Los separadores para archivadores se eligen por tres datos: el índice (numérico, alfabético A-Z o en blanco para escribir), el formato de la carpeta (A4, folio o cuarto) y el material (cartulina o plástico). Si guardas los papeles en fundas multitaladro, pide separadores A4+: según las fichas de Exacompta, un separador A4 de la marca mide 22,5 cm de ancho contando la pestaña y una funda A4, 23 cm, así que la pestaña queda por detrás de las fundas, mientras que el A4+ mide 24,5 cm y asoma.
En resumen:
- Índice: 1-12 para meses, 1-31 para días, A-Z para nombres y en blanco para temas o proyectos.
- Formato: el de la carpeta; A4+ si archivas en fundas.
- Taladros: multitaladro; en los juegos que detallan la perforación, 11 taladros en A4 y 16 en folio.
- Material: cartulina para la consulta ocasional; plástico para el uso diario y los juegos que reutilizas cada año.
- Cuántos: uno por cada sección en la que de verdad buscas; tu sistema de archivo marca el juego.
¿Qué tipos de separadores para archivadores hay?
Todos dividen el contenido en secciones con una pestaña visible; lo que cambia es lo que lleva impreso la pestaña:
- Numéricos. Pestañas del 1 al 5, 10, 12, 20, 31 o 50, para series que se consultan por número: meses, días del mes, clientes o expedientes numerados.
- Alfabéticos A-Z. Agrupan las letras en menos pestañas que el abecedario: los alfabéticos Multifin del catálogo tienen 20 y el juego A-Z de Exacompta trae 20 separadores. Son los de clientes, proveedores o personal ordenados por apellido o razón social.
- En blanco o de colores. Pestañas sin imprimir, de 5 a 12 posiciones, como el juego Q-Connect de 10 separadores de cartulina A4 multitaladro. Muchos traen una hoja índice para escribir el nombre de cada sección, y valen para cualquier criterio: temas, fases de un proyecto o departamentos.
- Mensuales. El juego numérico 1-12 hace de índice mensual, con el 1 para enero. Si prefieres leer el nombre del mes, usa uno de 12 posiciones en blanco y escribe los meses en la hoja índice.
Qué criterio te conviene depende de cómo buscas los papeles; la guía de sistemas de archivo de documentos compara la clasificación alfabética, numérica y cronológica. Esta tabla resume los juegos que tenemos, con los datos de las fichas del catálogo:
| Juego | Índice | Pestañas | Material | Formato | Taladros |
|---|---|---|---|---|---|
| Q-Connect numérico 1-12 | Números | 12 | Plástico | A4 | Multitaladro |
| Q-Connect numérico 1-31 | Números | 31 | Plástico | A4 | Multitaladro |
| Q-Connect numérico 1-50 | Números | 50 | Cartón | A4 | Multitaladro |
| Q-Connect alfabético | A-Z | No indicado | Plástico | A4 | Multitaladro |
| Elba alfabético | A-Z | No indicado | Plástico de 120 micras | A4 o folio | 11 en A4, 16 en folio |
| Multifin 3005 | A-Z | 20 | Plástico | Folio, 215 × 310 mm | No indicado |
| Q-Connect de cartulina | En blanco | 5, 6, 10 o 12 | Cartulina | A4; el de 10, también en A5 | Multitaladro en A4 |
| Exacompta de cartulina blanca | En blanco | 12 | Cartulina de 160 g/m² | A4 o A4+ | Multitaladro |
| Esselte de plástico | En blanco, 5 colores | 5 o 10 | Plástico | A4 o folio | Multitaladro |
| Liderpapel de plástico | En blanco | 5 | Plástico | Cuarto | 11 |
El gramaje de los juegos Exacompta procede de la ficha del fabricante. En los alfabéticos de Q-Connect y Elba, la ficha no indica cuántas pestañas tienen.
