Para ahorrar y reducir costes de material de oficina, mide lo que consumes, pide menos veces y por caja, elige formatos que rinden más, como un cartucho de 500 páginas frente a uno de 200, e imprime a doble cara. Ninguna de estas medidas obliga a comprar peor material.
Ejemplos en Ofigo de formatos que rinden más:
- Cartucho Brother LC421XLBK negro, de hasta 500 páginas.
- Cartucho Brother LC421BK negro, de hasta 200 páginas, para comparar.
- Bolígrafo BIC Cristal Renew de aluminio, que viene con 2 recambios.
- Bloc de notas adhesivas Q-Connect de 76 × 127 mm, de 100 hojas, que se pide de 12 en 12.
- Sobres kraft Liderpapel C5 de 162 × 229 mm, en caja de 250.
En resumen:
- Medir: revisa las compras de los últimos 12 meses y separa lo que más se repite.
- Pedir menos veces: un pedido planificado por mes o por trimestre sustituye a los pedidos sueltos.
- Comparar por unidad: precio entre unidades, hojas o páginas, no precio por paquete.
- Rendimiento: un LC421XL da hasta 500 páginas, y el LC421, hasta 200.
- Papel: a doble cara, 100 páginas caben en 50 hojas.
¿Cómo se reducen los costes de material de oficina?
Con cinco medidas que no cambian la forma de trabajar: saber qué se consume, fijar un stock mínimo, agrupar los pedidos, comparar por unidad y elegir formatos que rinden más. La tabla resume qué haces en cada una.
| Medida | Qué haces | Ejemplo |
|---|---|---|
| Medir el consumo | Revisas las facturas de 12 meses | Lista de los 10 artículos que más se repiten |
| Stock mínimo | Pides cuando bajas de una cantidad fija | Consumo de 2 semanas más 1 de margen |
| Agrupar pedidos | Un pedido al mes o al trimestre | 4 pedidos al año en lugar de pedidos sueltos |
| Comparar por unidad | Divides el precio entre unidades o páginas | Cartucho de 200 páginas frente a uno de 500 |
| Formatos que rinden más | Cartuchos XL, recambios, doble cara | 100 páginas a doble cara en 50 hojas |
Ninguna exige un programa de gestión: basta una hoja de cálculo compartida y una persona que se ocupe de los pedidos. Y la primera, contar el almacén antes de comprar, no cuesta nada.
¿Por dónde empezar a ahorrar en material de oficina?
Por las facturas de los últimos 12 meses. Ordena lo que compraste por importe y por número de veces, y quédate con los artículos que más se repiten: ahí es donde cualquier mejora se nota en todo el año.
En una oficina suelen salir papel, cartuchos o tóner, bolígrafos, notas adhesivas, cuadernos, carpetas y sobres. Apunta para cada uno cuánto compraste, cada cuánto y en qué formato: paquete suelto, caja o pack.
Si los cuadernos están entre esos consumibles, la guía para elegir cuadernos profesionales para oficina ayuda a fijar un modelo por uso y explica de cuántos en cuántos se pide cada uno.
Para saber si tu gasto es alto o bajo para tu tamaño, la guía de cuánto gasta una empresa en material de oficina explica cómo calcularlo por persona y por partida.
Después cuenta lo que hay en el almacén y en los cajones. Pueden aparecer paquetes de folios repartidos por varios despachos, grapas de una grapadora que ya no existe o cartuchos de una impresora que se cambió: lo que sirva se gasta antes de volver a pedir.
¿Cuánto material tener en el almacén?
El consumo de las semanas que tarda en llegar un pedido, más un margen. A esa cantidad se le llama stock mínimo o punto de pedido: cuando un artículo baja de ella, se pide; mientras no baja, no se compra.
Un ejemplo con números redondos: si la oficina gasta 3 paquetes de folios por semana, el pedido tarda una semana y quieres una semana de margen, el punto de pedido son 6 paquetes. Cuando queden 6, se pide; si quedan 10, se espera.
- Artículos de consumo diario: papel, bolígrafos y notas adhesivas, con su stock mínimo apuntado.
- Artículos de uso ocasional: archivadores, sobres grandes o etiquetas, sin reserva fija: se piden con el pedido del mes.
