No hay una cifra que valga para todas las empresas, porque el gasto depende de cuánto imprime, escribe y archiva cada equipo. Se calcula con tres datos: el número de personas, lo que consume cada una al mes y el precio que ves en la página de cada producto.
Para el ejemplo de abajo usamos estos productos de Ofigo:
- Papel Q-Connect Economy A4 de 80 g, en paquetes de 500 hojas; el A4 se pide de 5 en 5.
- Tóner Brother TN-2420, de 3.000 páginas con el método ISO/IEC 19752, para láseres como la HL-L2375DW.
- Bolígrafo BIC Cristal Original: por colores sueltos, de 50 en 50, o en bolsa de 5 surtidos.
- Grapas Q-Connect n.º 26/6, en caja de 5.000 unidades.
En resumen:
- Fórmula: personas × consumo por persona y mes × 12 meses = unidades al año; después, unidades × precio de la página del producto.
- Consumo: el tuyo, sacado de tus pedidos o de tu impresora; los consumos del ejemplo son supuestos, no medias.
- Redondeo: cada cantidad sube al múltiplo con que se pide el producto, como los 5 paquetes del papel A4.
- Tóner: páginas al año entre las páginas del tóner; Brother da 3.000 para el TN-2420.
- Si ya tienes un año de datos: la contabilidad te da la cifra real de lo gastado.
¿Cuánto gasta una empresa en material de oficina?
Lo que consume, multiplicado por lo que paga por cada producto. Dos oficinas con la misma plantilla pueden gastar muy distinto si una imprime cada contrato y la otra trabaja casi todo en pantalla, así que una media de otras empresas dice poco de la tuya.
Por eso aquí no damos una cifra por empleado, sino el cálculo para obtener la tuya. Las cantidades del ejemplo son supuestos para enseñar la cuenta; cámbialas por las de tu oficina.
El ejemplo empieza por la impresión porque de las páginas que imprime cada persona salen tres partidas: el papel, el tóner y el tambor.
¿Cómo se calcula el gasto en material de oficina?
De abajo arriba, producto por producto. Para cada partida multiplicas las personas por lo que consume cada una al mes y por 12 meses, redondeas al múltiplo de pedido y aplicas el precio que muestra la página del producto.
- Haz la lista de lo que de verdad se gasta: papel, consumibles de impresión, escritura, archivo y pequeño material.
- Pon a cada partida su consumo por persona y mes, medido en unidades: hojas, páginas, bolígrafos o cajas.
- Multiplica por el número de personas y por 12 meses.
- Redondea hacia arriba al múltiplo con que se pide cada producto.
- Multiplica cada cantidad por el precio que ves en la página del producto y suma las partidas.
Hablar en unidades tiene una ventaja: sobre cantidades concretas, un proveedor puede darte un precio cerrado.
En la sección de material de oficina para empresas puedes pedirnos un presupuesto con esas cantidades.
Ejemplo: ¿cuánto material gasta una oficina de 10 personas?
Con estos supuestos, que no son medias de ningún estudio: cada persona imprime 500 páginas al mes y gasta un bolígrafo al mes, y la oficina usa una láser Brother con el tóner TN-2420. La tabla da las unidades de un año.
| Partida | Supuesto por persona y mes | Al año, 10 personas | Cómo se pide |
|---|---|---|---|
| Papel A4, a una cara | 500 páginas | 60.000 hojas: 120 paquetes de 500 | De 5 en 5 paquetes |
| Papel A4, a doble cara | 500 páginas | 30.000 hojas: 60 paquetes de 500 | De 5 en 5 paquetes |
| Tóner TN-2420 | 500 páginas | 60.000 páginas: 20 tóneres | Por unidades |
| Tambor DR-2400 | 500 páginas | 60.000 páginas: 5 tambores | Por unidades |
| Bolígrafos | 1 bolígrafo | 120 bolígrafos | 150 de un color o 24 bolsas de 5 |
Cómo se ha calculado: 10 personas × 500 páginas × 12 meses = 60.000 páginas al año. A doble cara, cada hoja lleva dos páginas.
Los 120 y los 60 paquetes ya son múltiplos de 5. El tóner sale de 60.000 entre 3.000, y el tambor, de 60.000 entre 12.000.
Los bolígrafos de un color suben de 120 a 150 porque se piden de 50 en 50; en bolsas de 5 surtidos, 120 entre 5 son 24 bolsas.
El último paso es tuyo: multiplica cada cantidad por el precio que veas en la página del tambor Brother DR-2400 y de los demás productos.
No ponemos importes porque los precios cambian y dependen de la cantidad. Si tu oficina imprime más o menos, cambia el supuesto de páginas y repite la cuenta.
¿Cómo saber cuánto consume cada persona?
Mirando lo que ya ha gastado tu oficina, no lo que gastan otras. Los pedidos de los últimos tres meses, multiplicados por cuatro, dan una primera cifra anual; dividida entre la plantilla, sale el consumo por persona.
Para la impresión, el dato más fiable son las páginas. Si tu impresora muestra un contador de páginas impresas, apúntalo hoy y dentro de un mes: la diferencia es lo que imprime la oficina.
Separa los puestos que consumen muy distinto. Una administración que imprime facturas y un equipo comercial que trabaja con portátil no gastan lo mismo, y meterlos en una sola media esconde dónde va el material.
Presupuesta aparte lo que se compra una sola vez, como la dotación de un puesto nuevo. Tienes la lista por puesto en la guía del kit de oficina para empresas.
¿Qué partidas incluir en el presupuesto de material de oficina?
Las que se repiten cada mes, separadas por tipo. Así ves cuál pesa más en tu oficina y cuál conviene revisar primero, en lugar de tener una sola cifra que no dice de dónde sale.
