Los archivadores de oficina se reparten en siete tipos: de palanca, carpetas de anillas, cajas de archivo definitivo, carpetas colgantes, clasificadores de fuelle, ficheros de cajones y revisteros. Se eligen por cuántas hojas guardas y cada cuánto las consultas: un archivador de palanca de lomo 80 mm, como el de Leitz, guarda 600 hojas A4 de 80 g/m².
En resumen:
- Lo que está vivo, como la contabilidad del año o los expedientes abiertos: archivador de palanca. Leitz y Esselte dan 350 hojas a su lomo de 50 mm y Esselte, 500 al de 75 mm.
- Lo que cambia, como manuales o listas de precios: carpeta de anillas, que abre sin palanca; con anillas de 25 mm, Leitz da de 190 a 230 hojas.
- Lo que ya está cerrado: caja de archivo definitivo, con lomos de 80 a 200 mm en Ofigo.
- Lo que se consulta por expediente: carpetas colgantes, en un cajón o un armario.
- Lo que está de paso: clasificador de fuelle de 7 a 26 departamentos, fichero de cajones o revistero.
En Ofigo tienes, por ejemplo, el archivador de palanca Elba A4 de lomo 80 mm con rado, el Esselte Colour'Breeze de lomo 75 mm, la carpeta Esselte de 4 anillas mixtas de 40 mm, la caja de archivo definitivo Liderpapel de lomo 100 mm y el cajón Fellowes para 6 cajas de 80 mm. El resto de formatos, de Liderpapel, Elba, Esselte o Exacompta, está en archivo y organización.
¿Qué tipos de archivadores hay?
Siete, y cada uno sirve para un momento de la vida de un papel: el de palanca y la carpeta de anillas para lo que se consulta, la caja de archivo definitivo para lo cerrado, y colgantes, clasificadores, ficheros y revisteros para lo que está de paso.
Estas son las medidas y formatos de cada tipo entre los archivadores a la venta en Ofigo:
| Tipo | Para qué documentos | Medidas y formatos en Ofigo |
|---|---|---|
| Archivador de palanca | Vivos: el ejercicio en curso, los expedientes abiertos | Lomo de 50 a 85 mm; A4, A4+, folio, cuarto y A3 apaisado |
| Carpeta de anillas | Que se actualizan: manuales, listas, presentaciones | 2 o 4 anillas de 15 a 60 mm |
| Caja de archivo definitivo | Cerrados: el histórico | Lomo de 80 a 200 mm; folio, folio prolongado, A4 y otros |
| Carpeta colgante | Un expediente por carpeta | A4, de 240 × 315 mm |
| Clasificador de fuelle | En tránsito: lo pendiente del mes | De 7 a 26 departamentos |
| Fichero de cajones | El papel en curso de cada puesto | De 3 a 11 cajones |
| Revistero | Revistas, folletos y dosieres | Lomo de 75 a 100 mm |
¿Archivador de oficina o mueble archivador?
Son dos cosas con el mismo nombre. En papelería, un archivador es la carpeta de cartón o plástico que guarda hojas taladradas en una estantería; en mobiliario, es el mueble de cajones en el que cuelgan las carpetas.
Aquí tratamos los primeros. Del mueble de cajones solo hablamos de lo que va dentro: las carpetas colgantes, que se sacan una a una sin mover las demás. Para la mesa, el equivalente pequeño del mueble son los ficheros de cajones de sobremesa, que en Ofigo van de 3 a 11 cajones.
¿Cuántas hojas caben en un archivador de palanca?
Depende del ancho del lomo. Leitz y Esselte dan 350 hojas A4 de 80 g/m² a sus archivadores de lomo 50 mm, Esselte da 500 al de lomo 75 mm y Leitz, 600 al de 80 mm.
