Un buen proveedor de material de oficina se reconoce antes del primer pedido. Enseña el stock de cada producto, publica el precio por unidad sin IVA y sus descuentos por cantidad, emite factura completa con tu NIF, da un plazo de entrega por escrito y deja repetir el pedido del mes en minutos. Lo demás se comprueba con un pedido de prueba.
En resumen:
- 10 criterios separan a un proveedor para empresas de una tienda que solo despacha pedidos; la tabla de abajo sirve de checklist para la primera llamada.
- Factura: para deducir el IVA necesitas la completa, con tu razón social, tu NIF y la cuota desglosada; la simplificada solo vale, por regla general, hasta 400 euros.
- Pago: entre empresas el plazo legal es de 30 días naturales si no se pacta otro, y nunca más de 60 días.
- Prueba: un pedido piloto de 10 productos durante 1 mes dice más que cualquier presupuesto.
Para el pedido de prueba sirven los artículos que se compran cada mes: el bolígrafo BIC Cristal Original, el archivador de palanca Liderpapel Documenta, el dossier Liderpapel de broche DIN A4 o las notas adhesivas Q-Connect de 100 hojas. Si buscas directamente dónde comprar, la página de proveedor de material de oficina reúne lo que ofrecemos a empresas.
¿Qué criterios hay que mirar para elegir proveedor de material de oficina?
Diez: stock, precio, factura, plazo de entrega, pedido mínimo, repetición de pedidos, atención, incidencias, marca propia y forma de pago. La tabla resume qué preguntar en cada uno, cómo comprobarlo sin fiarte de la respuesta y qué señal debe hacerte descartar al candidato.
| Criterio | Qué preguntar | Cómo comprobarlo | Señal de alarma |
|---|---|---|---|
| 1. Stock | ¿La web dice cuántas unidades hay de cada producto? | Busca 5 artículos que compras cada mes y mira su disponibilidad | «Consultar disponibilidad» en la mitad de los productos |
| 2. Precio | ¿Publicáis el precio por unidad sin IVA y los descuentos por cantidad? | Calcula el precio por unidad de una caja y de una unidad suelta | Precios solo «bajo presupuesto» |
| 3. Factura | ¿Emitís factura completa con mi razón social y mi NIF? | Pide una factura de ejemplo | Solo tickets o facturas simplificadas |
| 4. Entrega | ¿Qué plazo dais a mi provincia y desde cuándo se cuenta? | Anota fecha prometida y fecha real en el pedido piloto | Un plazo que nadie pone por escrito |
| 5. Pedido mínimo | ¿El mínimo es por pedido o por producto? | Mira cuántas unidades exige cada artículo | Mínimos que obligan a comprar material para un año |
| 6. Recompra | ¿Puedo repetir el pedido de cada mes en un paso? | Busca historial, pedido por código o pedido recurrente | Rehacer la lista producto a producto cada mes |
| 7. Atención | ¿Quién responde y en cuánto tiempo? | Envía una consulta y cronometra la respuesta | Ni teléfono ni correo, solo un formulario |
| 8. Incidencias | ¿Qué pasa si llega roto o equivocado? | Lee sus condiciones antes de comprar | Condiciones que no están publicadas |
| 9. Marca propia | ¿Tenéis alternativa de marca propia? | Compara el mismo formato en dos marcas | Solo primeras marcas, sin alternativa |
| 10. Pago | ¿Qué medios aceptáis y en qué plazo? | Lee las condiciones de pago antes de dar de alta al proveedor | Plazos de pago de más de 60 días impuestos por contrato |
Si un candidato acumula dos o más señales de alarma, descártalo antes de hacer el primer pedido. Si las supera todas, pasa a la prueba real del último apartado.
¿Cómo saber si un proveedor tiene stock de verdad?
Mirando la disponibilidad de los productos que tú compras, no el número total que anuncia. Un proveedor útil indica en cada página si hay existencias y cuántas, y cubre de una vez escritura, archivo, papel y consumibles; cada artículo que falta es otro pedido, otros portes y otra factura.
