Una empresa necesita material de oficina de 8 grupos: escritura, papel, archivo, organización del escritorio, sujeción y corte, notas y cuadernos, sobres y etiquetas, y consumibles de impresora. Esta lista te dice qué mirar en cada grupo y dónde están la categoría y la guía de compra de Ofigo.
Algunos básicos de esos grupos que tienes en Ofigo:
- Bolígrafo BIC Cristal Original, para escribir y firmar.
- Papel Navigator de 80 g, en paquetes de 500 hojas; el A4 se pide de 5 en 5.
- Archivador de palanca Liderpapel A4 Color System, con lomo de 80 mm.
- Bloc de notas adhesivas Q-Connect de 76 × 76 mm, con 400 hojas.
- Grapadora metálica Greening de 30 hojas, que usa grapas 24/6 y 26/6.
- Bandeja de sobremesa Archivo 2000, apilable, para A4 y folio.
En resumen:
- Escritura: bolígrafos, marcadores y lápices para cada puesto.
- Papel: el de impresora, con el formato y el gramaje que admiten tus equipos.
- Archivo: archivadores, carpetas, fundas y cajas para guardar documentos.
- Escritorio: bandejas y organizadores para ordenar lo que entra y sale.
- Sujeción y corte: grapadora con sus grapas, clips, cinta adhesiva y tijeras.
- Notas y cuadernos: notas adhesivas, blocs y cuadernos de reunión.
- Sobres y etiquetas: para el correo, los envíos y los lomos del archivo.
- Impresora: el tóner o la tinta que corresponde a cada modelo.
¿Qué material de oficina comprar para una empresa?
El que usa cada día tu equipo, ordenado por grupos. Empieza por los ocho grupos de la lista, comprueba en cada uno el dato de la tabla y añade después las máquinas y los artículos de un sector concreto.
La tabla resume qué conviene comprobar antes de pedir en cada grupo, con un ejemplo de lo que vendemos:
| Grupo | Qué comprobar | Ejemplo en Ofigo |
|---|---|---|
| Papel | Formato y gramaje que admite la impresora | A4 de 80 g/m², en paquetes de 500 hojas |
| Archivo | Formato del documento y ancho del lomo | Archivador de palanca A4 con lomo de 80 mm |
| Grapas | La medida que admite la grapadora | Grapadora Greening de 30 hojas, para grapas 24/6 y 26/6 |
| Notas adhesivas | Tamaño del bloc y número de hojas | Bloc Q-Connect de 76 × 76 mm con 400 hojas |
| Sobres | Que el documento quepa sin doblar | Sobre bolsa C4 de 229 × 324 mm para un A4 de 210 × 297 mm |
| Tóner y tinta | El código del cartucho de cada impresora | Originales de cada marca, buscados por código |
Para lo que necesita cada puesto de trabajo en concreto, la guía del kit de oficina para empresas lo organiza por perfiles.
¿Qué material de escritura necesita una oficina?
Bolígrafos para escribir y firmar, marcadores y fluorescentes para revisar y señalar, y lápices o portaminas para tomar notas. Lo primero es decidir la tinta y el tipo de punta de cada uno.
- Bolígrafos de tinta de aceite, de gel o borrables: los tienes en la categoría de bolígrafos.
- Para saber qué tipos de bolígrafos y rotuladores hay y cómo combinarlos, lee la guía de bolígrafos y rotuladores para la oficina.
- Fluorescentes para resaltar texto: están en subrayadores y fluorescentes.
- Si buscas qué modelos pedir para el personal o para regalar a clientes, la guía de bolígrafos profesionales para empresa los compara.
¿Qué papel comprar para la oficina?
El papel de impresora en el formato y el gramaje que admiten tus equipos. En la mayoría de oficinas es A4; para documentos con más cuerpo o para láser en color conviene revisar el gramaje y el acabado.
El A4 mide 210 × 297 mm y es un formato de la serie A de la norma ISO 216, que la ISO revisó y confirmó en 2021 y sigue vigente.
- Todos los paquetes de papel de impresora están en papel de fotocopiadora.
- Qué mirar en el manual de tu impresora antes de pedir: guía para elegir el papel de impresora.
- Diferencia entre los dos gramajes más pedidos: papel A4 de 80 g o de 90 g.
- Para láser: papel para impresora láser.
- Si tu empresa compra papel con sello o reciclado: papel reciclado o papel normal.
¿Qué material de archivo hace falta?
Archivadores para lo que se consulta a menudo, carpetas y fundas para lo que va de mano en mano y cajas para lo que solo se guarda. El formato del documento, A4 o folio, decide el tamaño de todo lo demás.
Cuánto tiempo hay que guardar los papeles también cuenta. El artículo 30 del Código de Comercio dice: «Los empresarios conservarán los libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a su negocio, debidamente ordenados, durante seis años, a partir del último asiento realizado en los libros, salvo lo que se establezca por disposiciones generales o especiales».