Son las capacidades que publican los fabricantes en la página de cada modelo:
| Modelo | Mecanismo | Capacidad que indica el fabricante |
|---|---|---|
| Esselte de PP, 624151 | Palanca, lomo de 50 mm | 350 hojas A4 de 80 g/m² |
| Leitz Recycle 180°, 10190095 | Palanca, lomo de 50 mm | 350 hojas A4 de 80 g/m² |
| Esselte de cartón 100 % reciclado, 627565 | Palanca, lomo de 75 mm | 500 hojas A4 de 80 g/m² |
| Leitz Recycle 180°, 10180095 | Palanca, lomo de 80 mm | 600 hojas A4 de 80 g/m² |
| Leitz Cosy | 2 anillas redondas de 25 mm | 190 hojas de 80 g/m² |
| Leitz WOW | 2 anillas en D de 25 mm | 230 hojas de 80 g/m² |
Los datos salen de las páginas del Leitz Recycle de 80 mm y del Esselte de cartón reciclado de 75 mm, entre otras. Son cifras para papel de 80 g/m²: si dentro van fundas, separadores o papel más grueso, cuenta con menos hojas, y no llenes el archivador hasta el tope, porque la palanca tiene que cerrar sin forzarla. Todos los lomos están en archivadores de palanca, y para comparar mecanismos y acabados tienes la guía para elegir un archivador de palanca para la oficina.
¿Con rado o sin rado?
Con rado si los archivadores van de pie en una estantería abierta. Esselte llama al rado cierre de tapa, y Leitz explica que sirve para asegurar el archivador cuando está cerrado y en posición vertical.
En la tienda llevan rado, por ejemplo, el Elba de cartón jaspeado de lomo 80 mm, el Liderpapel Documenta forrado de PVC, en lomos de 52 y 75 mm, y el Esselte folio forrado de PVC. Van sin rado los Liderpapel Classic de cartón entrecolado y los Color System. Si los guardas tumbados o dentro de una caja, el cierre importa menos.
¿Cartón, cartón forrado o plástico?
Todos guardan lo mismo; cambia el acabado. El cartón forrado de papel jaspeado es el clásico, y el forrado de PVC cubre el cartón con plástico. En Ofigo los hay de cartón entrecolado, cartón forrado, cartón compacto, cartón forrado de PVC y plástico.
Leitz escribe que su cubierta de papel jaspeado resiste los arañazos. Si buscas material reciclado, Esselte fabrica uno de sus archivadores de 75 mm con cartón 100 % reciclado y certificaciones FSC y Blue Angel, y Leitz su Recycle, que se desmonta en papel, plástico y metal para reciclarlo por separado. En la tienda, el archivador Elba de cartón jaspeado de lomo 80 mm lleva el certificado Blue Angel. Por dentro, casi todos los de la tienda llevan un mecanismo de 2 anillas, y Elba hace uno de lomo 75 mm con doble mecanismo de 4.
¿Archivador A4 o folio?
El del formato de los papeles que archivas. En los datos de Ofigo, el A4 mide 210 × 297 mm y el folio, 215 × 315 mm: 5 mm más ancho y 18 mm más alto.
Un archivador folio admite hojas A4, pero al revés no: un documento folio sobresale de un archivador A4. Si en la oficina conviven los dos tamaños, el folio los cubre; lo que no conviene es mezclar formatos en la misma balda, porque los lomos quedan a distinta altura y cuesta leerlos. Para papeles más pequeños hay archivadores tamaño cuarto, también apaisados, y para hojas A3, el Elba A3 apaisado de 320 × 480 mm.
¿Cuándo usar una carpeta de anillas en lugar de un archivador de palanca?
Cuando el contenido cambia a menudo o la carpeta viaja: manuales que se revisan, listas que se sustituyen o la documentación de una reunión. Se abre sin palanca y ocupa menos estantería, a cambio de guardar menos hojas.
La Leitz Cosy de 2 anillas de 25 mm tiene un lomo de 32 mm, frente a los 50 a 80 mm de un archivador de palanca. Las hay de 2 y de 4 anillas, y las de 4 sujetan cada hoja por cuatro puntos. Con el mismo diámetro, Leitz da más capacidad a las anillas en D, que en la tienda se llaman mixtas: 190 hojas a su carpeta de 2 anillas redondas de 25 mm y 230 a la de 2 anillas en D. En Ofigo hay carpetas de anillas de 15 a 60 mm, y para ordenar lo de dentro tienes la guía de separadores para archivadores.
¿Qué caja de archivo definitivo elegir?
Una del formato de tus documentos y con lomo para el contenido de un archivador. En Ofigo hay cajas de archivo definitivo y de transferencia de lomo 80 a 200 mm, en folio, folio prolongado y A4, de cartón o de plástico.