Haz la prueba con tu lista real: papel, bolígrafos, archivadores, notas adhesivas y el tóner de tu impresora. Si de cinco artículos dos aparecen «bajo pedido», ese será el servicio de cada día. En archivo y organización o en bolígrafos puedes ver cómo se muestra el stock de cada producto antes de añadirlo al carrito.
¿Cómo se comparan los precios de dos proveedores?
Por precio por unidad sin IVA, en la misma cantidad y con los portes incluidos. El precio del envase engaña: una bolsa de 5 bolígrafos y una caja de 50 no se comparan hasta que divides cada precio entre sus unidades y sumas lo que cuesta llevar el pedido a tu oficina.
- Elige 10 artículos que compras cada mes y apunta la cantidad habitual de cada uno.
- Copia el precio por unidad sin IVA en esa cantidad, con el descuento por volumen que corresponda.
- Suma los portes de un pedido de ese tamaño y el IVA, para comparar el total que vas a pagar.
- Repite la cuenta con el pedido mínimo de cada artículo: un precio bajo que obliga a comprar 36 unidades no sirve si gastas 10.
Desconfía del «llámanos y te hacemos precio» como toda tarifa. Si el precio no está publicado, no puedes comprobar que el de mañana sea el mismo que el de hoy. Para recortar el gasto una vez elegido el proveedor, la guía de cómo ahorrar en material de oficina explica dónde está el margen.
¿Qué datos tiene que llevar la factura del proveedor?
Los que exige el artículo 6 del Reglamento de facturación (Real Decreto 1619/2012) para la factura completa: número y serie, fecha, datos y NIF de quien la emite y de quien la recibe, descripción de lo vendido, tipo de IVA aplicado y cuota desglosada.
- Número y, en su caso, serie, correlativos.
- Fecha de expedición, y la de la operación si es distinta.
- Nombre y apellidos o razón social completa de quien emite la factura y del destinatario.
- NIF del emisor y del destinatario: en las ventas dentro de España de un proveedor establecido aquí, el tuyo es obligatorio.
- Domicilio del emisor y del destinatario.
- Descripción de las operaciones, con la base imponible y el precio unitario sin impuesto.
- Tipo impositivo aplicado y cuota tributaria, separados del precio.
Si el proveedor envía la factura sin tu NIF o con el IVA incluido sin desglosar, tu gestoría tendrá que pedir otra. Pregunta también si puedes descargar todas las facturas desde tu cuenta: cada trimestre lo agradecerá quien lleve la contabilidad.
¿Cuándo vale una factura simplificada?
Cuando el importe no pasa de 400 euros con IVA incluido, o en algunas ventas al por menor de hasta 3.000 euros, como fija el artículo 4 del mismo reglamento. Es el antiguo ticket: identifica la venta, pero no siempre al comprador.
Para una empresa, la simplificada tiene un problema práctico: si no incluye tu NIF y tu domicilio, no sirve para deducir el IVA soportado. Por eso, aunque el pedido sea pequeño, conviene pedir siempre la factura completa al hacer la compra, no semanas después.
¿Tendrá que enviarte el proveedor facturas electrónicas?
Sí, en los próximos años. El Real Decreto 238/2026 desarrolla la factura electrónica obligatoria entre empresarios y profesionales, y la Agencia Tributaria fija el calendario: desde el 6 de octubre de 2027 para quien supere 8 millones de euros de volumen de operaciones y desde el 6 de octubre de 2028 para el resto.
El calendario de implantación de la Agencia Tributaria cuenta los plazos desde el 6 de octubre de 2026, cuando entró en vigor la orden que regula la solución pública de facturación electrónica. Al elegir proveedor ahora, pregunta si ya emite factura electrónica y por qué vía la enviará: si tu empresa es grande, en 2027 tendrás que recibirlas así de todos tus proveedores.
¿Qué plazo de pago es legal entre empresas?
Treinta días naturales desde que recibes la mercancía, si no se pacta otra cosa, y como máximo 60 días naturales por acuerdo, como fija el artículo 4 de la Ley 3/2004 de lucha contra la morosidad. Un contrato no puede alargarlo más.
