Una carpeta clasificadora es una carpeta con varios departamentos para repartir papel suelto por meses, clientes o temas sin taladrarlo; cuando los departamentos van unidos por un fuelle que se abre en abanico, se llama carpeta de fuelle o de acordeón. Para facturas y papeles de oficina, la opción de uso general es una de polipropileno en DIN A4 con 13 departamentos y cierre de gomas: reparte los doce meses y deja uno libre. Si tus documentos son de tamaño folio, elige una de cartón en folio o folio prolongado, y si la vas a llevar de un sitio a otro, una con asa.
En resumen:
- Departamentos: 7 para pocas materias o proyectos, 12 o 13 para repartir por meses y 20 o 26 para clientes o un índice alfabético.
- Formato: DIN A4 (210 × 297 mm) para papel impreso; folio o folio prolongado para documentos de tamaño folio; A5 o «letras y cheques» para recibos y papeles pequeños.
- Material: polipropileno, transparente u opaco; cartón forrado, de más grosor; cartón reciclado si tu política de compras lo pide.
- Cierre: gomas para el uso diario; broche, cremallera o asa si la carpeta viaja.
- Capacidad: pocas fichas la declaran. Liderpapel da 450 hojas para su clasificadora con portafirmas y Exacompta, 350 para su Autentik de 7 departamentos.
¿Qué es una carpeta de fuelle o acordeón?
La RAE define el clasificador como un «utensilio o sistema provisto de divisiones o compartimentos adecuados para la clasificación de papeles», y el fuelle, como la pieza plegable que se pone en los lados de un bolso o una cartera «para poder aumentar su capacidad». Una carpeta clasificadora de fuelle junta las dos ideas: varios departamentos unidos por pliegues que se abren a medida que los llenas. Por la forma en que se despliega también se la llama carpeta acordeón: Liderpapel describe su maletín clasificador como de «apertura tipo acordeón», y Exacompta llama «harmonika» a su modelo de lomo extensible, que se abre del todo en plano.
La diferencia con un archivador es que aquí no se taladra nada: el papel entra y sale por bloques, y los departamentos suelen llevar pestañas o etiquetas para rotular el mes, la letra o el tema. La guía de tipos de carpetas para documentos sitúa la clasificadora entre los siete tipos de carpeta de una oficina; aquí entramos en lo que decide la compra: departamentos, formato, material, cierre y capacidad. Dos productos parecidos que no son lo mismo:
- El portafirmas, que la RAE define como la carpeta en la que se ponen los documentos que ya están listos para ser firmados. Liderpapel combina las dos funciones en una clasificadora de 12 departamentos con portafirmas.
- El dossier con fuelle, que tiene un solo bolsillo expandible y ningún departamento.
¿Qué tipos de carpeta clasificadora hay?
Por su construcción, en el catálogo encontrarás clasificadores de fuelle de polipropileno, clasificadoras de cartón forrado o reciclado, carpetas de fuelle con índice alfabético, maletines con asa y una clasificadora con portafirmas. Esta tabla resume un modelo de cada tipo con los datos que publican Liderpapel y Exacompta en sus webs:
| Modelo | Formato | Material | Departamentos | Cierre y extras | Capacidad declarada |
|---|---|---|---|---|---|
| Liderpapel 32114 y sus versiones de color | DIN A4 | Polipropileno de 700 micras; departamentos de 150 | 13 | Gomas; 2 huecos para tarjetas; etiquetas de meses y A-Z | No la indica |
| Liderpapel con cremallera | DIN A4 | Polipropileno de 750 micras; departamentos de 200 | 13 | Cremallera y bolsillo exterior con cremallera; etiquetas de meses y A-Z | No la indica |
| Liderpapel Spectrafile 45144 | DIN A4 | Polipropileno de 1.200 micras; departamentos de 180 | 26, de colores | Broche y asa; 2 huecos para tarjetas | No la indica |
| Liderpapel con portafirmas | DIN A4; 254 × 320 × 11 mm | Polipropileno | 12, en tres colores | Gomas | 450 hojas DIN A4 de 80 g/m² |
