Para organizar el archivo de una oficina, separa lo que está en trámite de lo cerrado, asigna un responsable y un espacio, registra cada préstamo y traslada a cajas lo que ya no se consulta. Antes de eliminar papeles, revisa sus plazos: el Código de Comercio fija 6 años para la documentación del negocio, salvo otras normas.
En Ofigo puedes preparar cada fase con material de archivo y organización:
- Bandeja de sobremesa apilable Archivo 2000 para lo que entra y está en curso.
- Archivador de palanca Liderpapel folio con caja para los expedientes abiertos.
- Caja de archivo definitivo Liderpapel folio prolongado para lo que pasa al archivo.
¿Qué es el archivo de una oficina y qué guarda?
Es el conjunto de documentos que la oficina produce o recibe y que todavía se tramitan o se consultan a menudo. No incluye folletos, revistas ni copias informativas: esos papeles de apoyo se ordenan aparte y no pasan al archivo central.
El Manual de organización de documentos en archivos de oficina del Archivo General de la Región de Murcia lo define así: es el que «reúne la documentación en trámite o sometida a continua utilización y consulta administrativa». Está escrito para la administración regional, pero su separación por fases sirve también para una empresa.
El mismo manual pide separar primero los «documentos de apoyo informativo». En su lista aparecen textos legales, boletines oficiales, publicaciones, folletos, catálogos comerciales, circulares y revistas. De ellos dice que se conservan «sólo mientras resulta útil en la gestión» y que nunca se transfieren al archivo central.
En una oficina privada, el equivalente son las tarifas de proveedores, la publicidad o las copias de normas que imprimes para consultar. Guárdalas en una zona propia, por ejemplo por temas, para que no se mezclen con contratos, pedidos o facturas.
¿Dónde colocar el archivo dentro de la oficina?
Elige un espacio con mobiliario suficiente y lejos de luz directa, humedad y calor. Los documentos en curso deben quedar cerca de quien los tramita; los cerrados pueden ir a estanterías o armarios menos accesibles. Asigna además una persona responsable del archivo.
El manual de Murcia pone dos condiciones básicas: «Un responsable del archivo» y «Un espacio adecuado, con el mobiliario necesario, para una correcta instalación y conservación». Para elegir la instalación tiene en cuenta la naturaleza de los documentos, la frecuencia de consulta y el volumen y espacio disponibles.
También da medidas de control ambiental. Contra la luz, no situar los documentos junto a las ventanas ni cerca de los fluorescentes. Contra la humedad, evitar zonas cercanas a tuberías. Contra el calor, alejarlos de aparatos de calefacción y de zonas donde dé el sol.
Contra el polvo, el manual recomienda usar contenedores como camisas y carpetillas. En la práctica, esto significa no dejar expedientes sueltos en baldas abiertas. Una caja cerrada o una carpeta con solapas protege mejor que un montón de hojas apiladas.
¿Qué material necesita el archivo en cada fase?
Usa bandejas o carpetas colgantes para lo que está en trámite, archivadores para los expedientes abiertos y cajas de archivo definitivo para lo concluido. El manual de Murcia recomienda cajas de tamaño folio prolongado, de 390 × 275 × 115 mm, para la fase vertical.
| Fase | Instalación que proponen las guías | Producto en Ofigo | Pedido mínimo / múltiplo |
|---|---|---|---|
| En trámite y uso frecuente | Carpetas colgantes o bandejas clasificadoras apilables | Bandeja de sobremesa apilable Archivo 2000 | 1 unidad / 1 |
| Expediente abierto | Carpeta o archivador que admita más documentos | Archivador de palanca Liderpapel folio con caja | 1 unidad / 1 |
| Expediente cerrado, agrupado | Legajos con tapas de cartón y cinta | Carpeta de legajos Liderpapel con cinta, folio | 10 carpetas / 10 |
| Trámite concluido | Cajas de archivo, tamaño folio prolongado | Caja de archivo definitivo Liderpapel folio prolongado | 10 cajas / 10 |
La caja Liderpapel de la tabla mide 388 × 116 × 275 mm y está fabricada en cartón de 400 g/m², con lomo de 116 mm, como indica la página del fabricante. Sus medidas no coinciden al milímetro con las del manual de Murcia, pero corresponden al mismo formato folio prolongado.