Si el cliente paga tarde, el proveedor puede reclamar el interés de demora del artículo 7, que es el tipo del Banco Central Europeo más ocho puntos. Además, el artículo 8 le da 40 euros por los costes de cobro, la misma compensación por factura pagada con retraso que explica la guía de Tu Europa sobre los pagos atrasados.
La ley pone un techo, no obliga a dar plazo: muchos proveedores de material de oficina cobran por adelantado con tarjeta, Bizum o transferencia. Pregunta por escrito qué medios aceptan y si ofrecen pago aplazado antes de dar de alta al proveedor en contabilidad.
¿Una empresa puede devolver un pedido en 14 días sin dar motivos?
No por ley. El desistimiento de 14 días naturales del artículo 102 de la Ley General para la Defensa de los Consumidores y Usuarios es un derecho de los consumidores, y quien compra para su empresa no lo es.
Entre empresas, la devolución depende de las condiciones de cada proveedor. Antes del primer pedido, busca tres respuestas por escrito: qué pasa si el material llega dañado, quién paga la recogida cuando el error es suyo y en cuántos días reponen o reembolsan. Un proveedor serio publica estas condiciones; uno malo las improvisa en cada incidencia.
¿Qué plazo de entrega hay que pedir?
Uno concreto y por escrito, con el día desde el que se cuenta. «De dos a tres días» no dice nada si el plazo empieza al salir el pedido del almacén y no al confirmarlo, ni si son días laborables o naturales.
Pregunta también tres cosas que cambian el plazo real: a qué hora cierra el corte de pedidos del día, qué destinos no cubren y qué hacen cuando falta un artículo, si envían el resto o esperan a tenerlo todo. En el pedido piloto, apunta la fecha prometida y la de entrega. Es el dato que no depende de lo que diga el comercial.
¿Qué pedido mínimo es razonable?
El que te deja hacer la reposición de cada mes sin comprar de más. Hay dos tipos de mínimo y conviene distinguirlos: un importe mínimo por pedido y una cantidad mínima por producto, que obliga a comprar por cajas.
La cantidad mínima por producto suele coincidir con la caja o el expositor en que se vende, y no es mala señal: hay bolígrafos que solo se venden de 36 en 36. El problema aparece cuando el mínimo multiplica tu consumo real. Si gastas 10 unidades al mes y el mínimo es de 100, inmovilizas dinero y espacio en el almacén durante casi un año.
¿Marca propia o primera marca?
Las dos, depende del producto. En archivo, papel y consumibles de uso general, la marca propia del distribuidor, como Liderpapel o Q-Connect, cubre los mismos formatos que la primera marca. Así puedes comparar el mismo artículo a dos precios dentro de la misma tienda.
Compara siempre el mismo formato: un archivador Liderpapel Documenta frente a un archivador Esselte Colour'Breeze de lomo de 75 mm, o una caja de archivo definitivo Liderpapel frente a la de otra marca con el mismo lomo. Reserva la primera marca para lo que se nota en el uso diario, como la tinta de un bolígrafo o el papel de una impresora exigente.
¿Cómo se repite el pedido de cada mes?
Con una de estas tres herramientas: historial de pedidos para repetir uno anterior, pedido rápido por código de producto o pedido recurrente programado. Cualquiera de ellas convierte una hora de búsqueda en unos minutos, cada mes del año.
La mayor parte de lo que compra una oficina se repite: papel, bolígrafos, notas adhesivas, archivadores, sobres y tóner. Si cada mes hay que buscar los mismos productos uno a uno, el proveedor te cuesta tiempo aunque su precio sea bueno. Pregunta también si la cuenta admite varios usuarios, para que cada departamento pida lo suyo con la misma factura.
¿Cuánto tiempo hay que guardar las facturas de los proveedores?
Seis años. El artículo 30 del Código de Comercio obliga a conservar libros, correspondencia, documentación y justificantes de la empresa durante ese tiempo, y la Ley General Tributaria fija en cuatro años la prescripción de las deudas tributarias.
