identificación para congresos?
Empieza por el recorrido del asistente: recogida de acreditación, entrada a salas y posibles controles. Una funda que permite leer el nombre puede servir para recepción; si habrá lectores, prueba también el código real con el soporte elegido antes de imprimir el lote.
Prepara una muestra que contenga un nombre largo, la organización y el dato que necesita el personal de acceso. Colócala dentro del soporte y obsérvala con la iluminación del recinto. El brillo, el tamaño del texto y la posición del código pueden cambiar la lectura, aunque la tarjeta parezca correcta cuando está sola sobre la mesa.
Separa las necesidades del público y del equipo. Un asistente puede llevar su acreditación durante una jornada; quien atiende entradas quizá necesite acercar el pase varias veces a un lector. El hecho de que ambos utilicen una tarjeta no obliga a comprar el mismo mecanismo. Tampoco conviene crear tantas variantes que recepción no sepa qué entregar.
Para organizar la sala además de la acreditación, consulta cómo equipar una sala de reuniones. Las señales de orientación, las mesas de atención y las acreditaciones resuelven tareas diferentes. Diseñar el recorrido conjuntamente ayuda a colocar cada información donde se necesita.
¿Cómo comprobar qué tarjeta cabe en un porta identificación?
Mide la tarjeta terminada y distingue su tamaño del tamaño exterior del soporte. Si habrá plastificado, incluye ese borde en la prueba. Una medida comercial del identificador no basta para deducir la abertura o la holgura que tendrá una tarjeta preparada por otro proceso.
Haz la comprobación con el material que vas a utilizar. Un papel fino, una tarjeta rígida y una acreditación plastificada no se comportan igual al introducirlos por una abertura. Evita forzar el soporte durante la prueba: si necesitas doblar la tarjeta para meterla, revisa la compatibilidad antes de preparar más copias.
Comprueba también qué parte queda visible. El nombre debe leerse sin desplazar la tarjeta con la mano. Si imprimes un código, verifica que el borde del soporte no lo tapa y que no queda una línea de texto encima. Una prueba de lectura con el sistema del recinto aporta más que comparar solo el ancho nominal.
En una reposición, conserva una muestra del soporte que funciona y sus datos de compra. Un identificador de aspecto parecido puede tener otra abertura, otra orientación o una forma distinta de fijar el cordón. No sustituyas el modelo por su fotografía sin revisar esas diferencias.
¿Cordón, pinza o extensible para trabajar?
El cordón favorece la visibilidad, la pinza evita llevar una cinta al cuello y el extensible facilita acercar el pase. La conveniencia depende de la ropa, los movimientos y el control de acceso. Revisa el mecanismo concreto antes de elegir para un equipo completo.
Prueba la sujeción con la ropa de trabajo habitual. Una pinza necesita un lugar donde fijarse sin ocultar el nombre. Un cordón debe dejar la acreditación en una posición cómoda al caminar y al sentarse. Si la tarjeta se gira durante la actividad, comprueba la orientación del soporte y el diseño de ambas caras.
En puestos próximos a maquinaria u otros riesgos, sigue las instrucciones de seguridad del centro y selecciona la sujeción con quien gestione esa prevención. No atribuyas un sistema de apertura de seguridad a un cordón porque lo tenga otro de la misma marca. Tampoco uses el color como prueba de una característica mecánica.
Si necesitas otros componentes para preparar el puesto, revisa accesorios de oficina. Mantén separada la compra de accesorios de la decisión sobre el soporte: una cinta, una pinza suelta y un identificador completo no equivalen al mismo artículo.
¿Qué datos imprimir en la acreditación?
Imprime primero la información que quien recibe la tarjeta necesita reconocer: nombre, función o grupo y, cuando proceda, código de acceso. El espacio disponible no obliga a llenarlo. Deja los detalles secundarios para otro soporte si dificultan leer el dato principal.
Utiliza una jerarquía clara entre nombre y organización. Prueba el resultado con personas cuyos nombres tengan longitudes distintas y con organizaciones que ocupen más de una línea. Así podrás ajustar el diseño sin reducir de forma desigual el tamaño de letra en cada acreditación.