La caja guarda lo que ya no se toca: el ejercicio cerrado, los contratos terminados, los expedientes de antiguos clientes. No tiene mecanismo, así que para encontrar un papel hay que bajarla y abrirla. Las Liderpapel de cartón ondulado van en 325 o 400 g, y la de plástico mide 360 × 100 × 260 mm. Para mover varias a la vez hay cajones contenedores, como el Fellowes para 4 o 6 cajas de 80 mm o el Elba para 5 archivadores de 100 mm. Todas están en archivo definitivo, y qué guardar en ellas lo cuenta la guía qué es el archivo definitivo.
¿Para qué sirven las carpetas colgantes, los clasificadores y los ficheros?
Para el papel que no va a una estantería: las colgantes, para tener cada expediente a mano en un cajón; los clasificadores de fuelle, para lo que está de paso, y los ficheros, para lo que se usa cada día en el puesto.
Una carpeta colgante guarda un expediente entero, de un cliente o de un empleado, y la Gio A4 de la tienda mide 240 × 315 mm. Los clasificadores de fuelle reparten los papeles en departamentos, de 7 a 26 en Ofigo, y algunos cierran con gomas: sirven para las facturas del mes o lo que viaja a la gestoría. Las diferencias entre modelos las tienes en carpeta clasificadora de fuelle o acordeón. Los ficheros de cajones, como el Archivo 2000 de 5 cajones, de 340 × 270 × 260 mm, ordenan impresos y formularios sobre la mesa, y los revisteros, de lomo 75 a 100 mm, guardan de pie revistas y folletos.
¿Cómo se combinan los tipos en un archivo de oficina?
En dos niveles: archivadores de palanca o carpetas de anillas para el año en curso y cajas de archivo definitivo para lo cerrado. Al terminar el ejercicio, el contenido de cada archivador pasa a una caja etiquetada y el archivador vuelve a usarse.
Así el mecanismo trabaja con lo que se consulta y el cartón guarda el resto. Las colgantes cubren lo que se busca por expediente, como el personal o los clientes activos. Para ordenar lo de dentro, por orden alfabético, numérico o por fechas, tienes la guía de sistemas de archivo de documentos; el paso a paso para montar el archivo está en cómo organizar el archivo de una oficina, y la comparación por volumen, en archivador de palanca o caja de archivo.
¿Cuánto tiempo hay que guardar los documentos de la empresa?
Seis años, contados desde el último asiento de los libros, para la documentación del negocio. Es el plazo del artículo 30 del Código de Comercio, salvo que otra norma fije uno distinto para un documento concreto.
El artículo habla de libros, correspondencia, documentación y justificantes, debidamente ordenados, y la obligación sigue aunque el empresario cese en su actividad. Cómo ordenar las facturas para cumplirlo lo explica la guía cómo archivar facturas en la empresa. Cuando un papel ya no tenga que guardarse, destrúyelo con un nivel de seguridad que vaya con lo que contiene; los niveles de la norma DIN 66399 están en qué destructora necesita tu empresa.
¿Cómo se etiqueta un archivador?
Con una etiqueta en el lomo que diga qué hay dentro y de qué periodo. Leitz y Esselte traen la etiqueta encolada en el lomo, y el Esselte Colour'Breeze lleva un bolsillo para cambiarla cuando cambie el contenido.
Las dos marcas ofrecen en su web una herramienta para diseñar e imprimir la etiqueta del lomo. Si prefieres otra, la etiqueta Elba de cartulina para lomo de 80 mm mide 190 × 54 mm y viene en paquetes de 10, y las medidas de etiquetas adhesivas para lomo están en etiquetas adhesivas para oficina. Escribe siempre los mismos datos en el mismo orden, por ejemplo año, área y número, para encontrar un archivador sin abrirlo.
Si compras para toda la empresa, en material de oficina para empresas juntas archivo, papel y etiquetas en un pedido, y para dudas con un formato escríbenos desde contacto.
Guía elaborada por el Equipo Ofigo. Datos comprobados el 25 de octubre de 2026 en las páginas de Leitz y Esselte, en el BOE y en los archivadores a la venta en Ofigo.
