Una inmobiliaria necesita material para cuatro tareas: presentar cada inmueble en un dossier, anunciarlo en el escaparate, archivar la documentación de cada operación, que la Ley 10/2010 obliga a guardar 10 años en las operaciones a las que se aplica, y firmar y dar recibos en la oficina.
Para cada una de esas tareas, en Ofigo tienes:
- Carpeta escaparate Liderpapel A4 con 30 fundas, para el dossier de un inmueble.
- Carpeta dossier Liderpapel A4 con broche, para la documentación que entregas al cliente.
- Marcos portaanuncios Q-Connect magnéticos A4, en pack de 2, para el escaparate.
- Portacatálogos de pared Liderpapel con 10 fundas A4, para dejar fichas a la vista.
- Talonario de recibos Liderpapel con original y copia, de 10 en 10, para las entregas en mano.
En resumen:
- Dossier: una carpeta con fundas por inmueble, con plano, superficie útil y precio.
- Escaparate: carteles en marcos, con la etiqueta de eficiencia energética si el inmueble tiene certificado.
- Archivo: un expediente por operación, conservado 10 años cuando se aplica la Ley 10/2010.
- Copias del DNI: en soporte electrónico, o en papel si la agencia tiene menos de 10 personas, no pasa de 2 millones de euros de negocio o balance y no forma parte de un grupo mayor.
- Después de 10 años: la ley pide eliminar esa documentación, así que una destructora completa el equipo.
¿Qué dice la ley sobre los documentos de una inmobiliaria?
Si la agencia intermedia en compraventas, está obligada por la ley de prevención del blanqueo de capitales: identifica a sus clientes y conserva esa documentación 10 años. En alquileres, la obligación depende del importe de la renta.
El artículo 2.1 l) de la Ley 10/2010 incluye entre los obligados a los promotores inmobiliarios y a «quienes ejerzan profesionalmente actividades de agencia, comisión o intermediación en la compraventa de bienes inmuebles».
En alquiler, la misma letra solo alcanza los arrendamientos «que impliquen una transacción por una renta total anual igual o superior a 120.000 euros o una renta mensual igual o superior a 10.000 euros».
Para el archivo, lo que importa es el artículo 25. Los obligados conservarán «durante un período de diez años» la documentación de estas obligaciones, «procediendo tras el mismo a su eliminación».
Ese mismo artículo añade que, pasados cinco años desde que termina la relación o se hace la operación, esa documentación solo será accesible para el control interno del sujeto obligado y, en su caso, para quienes lleven su defensa legal.
No es un consejo de archivo: es una obligación legal con un plazo de inicio y otro de fin. El material de oficina tiene que permitir encontrar un expediente diez años después.
¿Cómo organizar el archivo de cada operación?
Con un expediente por operación, identificado por la dirección del inmueble y el año, que reúna el encargo, la identificación de las partes y la documentación de la venta o el alquiler. Mientras está abierto, va en una carpeta; al cerrarse, pasa a una caja de archivo.
Un orden sencillo para una agencia pequeña:
- Una subcarpeta de cartulina por documento grande: encargo, identificación, oferta y contrato.
- Todas las subcarpetas de la operación dentro de una carpeta con gomas o un dossier rotulado.
- Al cerrar la operación, la carpeta pasa a una caja de archivo con el año de cierre en el lomo.
- Una lista de cajas, en papel o en el ordenador, con la fecha en que se podrán eliminar.
Las subcarpetas de cartulina Liderpapel se piden de 50 en 50.
Para elegir entre subcarpetas, carpetas con gomas y archivadores por tipo de documento, consulta la guía de tipos de carpetas para documentos.
Anota en cada caja la fecha de cierre de la operación, no la del día en que archivas. El plazo de 10 años cuenta desde la terminación de la relación de negocio o la ejecución de la operación ocasional, como precisa el artículo 28.1 del Real Decreto 304/2014.
¿Las copias del DNI se pueden guardar en papel?
Solo si la agencia es pequeña. La Ley 10/2010 pide guardar las copias de los documentos de identificación en soportes ópticos, magnéticos o electrónicos, y el reglamento permite el papel a quien ocupe a menos de 10 personas y no supere 2 millones de euros de negocio o de balance.
El artículo 25.2 de la ley usa esas palabras, «soportes ópticos, magnéticos o electrónicos», con las excepciones que fije el reglamento. Esa excepción está en el artículo 28.2 del Real Decreto 304/2014:
- Pueden «mantener copias físicas de los documentos de identificación» los obligados que, «con inclusión de los agentes», ocupen a menos de 10 personas.
- Además, su volumen de negocios anual o su balance general anual no puede superar los 2 millones de euros.
- La excepción no vale si la agencia forma parte de un grupo empresarial que supere esas cifras.
Si guardas copias en papel, que vayan dentro del expediente de la operación y en un armario que se cierre con llave.
¿Qué carpeta usar para el dossier de un inmueble?
Una carpeta con fundas A4, para que el cliente pase las hojas sin mancharlas y tú cambies una página sin rehacer el dossier. Para entregar papeles sueltos, como una oferta, basta un dossier con broche.
El contenido también tiene base legal. El artículo 4 del Real Decreto 515/1989 pide a quien ofrece viviendas en venta o alquiler tener a disposición del público, entre otros datos:
- El «Plano general del emplazamiento de la vivienda y plano de la vivienda misma».
- La «Descripción de la vivienda con expresión de su superficie útil».