- Archivadores de palanca en A4, folio y cuarto: categoría de archivadores de palanca.
- Carpetas de 2 o 4 anillas: carpetas de anillas.
- Fundas multitaladro y separadores: fundas y separadores.
- Cuándo elegir archivador o caja: guía de archivador de palanca o caja de archivo.
- Cómo ordenar el archivo de la oficina: guía para organizar el archivo de documentos.
¿Qué hace falta para ordenar el escritorio?
Una bandeja para lo que entra, otra para lo que sale y un sitio fijo para el bolígrafo, las tijeras y las notas. Con eso, cada puesto deja de acumular papeles sueltos encima de la mesa.
- Bandejas apilables y organizadores de cajones: bandejas y organizadores.
- Cubiletes, dispensadores y otros accesorios: accesorios de escritorio.
- Qué poner en cada mesa: guía de organización del escritorio.
¿Qué material de sujeción y corte comprar?
Una grapadora con las grapas que admite, clips y pinzas para lo que no se grapa, cinta adhesiva y unas tijeras. La grapadora se elige por cuántas hojas grapa y las grapas, por la medida que indica el fabricante.
- Grapadoras para cada volumen de hojas: grapadoras.
- Qué tipo de grapadora necesita cada uso: guía de tipos de grapadoras.
- Qué significan los números de las grapas: guía de tamaños de grapas.
- Clips, pinzas y chinchetas: clips y chinchetas.
- Cinta adhesiva para la mesa y para paquetes: celo y cintas adhesivas.
- Tijeras de oficina: tijeras.
¿Notas adhesivas, blocs o cuadernos?
Los tres. Las notas adhesivas sirven para avisos que se pegan y se quitan, los blocs para apuntes que se arrancan y los cuadernos para lo que se quiere conservar junto, como las actas de reunión.
- Notas adhesivas de varios tamaños y colores: notas adhesivas.
- Usos de las notas adhesivas en el trabajo: guía de notas adhesivas Post-it.
- Cuadernos y blocs: cuadernos y blocs.
- Qué cuaderno elegir para reuniones y notas: guía de cuadernos para la oficina.
¿Qué sobres y etiquetas tener en la oficina?
Sobres para la correspondencia en los formatos que usa tu empresa, sobres acolchados si envías paquetes pequeños y etiquetas para lomos, direcciones y cajas.
- Sobres de correspondencia, bolsa y acolchados: sobres.
- Formatos de sobre y qué cabe en cada uno: guía de tipos de sobres.
- Sobres para enviar paquetes: guía de sobres para envíos.
- Etiquetas para imprimir: etiquetas adhesivas.
- Qué etiqueta usar en cada caso: guía de etiquetas adhesivas para oficina.
¿Qué tóner o tinta hay que pedir?
El que corresponde al modelo exacto de cada impresora. Apunta el código del cartucho o del tóner que lleva cada equipo y pide siempre por ese código.
- Tóner para impresoras láser: tóneres originales.
- Cartuchos para impresoras de inyección: cartuchos de tinta originales.
- Si no tienes claro qué usa tu impresora: guía de tinta o tóner.
- Cómo encontrar el tóner de cada impresora: guía para elegir el tóner.
¿Qué pequeñas máquinas suele tener una oficina?
Una calculadora para facturas y cuentas, una destructora para los papeles con datos personales y, si se presentan documentos, una plastificadora o una encuadernadora.
- Calculadoras para la mesa de trabajo: calculadoras.
- Qué calculadora elegir para la oficina: guía de calculadoras de oficina.
- Destructoras de documentos: destructoras.
- Qué nivel de seguridad DIN 66399 necesita tu empresa: guía de destructoras de papel.
- Plastificadoras y sus fundas: plastificadoras.
¿Qué guías ayudan a planificar la compra?
Tres guías completan esta lista, cada una con un enfoque distinto: qué dar a cada puesto, cuánto se gasta y cómo gastar menos. Esta página te dice qué grupos cubrir; esas tres, cuánto pedir de cada uno.
- Cuánto gasta una empresa y cómo calcularlo: guía de cuánto gasta una empresa en material de oficina.
- Cómo reducir el gasto sin quedarse sin material: guía para ahorrar en material de oficina.
- Qué preguntar antes de elegir a quién compras: guía para elegir proveedor de material de oficina.
¿Cómo hacer el pedido de material de oficina?
Haz primero la lista por grupos, revisa qué queda en el armario y pide en un solo pedido lo que falta. Así no se duplican artículos ni se reparte el material en varias compras pequeñas.
Antes de pedir, comprueba tres cosas en cada producto: el formato, la cantidad que trae cada caja o paquete y si se vende por unidades o de varias en varias.
Si compras para una empresa con varios departamentos o sedes, la página de material de oficina para empresas reúne los grupos principales en un solo sitio.
Para pedidos grandes o periódicos, la página de material de oficina al por mayor explica cómo pedir por volumen.