¿Separadores A4 o A4+? La pestaña que desaparece entre las fundas
Un separador A4 es algo más ancho que la hoja para que la pestaña sobresalga de los papeles. El problema aparece con las fundas multitaladro, que también son más anchas que la hoja porque tienen que envolverla y llevan la banda perforada: la pestaña de un separador A4 queda a la altura del borde de las fundas o por detrás, y deja de verse. Para eso existen los A4+, también llamados A4 maxi o extra anchos. Estas son las medidas que declara Exacompta para el juego de 12 posiciones de cartulina blanca de 160 g/m² en A4 y en A4+, y para las fundas A4 de la marca:
| Elemento | Ancho × alto | Más ancho que la hoja | Con fundas A4 |
|---|---|---|---|
| Hoja A4 (ISO 216) | 21 × 29,7 cm | — | — |
| Separador A4 Exacompta, 12 posiciones | 22,5 × 29,7 cm | 1,5 cm | La pestaña queda por detrás |
| Funda multitaladro A4 Exacompta | 23 × 30,5 cm | 2 cm | — |
| Separador A4+ Exacompta, 12 posiciones | 24,5 × 29,7 cm | 3,5 cm | La pestaña asoma |
Los otros juegos A4+ de Exacompta que vendemos, el de cartulina símil prespán y el de cartulina brillo, declaran entre 24,2 y 24,5 cm de ancho. Otras marcas varían unos milímetros, así que, antes de comprar, mide el ancho de tus fundas y compáralo con el del separador. Si archivas en fundas, elige el juego Exacompta de 12 separadores A4+ de cartulina blanca; si taladras las hojas directamente, te basta el juego Exacompta de 12 separadores A4 de cartulina blanca. Exacompta presenta el formato A4 maxi como ideal para organizar fundas perforadas en carpetas A4+, y en el catálogo hay carpetas de anillas A4+ de 2 y de 4 anillas.
Qué funda elegir (micras, acabado y formato) y cuántas caben en cada carpeta lo tienes en fundas multitaladro para folios.
¿Separadores de cartulina o de plástico?
La cartulina es la opción para archivos de consulta ocasional y para los que cambian de secciones a menudo: en la pestaña se escribe con cualquier bolígrafo. La referencia es el gramaje: Exacompta declara 160 g/m² en los juegos de cartulina blanca, el doble que una hoja de papel de 80 g/m²; entre 220 y 225 g/m² en los de cartulina de colores, casi el triple; y 400 g/m² en la serie Aquarel, cinco veces el gramaje de esa hoja. Las fichas de los juegos de cartulina del catálogo indican certificaciones como FSC, PEFC o Ángel Azul.
El plástico aguanta mejor el manoseo diario y la humedad, y el mismo juego sirve de un ejercicio a otro. Aquí la referencia es el grosor en micras: el alfabético Elba es de 120 micras y el juego Oxford de polipropileno, de 500, bastante más rígido. Como regla práctica, si el archivador se vacía y se vuelve a llenar cada año, como el de facturas por meses, conviene el plástico, porque reutilizas el juego; si el contenido pasa entero al archivo definitivo con los separadores dentro, basta la cartulina.
¿A4, folio o cuarto? Formatos y taladros
El separador tiene que ser del mismo formato que la carpeta. En las oficinas españolas conviven el A4 de la norma ISO 216, el folio y el cuarto, cada uno con una perforación distinta:
| Formato | Medida | Taladros | Juegos del catálogo |
|---|---|---|---|
| A4 | 210 × 297 mm (ISO 216) | Multitaladro; 11 en Elba y en el A-Z de Exacompta | Q-Connect, Exacompta, Esselte y Elba |
| A4+ | 24,2 a 24,5 cm de ancho en Exacompta | Multitaladro | Exacompta |
| Folio | 215 × 315 mm | 16 en el A-Z de Elba | Elba, Esselte y Multifin 3005 |
| Cuarto | 155 × 215 mm en Multifin | 11 en Liderpapel | Liderpapel y Multifin 3002; Multifin 3003 en cuarto apaisado |
| A5 | 148 × 210 mm (ISO 216) | No indicado | Q-Connect de cartulina, 10 posiciones |
| A3 apaisado | 420 × 297 mm (ISO 216) | Multitaladro | Exacompta de cartulina brillo, 5 posiciones |
Si archivas en folio, comprueba la perforación de tu carpeta: el separador alfabético Elba de plástico de 120 micras en folio lleva 16 taladros. Si tu oficina usa carpetas Multifin, compra los separadores de la misma serie: el Multifin 3005 de folio (215 × 310 mm) comparte serie y medida con la carpeta Multifin Alfa 3005-M de 16 anillas, y el 3002 de cuarto (155 × 215 mm), con la Alfa 3002-M de 11 anillas.
