Organizar el escritorio de la oficina es repartir la mesa en zonas: delante, la pantalla y el teclado con sitio para apoyar los brazos; donde escribes, un vade de 50 a 65 cm; a mano, un portalápices, y a un lado, una o dos bandejas con los papeles en curso. Lo que no usas a diario va al cajón o a la estantería.
En resumen:
- Zona de pantalla: monitor, teclado y ratón, con espacio libre delante del teclado.
- Zona de escritura: un vade que protege la mesa y da una superficie lisa para escribir.
- Material de escritura: un portalápices con lo que usas a diario, no con todo lo que tienes.
- Papeles en curso: una bandeja de entrada y otra de salida, apiladas para ocupar poco.
- Cajón: una bandeja organizadora para clips, grapas, notas y recambios.
- Estantería: archivadores y revisteros para lo que se consulta de vez en cuando.
En Ofigo, dos portalápices y dos vades para empezar:
- El portalápices Q-Connect de rejilla metálica, de 86 mm de diámetro y 105 mm de alto, en negro, plata o rojo.
- El portalápices magnético Liderpapel, de 125 × 75 × 40 mm, en azul claro o blanco.
- El vade Durable transparente y antirreflectante, de 65 × 50 cm.
- El vade Durable negro antideslizante, de 65 × 52 cm.
- Más modelos de portalápices en portalápices y cubiletes.
- Más vades y escribanías en vades y escribanías.
¿Qué debe haber en un escritorio de oficina?
Solo lo que se usa cada día: el equipo informático, una superficie para escribir, el material de escritura y los papeles del trabajo en curso. Todo lo demás estorba y conviene guardarlo fuera de la mesa.
La norma sobre puestos con pantalla, el Real Decreto 488/1997, pide en su anexo que la mesa tenga dimensiones suficientes y permita una colocación flexible de la pantalla, del teclado, de los documentos y del material accesorio. Ordenar el escritorio es, en buena parte, dejar sitio para eso.
Un reparto sencillo: delante, el equipo; en el centro, el vade; al lado de la mano con la que escribes, el portalápices, y en la esquina más alejada, las bandejas.
¿Cómo colocar la pantalla, el teclado y los documentos?
La pantalla al fondo, el teclado delante con espacio para las muñecas y los documentos que copias junto a la pantalla, a su misma altura. Así no hay que girar la cabeza a cada línea.
El mismo real decreto lo concreta: delante del teclado tiene que haber espacio suficiente para apoyar los brazos y las manos, y el soporte de los documentos debe ser estable y regulable para reducir al mínimo los movimientos incómodos de la cabeza y los ojos.
Para leer o copiar de un documento, el atril Liderpapel de base metálica tiene el ángulo ajustable y mide 195 × 235 mm.
¿Qué portalápices elegir?
Uno donde quepa lo que usas a diario, no todo lo que tienes: dos o tres bolígrafos, un subrayador, un lápiz y unas tijeras. Para eso basta un cubilete de 75 a 86 mm de diámetro; si compartes la mesa, uno con compartimentos.
| Portalápices | Medidas | Material | Para qué |
|---|---|---|---|
| Q-Connect redondo | Ø 75 × 100 mm | Plástico | Lo básico de un puesto |
| Q-Connect redondo | Ø 80 × 100 mm | Metal | Lo básico, en un acabado metálico |
| Q-Connect de rejilla | Ø 86 × 105 mm | Rejilla metálica | Algo más de capacidad |
| Q-Connect giratorio | Ø 110 × 110 mm | Plástico | Mesas compartidas |
| Q-Connect de 3 compartimentos | Ø 110 × 147 mm | Rejilla metálica | Separar bolígrafos, tijeras y reglas |
| Liderpapel magnético | 125 × 75 × 40 mm | Plástico | Pegarlo a un mueble metálico |
Las medidas son las de cada artículo de la tienda. El modelo magnético se sujeta sobre superficies de metal, como el lateral de un armario o de una cajonera metálica, y deja libre la mesa.
¿Qué es un vade de escritorio y qué medida elegir?
Un vade es la superficie que se pone sobre la mesa para escribir y proteger el tablero. Elige uno que ocupe el espacio que hay delante de ti sin meterse bajo el teclado: entre 50 y 65 cm de ancho en una mesa de oficina.
La Real Academia Española lo define como una cubierta que se coloca sobre la mesa para guardar papeles dentro y escribir sobre ella. Los de la tienda son planchas de polipropileno o de plástico, algunas con una lámina transparente encima.
| Vade | Medidas | Superficie | Detalle |
|---|---|---|---|
| Durable transparente | 65 × 50 cm | Polipropileno antirreflectante | Para guardar notas y listas |
| Durable negro | 65 × 52 cm | Superficie elástica | Base antideslizante |
| Q-Connect | 50 × 63 cm | Polipropileno | Antideslizante, en varios colores |
| Durable negro | 53 × 40 cm | Polipropileno | Para mesas pequeñas |
| Saro Lujo 710 | 49 × 33 cm | Plástico | Formato compacto |
Durable describe su vade transparente de 650 × 500 mm como antirreflectante, antideslizante y pensado para guardar notas y listas. La mesa, en el mismo anexo del Real Decreto 488/1997, debe ser poco reflectante, así que un vade mate o antirreflectante ayuda en los puestos con mucha luz.
El vade Q-Connect de 50 × 63 cm es de polipropileno antideslizante y se vende transparente, negro o azul. Para un despacho de dirección, la escribanía Q-Connect es un juego de 6 piezas de símil piel negra.
¿Cuántas bandejas de sobremesa hacen falta?