La carpeta de legajos Liderpapel con cinta es de cartón de 1,5 mm, tamaño folio, con cinta para archivar y etiqueta. El manual de Murcia menciona los «legajos de tapas de cartón con cinta de algodón» como forma de reunir documentos sin perderlos. La carpeta y la caja se piden de 10 en 10.
Tienes más formatos en la sección de cajas de archivo definitivo, con cajas de otros tamaños, cajones contenedores y bolsas de archivo.
Para los materiales en contacto con el papel, el manual aconseja papelería de pH neutro, grapas inoxidables, clips enfundados y «Cintas de algodón para atar, en vez de gomas». Si vas a guardar documentos varios años, comprueba estas características en cada producto antes de elegirlo.
¿Cómo debe circular un documento hasta el archivo?
Un documento entra, se tramita dentro de su expediente, se cierra y, cuando deja de consultarse, pasa a una caja. Cada paso tiene un lugar fijo. Así nadie busca en tres sitios distintos y quien llega nuevo entiende el orden.
- Entrada. Registra lo que llega y colócalo en la bandeja de pendientes.
- Trámite. Une cada documento a su expediente en cuanto lo trabajas.
- Expediente abierto. Guárdalo en una carpeta o archivador que admita más documentos.
- Cierre. Retira borradores y duplicados y ordena el expediente.
- Caja. Cuando se consulta poco, pásalo a su caja de archivo.
- Traslado. Envía las cajas al archivo central con su relación de entrega.
La guía de archivos de gestión de la Universidad de Cantabria distingue el expediente abierto del cerrado. Del abierto dice que «continuará recibiendo documentos», por lo que su instalación «debe de permitir el incremento de documentación». En el cerrado, el volumen ya no aumenta.
El orden interno también importa. La guía de Cantabria coloca primero el documento que inicia el procedimiento, después los de tramitación y al final el que lo cierra. El manual de Murcia añade que no se archive en orden inverso; si se hace por comodidad, el expediente se reordena antes del traslado.
El mismo manual pide evitar el «amontonamiento de documentos aislados» pendientes de unir a su expediente. Una bandeja de pendientes con revisión semanal reduce ese riesgo. Lo que no tenga expediente asignado debe esperar en un solo lugar conocido.
Para esa zona de entrada sirven las bandejas y organizadores de sobremesa: una bandeja por estado, rotulada, evita que lo pendiente se mezcle con lo tramitado.
¿Cómo prestar un expediente sin perderle la pista?
Cada vez que alguien saque un expediente o un original, deja en su lugar un testigo: una hoja con quién lo lleva, qué documento es y la fecha. Anótalo también en un registro de salidas y marca la devolución al recibirlo.
El manual de Murcia describe ese testigo como una «hoja en papel» con los datos de quien extrae el expediente, el número de expediente y la fecha. Además, pide inscribir la salida en un «Registro de control de salida de documentos» que lleva la persona encargada del archivo.
Los datos básicos de ese registro, tal como los enumera el manual, son seis:
- Nombre y apellidos de quien se lo lleva.
- Título del expediente.
- Número de expediente.
- Fecha de la salida.
- Fecha de la devolución.
- Observaciones.
El registro puede ser una hoja de cálculo o un cuaderno, siempre que esté en un lugar conocido. Para los originales, el manual pide evitar en lo posible su salida y, si hace falta, usar fotocopias compulsadas. Revisa una vez al mes los préstamos sin fecha de devolución.
¿Cuándo pasar documentos al archivo central?
Traslada solo lo que ya terminó su tramitación y se consulta poco. Empieza por lo más antiguo y acompaña las cajas de una relación de entrega. Con esa relación, el archivo central sabe qué recibe y la oficina conserva la prueba del traslado.
En el manual de Murcia, la transferencia se acompaña de una «Hoja de remisión de fondos» o «Relación de entrega». Ese documento relaciona lo que se envía y traspasa la responsabilidad de custodia. Entre los criterios figura remitir solo documentación cuya tramitación haya concluido completamente.
La guía de Cantabria explica el objetivo: reducir el espacio que las oficinas dedican a documentos cuyo trámite ha terminado o se usan poco. También precisa que la transferencia traspasa la custodia, pero no la responsabilidad de gestión derivada del procedimiento mientras los documentos conservan valor administrativo.