- Papel: paquetes de 500 hojas del tamaño que uses, como los de papel de fotocopiadora.
- Impresión: tóner o tinta y, en láseres como las Brother del ejemplo, el tambor, que se cambia por separado.
- Escritura y corrección: bolígrafos, rotuladores y cinta correctora.
- Archivo: archivadores, carpetas, fundas y cajas de archivo definitivo.
- Pequeño material: grapas, clips, cinta adhesiva y notas adhesivas.
- Limpieza y office: bolsas de basura, papel higiénico y productos de limpieza, si los compras con el material.
Para repasar qué material comprar en cada una de esas partidas, la guía de qué material de oficina comprar para una empresa lo ordena por grupos.
Qué bolsa va en cada cubo y cuántas pide una oficina al mes lo explica la guía de medidas de bolsas de basura.
Para el papel, el gramaje decide qué admite tu impresora y cómo se ve cada documento. Lo explica la guía del gramaje del papel.
Para escritura, empieza por el modelo que más se usa: aquí, el BIC Cristal Original, con sus colores de 50 en 50 y su bolsa de 5 por unidades.
¿Cuántos tóneres necesita una oficina al año?
Las páginas que imprime al año divididas entre las páginas que da el tóner. Con 60.000 páginas y un tóner de 3.000, salen 20; el número es una estimación, porque la cifra del fabricante sale de una prueba normalizada, no de tus documentos.
Brother da su TN-2420 en 3.000 páginas y el TN-2410 en 1.200, en los dos casos con la norma ISO/IEC 19752, en la página de consumibles de la HL-L2375DW.
La norma ISO/IEC 19752 es el método para medir cuánto rinde un tóner monocromo; su edición vigente es la de 2025.
En la misma página, Brother da 12.000 páginas para el tambor DR2400, que «no contiene cartucho de tóner». En una láser así, el tambor es otra partida del presupuesto.
Con 60.000 páginas al año y el TN-2410 de 1.200, harían falta 50 tóneres en lugar de 20. Antes de presupuestar, comprueba qué versión usas.
Qué tóner y qué tambor lleva cada láser Brother lo explica la guía de tóner para impresora Brother.
Si en la oficina hay impresoras de varias marcas, la guía para elegir el tóner de tu impresora aplica el mismo cálculo.
Los tóneres y tambores originales de la tienda están en la sección de tóneres láser originales.
¿Cómo afectan los múltiplos de pedido al presupuesto?
Suben algunas cantidades. Cada producto se pide desde un mínimo y de tantas en tantas unidades, y lo ves en su página: si tu cálculo no es múltiplo, redondea hacia arriba antes de multiplicar por el precio.
- El papel Q-Connect Economy A4 se pide de 5 en 5 paquetes; el A3 de la misma familia, por unidades.
- Los BIC Cristal Original de un color se piden de 50 en 50, y la bolsa de 5 surtidos, por unidades.
- Las grapas Q-Connect n.º 26/6, en caja de 5.000, se piden por unidades.
Un pedido programado al mes o al trimestre, con estas cantidades, evita los pedidos de urgencia cuando se acaba algo, que obligan a comprar sin planificar.
Qué mínimo de pedido es razonable y cómo repetir el pedido de cada mes lo trata la guía para elegir proveedor de material de oficina.
¿Cómo repartir el gasto entre departamentos?
Con el mismo cálculo, hecho por equipo. Si cada departamento tiene su lista de partidas y su consumo por persona, el total de la empresa es la suma, y además sabes qué área gasta más papel o más tóner.
Si varios equipos comparten impresora, reparte las páginas por departamento cuando la impresora lo registre; si no, por el número de personas de cada uno.
Asigna a una persona por departamento el control del pedido. Así cada equipo conoce su consumo y el pedido mensual se prepara con datos reales, no con lo que se pidió la vez anterior.
¿Dónde ver lo que tu empresa ya gasta?
En la contabilidad, si la empresa lleva al menos un año funcionando. La mayor parte del material de oficina se anota como gasto, así que sumar esos apuntes de los últimos doce meses te da lo que gastaste de verdad.
Esa cifra sirve para comprobar tu cálculo: si las unidades por precio dan mucho menos que lo anotado, falta alguna partida en tu lista. Si tu empresa lleva parte del material como existencias o como inmovilizado, súmala aparte.
Dónde mirar y en qué cuenta se anota lo explica la guía sobre cómo contabilizar el material de oficina.
¿Cómo reducir el gasto en material de oficina?
Empezando por la partida que más pesa en tu cálculo. En el ejemplo, imprimir a doble cara reduce el papel de 120 a 60 paquetes al año, aunque las páginas y el tóner no cambian.
- Impresión: doble cara por defecto y solo lo necesario en color.
- Pedidos: uno programado, agrupando todo, en lugar de varios de urgencia.
- Formato: el envase que encaja con tu consumo, sin acumular lo que no vas a gastar.
- Control: un responsable que revise el consumo cada mes.
Tienes más medidas, ordenadas por impacto, en la guía de cómo ahorrar en material de oficina.
¿Cada cuánto conviene revisar el presupuesto?
Dos veces al año, y además cuando cambie la plantilla, la impresora o el proveedor. Son los tres cambios que más mueven las cantidades: más personas, otro tóner con otras páginas u otros múltiplos de pedido.
Lo práctico es comparar a mitad de año las unidades pedidas con las del cálculo. Si una partida se dispara, busca la causa antes de ajustar el presupuesto.
Guarda el cálculo en una hoja con los supuestos a la vista. Así, cuando cambie un dato, basta con cambiar esa celda y el resto se actualiza solo.