- Artículos en prueba: un modelo que el equipo aún no conoce se pide en poca cantidad hasta saber si funciona.
Un solo almacén, con una persona que entrega el material y lo apunta, evita que cada despacho acumule su propia reserva y deja ver qué se gasta de verdad.
¿Cada cuánto hacer los pedidos de material?
Con un calendario fijo: una vez al mes o una vez al trimestre, depende del espacio que tengas para guardar. Un pedido planificado sustituye a los pedidos sueltos de última hora, que se hacen deprisa y sin comparar.
Fija una fecha y pide a cada departamento que mande lo que necesita antes de ella. El responsable junta las peticiones, revisa el stock mínimo y hace un solo pedido. Si algo falta entre dos pedidos, se apunta para el siguiente, salvo que sea imprescindible.
Si tu oficina es una asesoría fiscal, la guía del material de oficina para una asesoría fiscal indica qué reponer antes de cada trimestre de declaraciones.
Para un consumo fijo y repetido, pedir presupuesto también ayuda: desde la página de material de oficina al por mayor puedes pedir uno a medida en Ofigo.
¿Compensa comprar el material de oficina por cajas?
Compensa en lo que gastas de forma continua y no se estropea, como papel, sobres o notas adhesivas, si tienes dónde guardarlo. En lo que estás probando o en lo que cambias a menudo, no: una caja que no se usa es dinero parado.
Fíjate también en cómo se vende cada artículo. En Ofigo, algunos se piden por unidades y otros en múltiplos, por ejemplo de 6, 10 o 12 en 12; lo ves en cada producto antes de añadirlo al carrito.
Q-Connect, por ejemplo, da en su página de blocs de notas adhesivas una unidad mínima de venta de 12 para sus blocs de 100 hojas de 76 × 76, 102 × 76 y 127 × 76 mm. En Ofigo, esos blocs se piden de 12 en 12.
Lo mismo pasa con los sobres: los kraft Liderpapel C5 de 162 × 229 mm vienen en caja de 250. Todos los formatos están en la sección de sobres.
Las notas adhesivas, en blocs sueltos, en packs y en varias medidas, las tienes en notas adhesivas.
¿Cómo comparar precios entre formatos?
Dividiendo el precio entre lo que te da cada formato: unidades, hojas o páginas. Un paquete grande puede parecer caro y salir mejor por unidad, o al revés; solo la división lo dice.
- Bolígrafos, sobres o blocs: precio entre el número de unidades del paquete.
- Papel: precio entre el número de hojas; en papel de distinto gramaje, compara también el uso que le vas a dar.
- Cartuchos y tóner: precio entre las páginas que da el fabricante para ese cartucho.
- Productos con pedido mínimo: multiplica el precio por la cantidad mínima para saber cuánto pagas de verdad en cada pedido.
Haz la cuenta con los precios del día en Ofigo, sin IVA o con IVA, pero igual en los dos formatos. Una tabla con el artículo, el formato, el precio y el precio por unidad basta para decidir.
¿Merece la pena el cartucho XL?
Depende del precio de cada uno, pero el XL da más páginas por cartucho. Brother, por ejemplo, da para su LC421BK negro «hasta 200 páginas» y para el LC421XLBK, «hasta 500 páginas», medidas con la norma ISO/IEC 24711.
Los datos salen de la página de consumibles de la Brother DCP-J1050DW, que lista los dos cartuchos. 500 entre 200 son 2,5: el XL da dos veces y media las páginas del normal.
Para decidir, compara el precio de un XL con el de dos cartuchos y medio normales, o divide cada precio entre sus páginas. Si imprimes muy poco, piensa también en cuánto tiempo pasará el cartucho en la impresora.
Los cartuchos originales de cada marca están en cartuchos de tinta originales.
¿Recambios o bolígrafos nuevos?
En los bolígrafos que se usan a diario, un modelo con recambio evita tirar el cuerpo cada vez que se acaba la tinta. El BIC Cristal Renew, por ejemplo, tiene cuerpo de aluminio y viene con 2 recambios en caja de cartón.