Por eso importa cómo entrega las facturas el proveedor. Si puedes descargarlas desde tu cuenta, el archivo está siempre completo; si llegan sueltas por correo, alguien tendrá que guardarlas una a una. Para el papel que sí se archiva, las cajas de archivo definitivo guardan los ejercicios cerrados, y la guía de cómo organizar el archivo de una oficina explica cómo clasificarlos.
¿Cómo se hace un pedido piloto?
Con 10 productos de alta rotación, el mismo pedido al candidato y a tu proveedor actual y un mes de observación. Al final comparas tres datos medibles y decides con ellos, no con la impresión de la primera llamada.
| Indicador | Cómo se mide | Gana quien |
|---|---|---|
| Coste total | Suma de los 10 productos con portes e IVA | Paga menos por el mismo pedido |
| Puntualidad | Días entre la fecha prometida y la de entrega | Entrega en el plazo que dio por escrito |
| Incidencias | Faltas, errores de producto y roturas en 1 mes | Tiene menos y las resuelve antes |
- Elige los 10 productos que más compras: papel, bolígrafos, papel de fotocopiadora, archivadores, notas adhesivas y tóner.
- Haz el mismo pedido a los dos proveedores el mismo día.
- Pide a cada uno un presupuesto de un producto en cantidad grande y una consulta por correo, y cronometra la respuesta.
- Al mes, si el candidato gana en dos de los tres indicadores, el cambio compensa.
El pedido piloto también sirve para negociar: con los datos de otro proveedor sobre la mesa, el actual suele encontrar un margen que antes no aparecía. Para estimar cuánto debería gastar tu empresa al año, la guía sobre cuánto gasta una empresa en material de oficina da el método de cálculo.
¿Qué señales de alarma descartan a un proveedor?
Cinco bastan para descartarlo: no publica precios, no emite factura completa, no da un plazo de entrega por escrito, no publica sus condiciones de devolución o te impone un plazo de pago de más de 60 días.
- Precio a la carta: si cada cliente paga una cosa, tú no sabes cuál te toca.
- Factura que no deduce: sin tu NIF o sin la cuota de IVA desglosada, la factura no sirve a tu contabilidad.
- Plazos verbales: lo que no está escrito no se puede reclamar.
- Condiciones ocultas: si las devoluciones no están publicadas, cada incidencia es una negociación.
- Plazos de pago abusivos: más de 60 días naturales entre empresas va contra la Ley 3/2004.
¿Cómo encaja Ofigo en esta lista?
Los criterios sirven para evaluar a cualquier proveedor, también a nosotros. Esto es lo que dicen nuestras condiciones publicadas, para que lo compruebes tú mismo antes de comprar, sin necesidad de llamar a nadie.
- Precios: se muestran sin IVA, y el IVA se detalla en el carrito y en la factura. En los productos con descuento por cantidad, la página del producto enseña cada tramo.
- Factura: con tu CIF, que indicas al finalizar la compra.
- Pago: tarjeta y Bizum, PayPal o transferencia bancaria. Ahora mismo no ofrecemos pago aplazado.
- Destinos: España peninsular y Baleares; no enviamos a Canarias, Ceuta ni Melilla.
- Recompra: pedido rápido por código de producto y pedidos recurrentes desde tu cuenta.
Los portes, el plazo orientativo y las devoluciones están en las condiciones generales de contratación, y el proceso de compra paso a paso en la página de ayuda. Para comprar por volumen tienes material de oficina al por mayor y, si quieres hacernos el pedido piloto, escríbenos con tus 10 productos de mayor consumo.
Guía elaborada por el Equipo Ofigo. Datos comprobados el 24 de octubre de 2026 en los textos consolidados del BOE (Real Decreto 1619/2012, Ley 3/2004, Real Decreto Legislativo 1/2007, Código de Comercio y Ley 58/2003), el calendario de factura electrónica de la Agencia Tributaria, la guía de Tu Europa sobre pagos atrasados y las condiciones generales y la ayuda de Ofigo.