- Los datos de su inscripción en el Registro de la Propiedad, o que no está inscrita.
- El «Precio total o renta de la vivienda y servicios accesorios y forma de pago».
Esa norma se aplica, como fija su artículo 1, a la oferta, la promoción y la publicidad de viviendas dirigidas a consumidores en el marco de una actividad empresarial o profesional. Un dossier por inmueble con esos datos te deja la información lista cuando alguien la pida.
Las carpetas con fundas se venden con distinto número de fundas; con 30 fundas, como la carpeta escaparate Liderpapel, cabe un dossier con fotos, planos y notas. Tienes más modelos en carpetas con fundas.
¿Qué material necesita el escaparate de una inmobiliaria?
Marcos portaanuncios para los carteles de cada inmueble y, si los imprimes en papel, fundas o una plastificadora para protegerlos. Si el inmueble tiene certificado de eficiencia energética, su etiqueta tiene que aparecer en el cartel.
Lo exige el artículo 15.2 del procedimiento básico aprobado por el Real Decreto 390/2021: «La etiqueta de eficiencia energética se incluirá en toda oferta, promoción y publicidad dirigida a la venta o arrendamiento del edificio o de parte del mismo.»
Para el cristal del escaparate sirven marcos que se pegan. La documentación de Q-Connect describe sus marcos magnéticos con un «práctico sistema imantado para la introducción cómoda y rápida de documentos», y añade: «Para fijar en superficies lisas gracias a su dorso adhesivo removible. Permite uso vertical y horizontal.»
Si plastificas los carteles, tienes una plastificadora Q-Connect en la tienda; antes de elegir fundas, comprueba en su descripción el formato y el grosor máximo que admite.
La guía para plastificar documentos en la oficina explica qué fundas usar.
¿Dónde dejar fichas y folletos para quien entra?
En un portacatálogos de pared junto a la entrada, con una funda por inmueble destacado. Así quien entra se lleva la hoja del inmueble sin esperar a que un agente quede libre.
El portacatálogos Liderpapel trae 10 fundas A4. Para comparar portacatálogos de pared, de mesa y expositores de folletos, consulta la guía de porta folletos y portacatálogos.
Revisa las fichas cada semana y retira las de inmuebles ya vendidos o alquilados, para que la información a la vista sea la actual.
¿Qué material se usa para firmas y recibos?
Bolígrafos de tinta azul o negra para firmar, un talonario de recibos con copia para las entregas en mano y carpetas dossier para llevar los papeles a la notaría o a la visita.
Con un talonario de original y copia, el cliente se queda el original y la agencia guarda la copia en el expediente. El de Liderpapel de la lista de arriba se pide de 10 en 10.
Las carpetas dossier para llevar papeles a una firma están en dossieres y clasificadores.
Lleva a cada visita una carpeta dossier con la documentación del inmueble y un bolígrafo de repuesto. Así no dependes de que el cliente tenga dónde escribir.
¿Qué hacer con los expedientes que ya no hay que guardar?
Destruirlos de forma segura. El artículo 25 de la Ley 10/2010 no solo fija los diez años de conservación: también dice que, tras ese plazo, se procederá a su eliminación.
Esos expedientes contienen datos personales y copias de documentos de identidad, así que no van al contenedor de papel tal cual. Para elegir el nivel de seguridad de la destructora, consulta la guía de niveles de seguridad DIN 66399.
Programa una revisión del archivo una vez al año, con la lista de cajas en la mano, y destruye solo las que ya han cumplido su plazo.
¿Qué material necesita cada tarea? Tabla resumen
La tabla reúne cada tarea con su material y la norma que conviene tener presente. Los artículos están enlazados en las secciones anteriores.
| Tarea | Material | Qué pide la norma |
|---|---|---|
| Dossier del inmueble | Carpeta con fundas A4 | RD 515/1989, art. 4: plano, superficie útil y precio |
| Escaparate | Marcos portaanuncios y plastificadora | Procedimiento del RD 390/2021, art. 15.2: etiqueta energética en la publicidad |
| Archivo de operaciones | Subcarpetas y cajas de archivo | Ley 10/2010, art. 25: 10 años |
| Copias de identidad | Soporte electrónico o expediente en papel | RD 304/2014, art. 28.2: papel con menos de 10 personas |
| Fin del plazo | Destructora | Ley 10/2010, art. 25: eliminación tras 10 años |
Las obligaciones de la Ley 10/2010 alcanzan a la compraventa y a los alquileres desde el umbral de su artículo 2.1 l). El RD 515/1989 se aplica a la oferta de viviendas a consumidores, y la etiqueta, a los inmuebles con certificado de eficiencia energética.
¿En qué se parece a una gestoría o un despacho?
Comparte con ellos el archivo de expedientes y la confidencialidad, pero añade el escaparate y el dossier comercial. Si tu oficina hace también otros trabajos, estas guías cubren cada caso:
- La guía del material de oficina para una gestoría, para los trámites por volumen.
- La del material de oficina para una asesoría fiscal, con su calendario de declaraciones.
- La de qué necesita un despacho de abogados, con el archivo de expedientes judiciales.
La palabra «inmobiliaria» designa, en el diccionario de la RAE, a la «Empresa o sociedad que se dedica a construir, arrendar, vender y administrar viviendas». Si tu agencia administra alquileres, el archivo de cada inquilino sigue la misma lógica de expediente por inmueble.