| Liderpapel de cartón, 12 departamentos | Folio prolongado | Cartón entrecolado de 1,75 mm, forrado con papel plastificado | 12 | Gomas y solapa | No la indica |
| Liderpapel carpeta de fuelle | Folio, cuarto y letras | Cartón forrado con cinta de raso | 20, con índice A-Z y 1-31 | No lo detalla | No la indica |
| Liderpapel maletín con fuelle | 390 × 255 × 120 mm | Cartón forrado de 2,5 mm | 19 | Asa y cerradura con broche | No la indica |
| Exacompta Autentik | A4; 24,5 × 32 cm | Cartón reciclado de 400 g/m² | 7 | Gomas; lomo extensible | 350 hojas de 80 g |
El clasificador de fuelle Liderpapel 32114 de polipropileno, DIN A4 y 13 departamentos es incoloro, y la misma ficha técnica se repite en versiones transparentes de color y en seis colores opacos, útiles para distinguir de un vistazo una carpeta de otra, por ejemplo la de facturas emitidas de la de recibidas. Para llevar papel sin que se salga nada, el clasificador Liderpapel A4 de 13 departamentos con cremallera cierra con cremallera y añade un bolsillo exterior que también la lleva, y el clasificador Liderpapel Spectrafile 45144, A4 con asa y 26 departamentos está hecho en polipropileno de 1.200 micras, con cierre de broche y asa.
En cartón, la clasificadora Liderpapel de cartón forrado, folio prolongado y 12 departamentos lleva solapa y cierre de gomas, y la carpeta de fuelle Liderpapel de cartón forrado con 20 departamentos los ordena con un índice A-Z y 1-31. Si el papel tiene que salir de la oficina en bloque, el maletín Liderpapel con fuelle, asa y 19 departamentos mide 390 × 255 × 120 mm y cierra con broche.
¿Cuántos departamentos necesitas?
Cuenta las categorías en las que vas a repartir el papel y suma una para lo pendiente. Con los modelos del catálogo, la cuenta sale así:
- Por meses: 13 departamentos. Los doce meses y uno libre para lo que está por registrar o por pagar. El clasificador 32114 de Liderpapel y sus versiones de color incluyen etiquetas de meses y de A-Z.
- Por letras o por clientes: 20 o 26. La carpeta de fuelle de cartón trae 20 departamentos con índice A-Z, y el Spectrafile con asa, 26, que también dan para dos años repartidos por meses.
- Por temas o asignaturas: de 7 a 13. Exacompta clasifica su Autentik de 7 departamentos como clasificador de estudiante; para más materias, cualquiera de 12 o 13.
- Más de 26 categorías: ya no es trabajo para una carpeta clasificadora, sino para un archivador con separadores; cómo elegirlos lo cuenta la guía de separadores para archivador.
¿Cuántas hojas caben en una carpeta clasificadora?
Pocas fichas lo dicen. De los modelos revisados para esta guía, dan cifra la clasificadora Liderpapel A4 con portafirmas y 12 departamentos, para 450 hojas DIN A4 de 80 g/m², y la Autentik de Exacompta, para 350 hojas de 80 g en 7 departamentos. Repartidas a partes iguales, salen unas 37 hojas por departamento en la primera y 50 en la segunda: una referencia útil para saber cuándo una clasificadora se queda pequeña. En el resto de fichas de Liderpapel no figura la capacidad. La señal práctica es el cierre: si las gomas o el broche ya no ajustan, es momento de vaciar la carpeta.
Si no necesitas departamentos sino un solo bolsillo que crezca, en dossieres y clasificadores está el dossier Liderpapel de broche con fuelle en DIN A4, de polipropileno de 180 micras, para hasta 300 hojas según el fabricante. En la misma categoría están los portafirmas de 12, 18 y 20 departamentos, para los documentos que esperan una firma.
¿A4, folio o folio prolongado?
El formato depende del papel que vas a guardar, no de la carpeta que tengas a mano:
- DIN A4: 210 × 297 mm según la norma ISO 216, el tamaño estándar del papel de impresora. Liderpapel fabrica en A4 sus clasificadores de fuelle de polipropileno de 13 y 26 departamentos.