En una empresa sin archivo central, el traslado puede ser a un cuarto o armario de archivo. El principio es el mismo: una relación firmada de lo que se mueve, cajas numeradas y una copia de la relación en la oficina de origen.
¿Cómo preparar y rotular las cajas de archivo?
Mete en cada caja expedientes de un solo tipo, sin llenarla de más ni dejarla medio vacía, y rotula el exterior. Indica quién la envía, qué serie contiene, las fechas, los expedientes y su número de orden. Numera las cajas desde el 1, por orden de llenado.
Si dudas entre guardar un expediente en un archivador de palanca o en una caja de archivo, la guía de archivador de palanca o caja de archivo compara cuándo usar cada uno.
La guía de Cantabria lista los datos que deben ir fuera de la caja:
- Unidad responsable de la serie.
- Denominación de la serie o subserie.
- Fechas que abarca el contenido.
- Expedientes que contiene.
- Número de orden de la caja dentro de la serie.
Esa guía pide llenar las cajas «evitando tanto dejarlas semivacías como muy comprimidas». El manual de Murcia coincide: las cajas no deben quedar ni muy llenas ni muy vacías, y se numeran en el frontal por orden de llenado.
Para rotular a mano o con impresora, consulta la guía de etiquetas adhesivas para oficina. Si el archivo ocupa varias estanterías, añade un índice con el número de caja y su ubicación.
¿Qué hay que comprobar antes de eliminar documentos?
Comprueba que el documento es una copia con original localizado, un borrador o material de apoyo, y que no está sujeto a un plazo de conservación. En caso de duda, no lo elimines. Destruye lo que contenga datos personales o confidenciales de forma segura.
La guía de Cantabria enumera documentos que pueden eliminarse, entre ellos las copias y duplicados de originales localizados, los borradores y los catálogos comerciales. Su regla para las copias es clara: «En caso de duda sobre la localización del documento original no se eliminarán las copias».
El manual de Murcia pide retirar antes del traslado las copias innecesarias, los borradores y «Cualquier otro elemento que haya sido útil durante la gestión pero que no forme parte del expediente (notas, post-it, etc.)». También cita las gomas, grapas y clips metálicos que puedan oxidarse.
Los plazos legales se revisan en su norma. El artículo 30 del Código de Comercio dice que los empresarios conservarán «los libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a su negocio» durante «seis años», contados desde el último asiento en los libros, salvo lo que establezcan otras disposiciones.
El artículo 66 de la Ley General Tributaria establece que prescriben «a los cuatro años» varios derechos, entre ellos el de la Administración para determinar la deuda tributaria.
El desarrollo de estos plazos para las facturas está en cómo archivar las facturas de la empresa.
| Norma | Qué establece | Plazo que fija |
|---|---|---|
| Código de Comercio, artículo 30 | Conservar libros, correspondencia, documentación y justificantes del negocio, salvo otras disposiciones | 6 años desde el último asiento |
| Ley General Tributaria, artículo 66 | Prescripción de varios derechos, como el de la Administración para determinar la deuda tributaria | 4 años |
Para destruir lo que ya puede eliminarse, el nivel de corte depende del tipo de información. Los niveles y su uso están en la guía de tipos de destructora de papel. No mezcles en la papelera documentos con datos de clientes o empleados.
¿En qué se diferencia de elegir un sistema de archivo?
Organizar el archivo es decidir dónde está cada documento, quién lo mueve y cuándo sale o se elimina. Elegir un sistema de archivo es decidir el orden: alfabético, numérico, por fechas o por asuntos. Necesitas las dos cosas, pero se resuelven por separado.
Si todavía no sabes cómo ordenar los expedientes dentro de cada serie, empieza por la guía de sistemas de archivo para documentos. Cuando tengas el orden, aplica lo de esta página: espacio, circuito, préstamos, traslados y revisión antes de eliminar.
Si el archivo es el de un despacho de abogados, tienes una guía específica sobre la organización del archivo de un despacho de abogados.
Un resumen para empezar esta semana: nombra un responsable, separa los papeles de apoyo, coloca una bandeja de pendientes, crea el registro de salidas y rotula las cajas con los cinco datos de la guía de Cantabria. Revisa una vez al año qué cajas pueden trasladarse.