El archivador de palanca trabaja con dos anillas, así que admite separadores multitaladro del mismo formato: A4 en un archivador A4 y folio en uno de folio. Si todavía no has elegido carpeta, la comparativa de carpetas de 2 o 4 anillas explica qué cambia entre los dos mecanismos.
¿Cuántos separadores poner en un archivador?
No hay un número correcto: lo marca la forma en que buscas. Nuestra regla práctica es poner un separador por cada sección en la que de verdad vas a buscar y elegir el juego que reproduce ese criterio:
| Si buscas los papeles por… | Índice | Separadores | Juego que encaja |
|---|---|---|---|
| Mes: facturas, nóminas, extractos | Numérico 1-12 | 12 | Q-Connect 1-12 de plástico |
| Día del mes: albaranes, partes diarios | Numérico 1-31 | 31 | Q-Connect 1-31 de plástico |
| Trimestre: cuatro secciones y una de resúmenes | Numérico 1-5 o en blanco | 5 | Q-Connect 1-5 de plástico o de cartulina de 5 |
| Apellido o razón social | A-Z | Según el juego; 20 en Multifin | Q-Connect o Elba A-Z |
| Número de cliente o expediente | Numérico | 20 o 50 | Q-Connect 1-20 de plástico o 1-50 de cartón |
| Proyecto, tema o departamento | En blanco | De 5 a 12 | Q-Connect de cartulina de 5, 6 o 10; Exacompta de 12 |
Dos ajustes evitan que el sistema se estropee con el uso. Si una sección apenas tiene papeles, únela a la vecina; si una sola crece hasta ocupar medio archivador, llévala a uno propio. Y recuerda que los separadores también ocupan sitio en el mecanismo: la guía de tipos de archivadores recoge cuántas hojas caben según el lomo. Para el año de facturas por meses, los separadores numéricos Q-Connect 1-12 de plástico cubren el ejercicio; para albaranes por días, el juego Q-Connect 1-31 de plástico; y para clientes por apellido, el separador alfabético Q-Connect A-Z de plástico.
Cómo montar el archivo con separadores, paso a paso
- Decide el criterio antes de comprar. Mes, nombre, número o tema: el criterio define el juego.
- Elige carpeta y separador del mismo formato. A4 con A4 y folio con folio; si usas fundas, separadores A4+ y, mejor, una carpeta A4+.
- Rellena la hoja índice antes de meter papeles. Escribe el nombre de cada sección en la hoja índice o en la pestaña y repite el mismo orden en todos los archivadores de la misma serie.
- Archiva siempre igual. Cada separador va delante de la sección que abre, y dentro de ella los papeles siguen siempre el mismo orden, del más antiguo al más reciente o al revés.
- Usa el color como segunda pista. Con juegos de colores, como el juego Esselte de 10 separadores de plástico en 5 colores, puedes asignar un color a cada tipo de documento en toda la oficina.
- Rotula el lomo con el contenido y el periodo.
- Revisa al cerrar el periodo. Al terminar el año, pasa al archivo definitivo lo que ya no consultas y reutiliza los separadores de plástico en el archivador nuevo.
Todos los juegos citados están en fundas y separadores: elige primero el criterio y el formato, y después el material.