- Folio: 215 × 315 mm, algo mayor que el A4; la guía de tipos de carpetas enlazada más arriba explica por qué conviene no mezclar los dos tamaños en el mismo archivo. En folio hay carpetas de fuelle de cartón, como la de Liderpapel, y la clasificadora de cartón compacto de Saro, de 12 departamentos y con un 90 % de material reciclado según su ficha.
- Folio prolongado: no figura en la ISO 216; es una medida de carpeta y de sobre mayor que el folio, que Liderpapel usa también en sus sobres bolsa de 250 × 353 mm. Es el formato de su clasificadora de cartón de 12 departamentos.
- Papeles pequeños: para recibos, tiques o cheques hay clasificadores en A5 (148 × 210 mm) y el clasificador Liderpapel Spectrafile 43804 para letras y cheques, de 260 × 140 mm y 13 departamentos.
Mira también las medidas exteriores si la carpeta tiene que caber en un cajón o en una balda concreta: la clasificadora con portafirmas de Liderpapel mide 254 × 320 × 11 mm, y la Autentik de Exacompta, 24,5 × 32 cm.
¿Carpeta clasificadora de cartón o de plástico?
Las dos guardan lo mismo; cambian el grosor, el peso y el acabado:
- Polipropileno. Liderpapel fabrica sus clasificadores en polipropileno de 700 micras (750 el modelo con cremallera y 1.200 el Spectrafile de 26 departamentos), con departamentos de 150 a 200 micras. Las hay transparentes, que dejan ver el contenido, y opacas, que lo ocultan. Pesa menos: Liderpapel declara unos 320 g para su clasificador A4 de 13 departamentos.
- Cartón forrado. Liderpapel usa cartón entrecolado de 1,75 mm forrado con papel de encuadernación plastificado, y Antartik, cartón forrado del mismo grosor con acabado mate; el maletín llega a 2,5 mm en el exterior. La clasificadora folio prolongado de Liderpapel ronda el medio kilo, según el color.
- Cartón reciclado. La Autentik de Exacompta usa cartón reciclado de 400 g/m², teñido en masa y sin plastificar, con la etiqueta ecológica Ángel Azul, que según Exacompta acredita que procede de residuos posconsumo. La de cartón compacto de Saro figura en su ficha con un 90 % de material reciclado.
Elige por el uso: plástico si la carpeta se abre y se cierra a diario o sale de la oficina; cartón forrado si vive en la mesa o en una estantería; reciclado si tu política de compras lo exige.
Cómo organizar facturas, clientes o asignaturas con una clasificadora
Una clasificadora es una herramienta para el papel en curso, no para el archivo definitivo. Cuatro montajes que funcionan:
- Facturas del año. Rotula un departamento por mes y usa el que sobra para lo pendiente de registrar o de pagar. Si separas emitidas y recibidas, usa dos clasificadoras de distinto color. Al cerrar cada trimestre, pasa las facturas de ese trimestre a archivadores de palanca; cuánto tiempo hay que guardarlas y cómo ordenarlas lo explica la guía de cómo archivar facturas en la empresa.
- Clientes o proveedores. Un índice alfabético de 20 o 26 departamentos para presupuestos, pedidos y correspondencia en curso. Cuando el expediente de un cliente engorda, sácalo a una carpeta propia.
- Asignaturas o proyectos. Un departamento por materia o por proyecto, con el nombre en la pestaña.
- Recibos y tiques de gastos. En una carpeta A4 se pierden; el clasificador para letras y cheques o uno en A5 los ordena a su medida, por meses o por tipo de gasto.
Qué carpeta clasificadora elegir
- Facturas y papeles de oficina: polipropileno, DIN A4, 13 departamentos y gomas.
- Papel que viaja: cremallera, o broche y asa; para mucho volumen, el maletín de cartón.
- Documentos de tamaño folio: cartón en folio o folio prolongado.
- Papeles que pasan a la firma: la clasificadora con portafirmas, o un portafirmas si solo los vas a firmar.
- Recibos y tiques: A5 o letras y cheques.
- Más de 26 categorías o archivo del ejercicio: archivador con separadores.
Con esas respuestas puedes comparar modelos, colores y cierres en carpetas clasificadoras y añadir al mismo pedido los archivadores a los que irá el papel cuando cierres el trimestre.
