La normativa básica del teletrabajo en España es la Ley 10/2021, de 9 de julio, de trabajo a distancia: obliga a la empresa a dotar y mantener todos los medios, equipos y herramientas necesarios (artículo 11), que figuran en un inventario dentro del acuerdo escrito, «incluidos los consumibles y los elementos muebles» (artículo 7.a), y a sufragar o compensar el trabajo a distancia, sin que la persona trabajadora asuma gastos relacionados con esos medios (artículo 12). La ley no da una lista cerrada ni una cantidad: lo concretan el acuerdo de cada persona y, si lo regula, el convenio colectivo.
En resumen:
- Ámbito: trabajo a distancia de al menos el 30 % de la jornada en un periodo de tres meses (artículo 1).
- Acuerdo escrito antes de empezar, con el inventario y la vida útil de cada elemento (artículos 6 y 7).
- Dotación, mantenimiento y gastos a cargo de la empresa (artículos 11 y 12).
- Prevención: evaluación de la zona de trabajo de casa (artículo 16) y requisitos del Real Decreto 488/1997 para el trabajo con pantallas.
- En la práctica: un kit estándar por puesto, una ficha de inventario por persona y una regla fija para reponer consumibles.
¿Qué es la ley de teletrabajo y a quién se aplica?
La norma es la Ley 10/2021, de 9 de julio, de trabajo a distancia, publicada en el BOE el 10 de julio de 2021 y en vigor desde el día siguiente; a octubre de 2026, el texto consolidado del BOE no recoge ninguna modificación. El artículo 2 llama trabajo a distancia al que se presta en el domicilio de la persona trabajadora o en el lugar que ella elija, durante toda la jornada o parte de ella, con carácter regular, y teletrabajo al trabajo a distancia que se hace con medios y sistemas informáticos, telemáticos y de telecomunicación de forma exclusiva o prevalente.
La ley solo se aplica cuando ese trabajo es regular: un mínimo del 30 % de la jornada en un periodo de referencia de tres meses, o el porcentaje proporcional si el contrato dura menos (artículo 1). Con una jornada repartida por igual en cinco días, el 30 % equivale a un día y medio por semana: dos días en casa (40 %) entran en la ley y uno (20 %) no llega. Los convenios o acuerdos colectivos pueden fijar un porcentaje o un periodo inferiores (disposición adicional primera), y la ley no se aplica al personal laboral de las Administraciones públicas, que tiene normativa específica (disposición adicional segunda).
El trabajo a distancia es voluntario para las dos partes y, cuando se pasa a él desde el presencial, reversible (artículo 5). Exige un acuerdo por escrito, firmado antes de empezar (artículo 6), del que la empresa entrega copia a la representación legal de las personas trabajadoras en diez días como máximo y que envía después a la oficina de empleo; si no hay representación, remite igualmente una copia básica.
¿Qué material debe dar la empresa según la ley?
Las dos primeras columnas resumen el texto del BOE; la tercera es nuestra lectura práctica, no texto legal.
| Artículo | Qué establece | Qué supone para tu empresa |
|---|---|---|
| 7.a | El acuerdo incluye el inventario de medios, equipos y herramientas, incluidos los consumibles y los elementos muebles, con la vida útil o el periodo máximo para renovarlos. | Una lista por persona: qué se entrega, cuántas unidades y cada cuánto se renueva. |
| 7.b | El acuerdo enumera los gastos que pueda tener la persona trabajadora y fija cómo se cuantifica la compensación y cuándo y cómo se paga, conforme al convenio si lo prevé. | Antes de redactarlo, comprueba si tu convenio ya fija un mecanismo. |
| 11 | Dotación y mantenimiento adecuado, por parte de la empresa, de todos los medios necesarios, según el inventario y el convenio; medios universalmente accesibles para personas con discapacidad y atención ante dificultades técnicas. | No basta con entregar el material el primer día: hay que reponerlo, repararlo y dar soporte. |
| 12 | El trabajo a distancia «deberá ser sufragado o compensado por la empresa», sin gastos para la persona trabajadora relacionados con equipos, herramientas y medios. Los convenios pueden fijar el mecanismo. | Esos gastos no pueden recaer en quien trabaja. |
| 17.2 | La empresa no puede exigir que se instalen programas o aplicaciones en dispositivos propiedad de la persona trabajadora ni que se utilicen para trabajar a distancia. | El ordenador y el móvil del puesto, si hacen falta, los pone la empresa. |
| 7.j, 7.k y 20 | Instrucciones de la empresa sobre protección de datos y seguridad de la información, que la persona trabajadora debe cumplir. | Si en casa se maneja papel con datos personales, prevé dónde se guarda y cómo se destruye. |
| 21 | La persona trabajadora cumple las condiciones e instrucciones de uso y conservación de los equipos o útiles informáticos que establezca la empresa. | Ponlas por escrito y entrégalas con el inventario. |
Formalizar bien el acuerdo no es un trámite menor: el artículo 7.1 del texto refundido de la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social (Real Decreto Legislativo 5/2000) califica como infracción grave «no formalizar el acuerdo de trabajo a distancia en los términos y con los requisitos legal y convencionalmente previstos». Y un acuerdo sin inventario o sin la forma de compensar los gastos no recoge el contenido mínimo obligatorio del artículo 7.