Si diferencias grupos mediante colores, añade un texto que explique la función. Una etiqueta como «organización» o «ponente» resulta más fácil de interpretar que una combinación de tonos que solo conoce quien diseñó las tarjetas. Confirma con recepción cómo se tratarán los cambios de última hora.
No confundas la acreditación visual con la autorización de acceso. Un nombre visible ayuda a identificar a una persona, pero los permisos del evento deben gestionarse por el procedimiento establecido. Evita imprimir información personal que no haga falta mostrar a quienes comparten la sala.
¿Cuándo conviene un identificador de sobremesa?
Un identificador de sobremesa sirve cuando el nombre debe permanecer en un lugar: una mesa de ponentes, un mostrador o un puesto de atención. Elige el ancho por el texto que quieres mostrar y comprueba el resultado desde donde lo leerá el visitante.
Los tres soportes de mesa de la tabla comparten una altura publicada de 60 mm y ofrecen anchos de 100, 145 y 190 mm. Esa comparación permite decidir qué espacio ocupa cada uno, pero no demuestra a qué distancia se leerá un nombre. La tipografía y el contenido siguen siendo parte de la elección.
Prepara una tarjeta de prueba con el cargo más largo y colócala sobre la mesa real. Revisa que no quede tapada por una pantalla, un micrófono o un vaso. Si la posición cambia durante el evento, entrega el soporte junto con la tarjeta para evitar intercambiar nombres.
Para una recepción con varios servicios, puede resultar más útil identificar la función del puesto que el nombre de quien lo atiende. En una mesa de ponentes sucede lo contrario: el visitante necesita reconocer a la persona. Define ese objetivo antes de encargar la impresión.
¿Cómo calcular el pedido sin confundir unidades y paquetes?
Cuenta los asistentes de cada grupo por separado y aplica el múltiplo del modelo que comprarás. En los portacredenciales rojo y azul de la tabla, el salto es de 50 unidades; en los soportes de mesa, el salto es de una unidad.
- Para 70 acreditaciones de un mismo color: 100 identificadores con ese cordón.
- Para 120 acreditaciones de un mismo color: 150 identificadores.
- Para 12 puestos de mesa: 12 soportes, si eliges un modelo de sobremesa de la tabla.
Estos ejemplos redondean la necesidad al siguiente múltiplo permitido. No indican que una presentación contenga una cantidad concreta dentro de una caja. Antes de confirmar el pedido, distingue la cantidad que introduces de cualquier descripción del embalaje.
Si habrá varias entregas, separa lo que debe estar disponible en recepción de la reserva para incidencias. Decide esa reserva con los datos de inscripción y el procedimiento del evento; no hay un porcentaje universal que pueda aplicarse sin conocer cuántas sustituciones esperas.
¿Cómo preparar la entrega y la recogida?
Ordena las acreditaciones con el mismo criterio que utilizará recepción y comprueba una muestra montada antes de empezar. Guarda las tarjetas pendientes de corrección aparte. Para reutilizar soportes, revisa su estado y retira los datos del evento anterior.
La preparación puede hacerse por apellido, organización o franja de llegada. Elige un criterio y explícalo al equipo. Incluye un procedimiento para personas que no aparezcan en la lista, evitando que una tarjeta provisional se confunda con un pase ya validado.
En la recogida, separa tarjetas y soportes cuando sea posible sin dañarlos. Una funda con una grieta, una pinza que no sujeta o un cordón deteriorado necesita revisión antes de volver a utilizarse. La reutilización depende del estado del artículo y de las instrucciones aplicables al producto.
Para centralizar compras de varias áreas, puedes partir de cómo organizar el material de oficina de una empresa. Anota los modelos utilizados y la tarea que resolvieron; así la siguiente reposición no dependerá de recordar el color de una fotografía.
¿Qué elegir al final?
Para identificación personal, compara sujeción y tarjeta; para una mesa, compara espacio y legibilidad. En la tabla hay dos modelos con cordón que se piden de 50 en 50 y tres soportes de sobremesa por unidad. La compra mínima cambia con el modelo.
En Ofigo, utiliza los enlaces de producto para comprobar la presentación y disponibilidad antes de cerrar cantidades. Lleva a la prueba una tarjeta terminada y el texto real del evento. Esa comprobación evita confundir un soporte que ocupa poco con uno que deja leer lo necesario.