Dos por puesto, una de entrada y otra de salida; una tercera si gestionas documentos que esperan firma o respuesta. Apiladas, ocupan el sitio de una sola en la mesa.
La bandeja Archivo 2000 apilable en 3 posiciones mide 345 × 255 × 60 mm, admite A4 y folio y viene en varios colores, útiles para distinguir entrada y salida.
Si prefieres una torre ya montada, las bandejas metálicas de rejilla Q-Connect se venden con 2, 3 o 5 bandejas móviles. Para separar más una bandeja de otra, hay varillas elevadoras metálicas en paquetes de 4. Todas están en bandejas y organizadores.
¿Cómo ordenar el cajón del escritorio?
Con una bandeja organizadora dentro, para que clips, grapas, gomas y recambios no se mezclen. Mide el cajón por dentro antes de pedirla: la bandeja tiene que entrar plana y dejar cerrar el cajón.
La bandeja organizadora de cajón Q-Connect mide 344 × 160 × 33 mm. Coloca delante lo que usas cada semana y al fondo los recambios.
El cajón es también el sitio de lo que el portalápices no debe tener: el segundo bolígrafo de cada color, los clips de reserva, la caja de grapas abierta y las notas adhesivas de repuesto.
¿Dónde va lo que se consulta de vez en cuando?
A una estantería o un armario cercano, en archivadores de palanca o revisteros rotulados. La mesa queda para lo del día y lo de la semana; lo del mes y lo del año, fuera de ella.
Con papel de 80 g, Esselte da unas 500 hojas a su archivador de palanca de 75 mm, y Leitz, 600 al de 80 mm. Cómo elegir el lomo, el formato y si necesitas rado lo explica la guía de cómo elegir un archivador de palanca.
Para decidir qué se guarda en el puesto y qué pasa al archivo común, sigue un criterio fijo, por cliente, por fecha o por tema. La guía de cómo organizar el archivo de una oficina propone uno.
¿Cómo aprovechar la pared y el suelo junto a la mesa?
Con un tablero de corcho para los avisos, un calendario a la vista y una papelera debajo de la mesa. Así las notas sueltas salen del escritorio y el papel que sobra no se queda encima.
- Tablero de corcho: Q-Connect los tiene de corcho natural con marco de pino en 40 × 30, 60 × 40 y 90 × 60 cm.
- Calendario: de pared o de sobremesa, con los festivos del año; el de 2027 está en la guía del calendario laboral 2027.
- Papelera: una pequeña junto a cada puesto; colores, litros y bolsas de las de reciclaje están en la guía de papeleras de reciclaje para la oficina.
¿Qué pequeño material conviene tener a mano?
Una grapadora, una caja pequeña de clips, un taco de notas adhesivas y unas tijeras. Son piezas pequeñas que se usan a diario y que conviene no tener que ir a buscar.
- Grapadora: una de sobremesa, con las grapas de repuesto en el cajón.
- Clips: una caja en el cajón y unos pocos en un clipero o en el portalápices.
- Notas adhesivas: un taco en la mesa y los repuestos en el cajón.
- Tijeras: en el portalápices, con la punta hacia abajo.
Si equipas varios puestos a la vez, la lista completa por perfil está en la guía de qué incluir en un kit de oficina.
¿Cómo organizar un puesto compartido?
Con la mesa vacía al terminar la jornada: cada persona guarda su material en una bandeja, una caja o una taquilla, y en la mesa solo quedan el vade, el portalápices común y las bandejas del puesto.
En un puesto compartido, el portalápices giratorio de 110 mm ayuda a que cada uno encuentre lo suyo, y un vade transparente permite dejar debajo las instrucciones del puesto, como el uso de la impresora o las extensiones de teléfono.
Etiqueta las bandejas fijas con el nombre del puesto, no de la persona, para que el orden no dependa de quién se siente cada día.
Para el material personal, cada persona puede tener además su propia bandeja, con su nombre, que guarda en la taquilla al terminar. Así cada uno se lleva lo suyo y el puesto queda listo para el siguiente turno.
¿Qué pedir para equipar varios puestos?
Un juego igual para cada puesto, con las mismas piezas y el mismo color, para que reponer sea pedir más de lo mismo. Esta tabla parte de un puesto administrativo:
| Pieza | Por puesto | Ejemplo en Ofigo | Medida |
|---|---|---|---|
| Vade | 1 | Durable transparente | 65 × 50 cm |
| Portalápices | 1 | Q-Connect de rejilla | Ø 86 × 105 mm |
| Bandejas | 2 | Archivo 2000 apilable | 345 × 255 × 60 mm |
| Organizador de cajón | 1 | Q-Connect | 344 × 160 × 33 mm |
| Atril | 1 si copia documentos | Liderpapel | 195 × 235 mm |
Con el mismo modelo en todos los puestos, cualquiera sabe dónde está cada cosa en una mesa que no es la suya, y una pieza rota se cambia por otra igual sin rehacer el conjunto.
Los modelos de la tabla se piden por unidades, así que para 12 puestos son 12 vades, 12 portalápices y 24 bandejas. Para un pedido grande o con entrega en varias sedes, escríbenos desde contacto.
¿Cómo mantener el escritorio ordenado?
Con una rutina corta: cinco minutos al final del día para devolver cada cosa a su sitio y vaciar la bandeja de salida, y una revisión semanal para archivar lo terminado y reponer material.
El Real Decreto 486/1997 pide además que los lugares de trabajo y sus equipos se limpien periódicamente y siempre que sea necesario, y una mesa despejada se limpia antes.
Por último, revisa cada cierto tiempo lo que acumula el portalápices y el cajón: lo que no has usado en un trimestre probablemente puede ir al armario de material común.