¿Qué cuenta como consumible y como elemento mueble?
La ley no define ninguno de los dos términos ni da ejemplos. Esta es la clasificación que proponemos para el inventario de un puesto de oficina; es una lectura práctica, no una lista legal:
- Equipos y herramientas: ordenador, pantalla, teclado, ratón, auriculares, teléfono y los programas que exija el puesto.
- Elementos muebles: mesa, silla y, si la evaluación de riesgos lo pide, reposapiés o soporte para la pantalla.
- Consumibles: papel, tinta o tóner si el puesto imprime, bolígrafos, cuadernos, notas adhesivas, grapas y sobres.
- Accesorios del puesto: soporte de documentos, vade, organizador, bandeja y papelera.
Para la vida útil que pide el artículo 7.a, anota en equipos, muebles y accesorios la fecha de entrega y un plazo de renovación; en los consumibles funciona mejor una regla de reposición, como pedir papel cuando quede el último paquete.
¿Qué medidas preventivas exige el puesto de teletrabajo en casa?
El artículo 15 remite a la Ley 31/1995, de Prevención de Riesgos Laborales, y a la normativa que la desarrolla. El artículo 16 concreta la evaluación del puesto a distancia:
- Atiende a los riesgos propios de esta modalidad, en especial los factores psicosociales, ergonómicos, organizativos y de accesibilidad, la distribución de la jornada, la disponibilidad y los descansos y desconexiones.
- Solo alcanza la zona habilitada para trabajar, no el resto de la vivienda.
- Si exige visitar el domicilio, hace falta un informe escrito que lo justifique y el permiso de la persona trabajadora; sin ese permiso, se evalúa con la información que ella aporte, según las instrucciones del servicio de prevención.
Una de esas normas de desarrollo es el Real Decreto 488/1997, de 14 de abril, sobre el trabajo con equipos que incluyen pantallas de visualización. Se aplica a quien usa habitualmente una pantalla durante una parte relevante del trabajo (artículo 2), y de los portátiles solo excluye los que no se utilizan de modo continuado en un puesto de trabajo (artículo 1.3). El anexo fija requisitos mínimos que afectan directamente al puesto de casa:
- Mesa: poco reflectante, de dimensiones suficientes y con sitio para colocar con flexibilidad la pantalla, el teclado, los documentos y el material accesorio.
- Soporte de documentos: «estable y regulable», colocado para reducir al mínimo los movimientos incómodos de la cabeza y los ojos.
- Pantalla: orientable e inclinable; puede usarse un pedestal independiente o una mesa regulable.
- Asiento: estable, de altura regulable y con respaldo reclinable y ajustable en altura; además, «se pondrá un reposapiés a disposición de quienes lo deseen».
- Iluminación: general y, cuando sea necesaria, con lámparas de trabajo, sin deslumbramientos ni reflejos molestos en la pantalla.
Según la observación preliminar del anexo, estas obligaciones se aplican en la medida en que esos elementos existan en el puesto y la tarea no se oponga, así que conviene que la evaluación concrete qué necesita cada persona. Dos puntos se resuelven con material de oficina: un atril Liderpapel de base metálica con ángulo ajustable, de 195 × 235 mm sirve de soporte de documentos junto a la pantalla, y un vade Durable transparente antirreflectante de 65 × 50 cm pone una superficie antirreflectante sobre una mesa de cristal o lacada. La silla, la pantalla, el reposapiés y la lámpara no forman parte de un kit de papelería, pero también van al inventario si el puesto los necesita.
Para la luz del puesto, en bombillas LED: casquillos, lúmenes y luz para la oficina tienes cuánta luz pide un puesto con pantalla según el INSST y qué bombilla elegir para cada lámpara.
¿Qué material incluir en el kit de teletrabajo?
Esta es nuestra propuesta de kit de papelería y accesorios para un puesto en casa, con productos del catálogo. No es una lista legal: ajústala a cada puesto y pásala al inventario con referencias y unidades.