Para que funcione, decide un modelo de bolígrafo para la oficina y pide sus recambios junto con el resto del material. Si cada persona usa un modelo distinto, los recambios se acumulan sin uso.
Qué bolígrafo elegir para la oficina, por punta, tinta y uso, lo explica la guía de bolígrafos y rotuladores profesionales para oficina.
Los bolígrafos, sueltos y en cajas, están en la sección de bolígrafos.
¿Cómo gastar menos papel en la oficina?
Imprimiendo menos hojas: a doble cara, 100 páginas ocupan 50 hojas, la mitad. Configura las impresoras a doble cara por defecto y deja la impresión a una cara para los documentos que lo necesiten.
- Doble cara por defecto: un paquete de 500 hojas da para 1.000 páginas.
- Vista previa antes de imprimir: evita hojas con una sola línea o con márgenes mal puestos.
- Borradores en pantalla: revisa en el ordenador y imprime solo la versión final.
- Folios impresos por una cara: como papel de notas o de borrador, si no llevan datos personales.
El gramaje también cuenta: para elegir entre papel de 80 g y de 90 g para cada uso, consulta la comparativa de papel A4 de 80 g frente a 90 g.
¿Qué material de oficina se puede reutilizar?
Más del que parece: carpetas, archivadores, sobres de correo interno, separadores y carteles. Antes de tirar algo, pregúntate si otro departamento puede usarlo; un punto de recogida junto al almacén lo hace fácil.
- Carpetas y archivadores vacíos: vuelven al almacén con una etiqueta nueva.
- Sobres recibidos: sirven para el correo interno.
- Carteles y avisos que se usan a menudo: plastificados, se vuelven a colgar en lugar de reimprimirlos.
Cómo plastificar un cartel paso a paso, con la temperatura y el grosor de la funda, lo tienes en la guía de la plastificadora de oficina.
¿En qué no conviene recortar?
En lo que hace perder tiempo cuando falla o falta. Si a alguien le falta material básico, lo compra por su cuenta o espera, y ese coste no aparece en la factura del proveedor, pero existe.
Tampoco ahorra cambiar de modelo en cada pedido para buscar el precio del día: el equipo se acostumbra a un bolígrafo, a un formato de nota o a un tipo de carpeta, y los cambios generan sobrantes que nadie usa.
Elegir un proveedor con el que puedas repetir pedido sin buscar cada artículo ayuda a mantener los modelos; la guía para elegir proveedor de material de oficina explica qué mirar.
¿Cómo implicar al equipo en el ahorro?
Con pocas normas, claras y explicadas una vez. Las que funcionan son sencillas de cumplir: no exigen pedir permiso ni rellenar formularios, solo cambiar un hábito.
- Imprimir a doble cara salvo que el documento lo impida.
- Pedir el material al almacén, no guardar reservas personales.
- Pedir un recambio solo cuando se acabe el anterior.
- Avisar al responsable cuando un artículo baje de su stock mínimo.
- Devolver al almacén lo que no se usa.
Compartir los datos ayuda más que las prohibiciones: enseña al equipo cuánto se gastó en el trimestre y cuánto en el mismo trimestre del año anterior.
Si estás montando el material de una oficina desde cero, la guía de material de oficina para empresas repasa qué comprar por grupos, de la escritura al tóner.
¿Cómo empezar a ahorrar en un mes?
Con una medida por semana, sin cambiar todo a la vez. Al final del mes tendrás el consumo medido, el almacén ordenado, la primera compra agrupada y las impresoras configuradas.
| Semana | Qué haces | Resultado |
|---|---|---|
| 1 | Revisar las facturas de 12 meses y contar el almacén | Lista de consumibles y existencias |
| 2 | Fijar el stock mínimo de los 10 artículos que más se repiten | Puntos de pedido apuntados |
| 3 | Configurar las impresoras a doble cara | Hasta la mitad de hojas por documento |
| 4 | Hacer un pedido agrupado, comparado por unidad | Primer pedido del calendario |
Repite la revisión cada trimestre: compara el gasto con el del mismo periodo del año anterior y ajusta los mínimos de los artículos que sobran o faltan. Para un suministro de empresa con varias entregas, desde la página de papelería para empresas de Ofigo puedes pedir presupuesto.