| Elemento | Para qué | Ejemplo del catálogo | Reposición |
|---|---|---|---|
| Soporte de documentos | Leer papel junto a la pantalla | Atril Liderpapel de base metálica y ángulo ajustable, 195 × 235 mm | Duradero: fecha de entrega y de renovación |
| Vade o escribanía | Superficie de escritura y protección de la mesa | Vade Durable antirreflectante de 65 × 50 cm, vade Q-Connect de polipropileno de 50 × 63 cm o escribanía Q-Connect de similpiel de 6 piezas | Duradero |
| Organizador | Bolígrafos, clips y notas en un sitio fijo | Q-Connect KF17291 de rejilla metálica, 6 departamentos, 235 × 183 × 65 mm | Duradero |
| Bandeja | Separar lo pendiente de lo hecho | Q-Connect de plástico, 240 × 70 × 340 mm | Duradero |
| Papel | Imprimir lo imprescindible | Navigator Home Pack A4 de 80 g, paquete de 250 hojas | Consumible, por mínimos |
| Cuaderno | Notas de reuniones y llamadas | Liderpapel Smart A4 de 80 hojas de 75 g, cuadrícula de 4 mm | Consumible |
| Escritura y notas | Firmar, subrayar y apuntar | BIC Cristal, subrayador Stabilo Boss y notas Q-Connect de 76 × 76 mm y 100 hojas | Consumible |
| Grapadora | Unir documentos | Greening metálica para 30 hojas, grapas 24/6 y 26/6 | Duradera; grapas como consumible |
| Destructora | Destruir papel con datos personales | Q-Connect KF17109, corte en partículas, nivel de seguridad P-4, 14 hojas | Duradera |
| Cables | Recoger los cables de la mesa | Velcro adhesivo Tesa de 5 m × 10 mm | Consumible ocasional |
| Papelera | Recoger el papel para reciclar | Archivo 2000 Ecogreen de 18 litros, 100 % reciclada | Duradera |
Tres apuntes. El papel Navigator Home Pack A4 de 80 g en paquetes de 250 hojas evita guardar resmas en casa cuando se imprime poco. El organizador Q-Connect KF17291 de rejilla metálica con 6 departamentos ocupa 235 × 183 mm de mesa, y el velcro adhesivo Tesa de 5 m × 10 mm para agrupar cables recoge los del portátil y el cargador. La destructora solo tiene sentido si en casa se maneja papel con datos personales: la destructora Q-Connect KF17109 de corte en partículas y nivel P-4 admite 14 hojas por pasada, y la guía de niveles de seguridad DIN 66399 explica qué nivel conviene a cada tipo de documento.
¿Cómo organizar el teletrabajo: inventario, entregas y reposición?
La parte legal se resuelve con un buen inventario; la práctica, con una rutina. Así lo organizaríamos en una pyme:
- Define un kit estándar por perfil. Administración, comercial o atención al cliente no gastan lo mismo: fija referencias y unidades por perfil para que los puestos sean iguales y las compras se agrupen. Para estimar el consumo mensual, la guía sobre cuánto gasta una empresa en material de oficina incluye una tabla orientativa por empleado.
- Abre una ficha de inventario por persona con la referencia, las unidades, la fecha de entrega, el propietario (la empresa), la vida útil o el plazo de renovación y el estado de cada elemento. Es la base del apartado 7.a del acuerdo.
- Fija una regla de reposición para los consumibles: un umbral sencillo, como el último paquete de papel, y un único canal para pedir. Agrupar las peticiones en un pedido mensual reduce envíos y facturas.
- Prevé el mantenimiento. El acuerdo debe recoger el procedimiento ante dificultades técnicas que impidan trabajar con normalidad (artículo 7.i): quién atiende la incidencia y cómo se sustituye el equipo.
- Actualiza el inventario cuando cambie el acuerdo. Las modificaciones se pactan por escrito antes de aplicarse y se comunican a la representación legal de las personas trabajadoras (artículo 8).
Para el arranque no hace falta componer cada kit referencia a referencia: los kits de oficina para empresas agrupan la dotación básica de un puesto; el Kit Escritorio Básico, por ejemplo, reúne bolígrafo, lápiz HB, tijeras, grapadora con grapas y extraegrapas, cinta adhesiva y cuaderno. Si además equipas la oficina, la guía del kit de oficina para empresas repasa el material por puesto y por departamento.
¿Es mejor dotar el material o compensar el gasto?
La ley admite las dos vías: el trabajo a distancia «deberá ser sufragado o compensado por la empresa» (artículo 12), y el acuerdo enumera los gastos y la forma de cuantificar la compensación (artículo 7.b), ajustándose al convenio si este fija un mecanismo. Fuera de eso, nuestra recomendación es combinarlas:
- En especie para accesorios y consumibles: la empresa compra con factura propia, elige las referencias, controla el gasto por persona y sabe qué hay en cada casa.
- Compensación para lo que no se entrega como producto, como la parte de la conexión o del consumo doméstico que corresponda al trabajo, con el cálculo y la fecha de pago por escrito.
El tratamiento en nómina y en el IRPF de esa compensación no lo regula esta ley: consúltalo con tu asesoría laboral antes de fijar el importe.
Con el inventario cerrado, empieza el pedido por los organizadores de sobremesa y las escribanías y vades, añade los consumibles del kit y anota cada entrega en la ficha de la persona: así sabrás qué has entregado, cuándo y cuándo toca renovarlo.
