Cómo hacer etiquetas en Word con hojas Apli, Avery o Q-Connect

Para hacer etiquetas en Word, abre la pestaña Correspondencia, pulsa Etiquetas y, en Opciones, elige el proveedor y el número de producto de tu hoja; si tu código no aparece, crea la etiqueta con Nueva etiqueta y las medidas de tu hoja. Para repetir el mismo texto en toda la hoja, escríbelo en el cuadro Dirección y pulsa Nuevo documento; para imprimir una lista de nombres o direcciones, usa Iniciar combinación de correspondencia con una hoja de Excel. Antes de gastar etiquetas, imprime una prueba en papel normal y compárala a contraluz con la hoja.

En resumen:

• Programa: Word de escritorio, en Windows o Mac. Word para la Web no crea etiquetas desde el cuadro de etiquetas ni ejecuta combinaciones de correspondencia.
• Plantilla: se elige por el código de la hoja, como Apli 1273 o Q-Connect KF10647, no solo por la medida de la etiqueta.
• Si no hay plantilla: Nueva etiqueta, con márgenes, distancias, columnas y filas medidos en la hoja.
• Listas: Excel con los encabezados en la primera fila y el código postal en formato de texto.
• Alineación: un desfase igual en todas las etiquetas se corrige en el margen; uno que crece hacia abajo, en la distancia vertical.

¿Qué necesitas antes de hacer etiquetas en Word?

• Word de escritorio, para Windows o para Mac. Según la ayuda de Microsoft, Word para la Web no crea etiquetas directamente, solo a partir de una plantilla, y no puede ejecutar una combinación de correspondencia, aunque conserve la que se preparó en el escritorio.
• El código y las medidas de la hoja. Están en la caja y en el nombre del producto: la hoja de etiquetas Apli 1273 de 70 × 37 mm lleva 24 etiquetas por A4, igual que la Q-Connect KF10647 de 70 × 37 mm. El código decide la plantilla; la medida, si cabe lo que quieres escribir.
• Papel para las pruebas. Unas hojas de papel de fotocopiadora A4 para comprobar la alineación sin gastar etiquetas.

Si todavía tienes que elegir la hoja por medida, acabado o tecnología de impresión, la guía de papel adhesivo para imprimir repasa formatos y materiales.

Paso 1: ¿cómo elegir la plantilla de etiquetas en Word?

En la pestaña Correspondencia, pulsa Etiquetas y, en el cuadro que se abre, Opciones. Ahí se fijan tres datos que, como recuerda Microsoft, deben coincidir con las hojas que vas a cargar: el tipo de impresora, que debe ser de hojas sueltas y no de papel continuo, el proveedor de etiquetas y el número de producto.

1. En Proveedores de etiquetas, elige la marca de tu hoja. Para las hojas Avery en A4, como las removibles de 62 × 89 mm o las redondas de 37, 51 y 60 mm del catálogo, la entrada es Avery A4/A5; la versión US Letter corresponde a las hojas americanas de 8,5 × 11 pulgadas (215,9 × 279,4 mm), que no coinciden con el A4.
2. En Número de producto, busca el código impreso en la caja. Al seleccionarlo, Word muestra la información de la etiqueta, y el botón Detalles enseña todas sus medidas: compáralas con tu hoja.
3. Pulsa Aceptar. En Word para Mac, la lista de marcas se llama Productos de etiqueta.

Si tu hoja no aparece en la lista, hay dos atajos antes de ponerte a medir. Si es de Apli, el fabricante publica más de 200 plantillas de etiquetas imprimibles para Word: escribes la referencia de tu hoja en su buscador y descargas un documento ya configurado. Y si tu hoja tiene la misma medida y el mismo número de etiquetas que otra con plantilla, la tabla siguiente te dice cuál; en ese caso, compara las medidas con Detalles o con una regla antes de darla por buena.

¿Qué plantilla sirve para cada hoja Apli o Q-Connect?

La tabla empareja las hojas Apli y Q-Connect del catálogo con la misma medida y el mismo número de etiquetas, según el nombre de cada referencia, y añade dos datos que necesitarás si creas la etiqueta a mano: cuántas etiquetas hay a lo ancho y a lo alto, y cuánto espacio queda libre en el A4 de 210 × 297 mm (norma ISO 216) después de restar las etiquetas. Ese espacio se reparte entre márgenes y separaciones; un 0 a lo ancho significa que las etiquetas llegan a los bordes laterales.

Cuando una fila tiene dos medidas, la primera es la de Apli y la segunda, la de Q-Connect. Cómo leer la tabla:

• Parejas exactas con muy poco espacio libre, como 70 × 37 o 105 × 74 mm: la disposición apenas puede variar entre marcas, y la plantilla de una sirve de punto de partida para la otra.
• Parejas exactas con espacio libre, como 70 × 35 mm, con 17 mm a lo alto, o 105 × 57 mm, con 12: cada fabricante puede repartirlo de otra forma entre el margen superior y las separaciones. Compara con Detalles o mide antes de usar la plantilla de la otra marca.
• Parejas casi iguales: entre 42,4 y 42,3 mm hay 0,1 mm por fila, que en siete filas suman 0,7 mm; entre 38 y 38,1 mm, 0,5 mm en cinco columnas, y entre 148 y 148,5 mm, 1 mm en dos filas. Suele no notarse, pero la prueba en papel lo confirma.
• Formatos con márgenes y separaciones, como los Q-Connect de 63,5 × 38,1 o 99,1 × 33,9 mm, y las hojas Q-Connect sin pareja Apli, como la KF10639 de 66 × 33,9 mm o la KF10657 de 105 × 48: hay que medirlas y crear la etiqueta, como se explica en el paso 2.

Paso 2: ¿cómo crear una etiqueta personalizada en Word?

Si tu hoja no tiene plantilla, pulsa Nueva etiqueta en el cuadro de opciones. Word te pide un nombre para la etiqueta y estas medidas, que puedes escribir en milímetros si cambias la unidad en Archivo › Opciones › Avanzadas › Mostrar › Mostrar medidas en unidades de:

• Márgenes superior y lateral: del borde superior de la hoja al borde superior de la primera etiqueta, y del borde izquierdo de la hoja al de la primera etiqueta.
• Distancias vertical y horizontal: de la parte superior de una etiqueta a la de la siguiente, y del borde izquierdo de una al de la de al lado. Es el paso, no el hueco: incluye la etiqueta y la separación, y si no hay separación coincide con el alto o con el ancho.
• Alto y ancho de la etiqueta, número de etiquetas a lo ancho y a lo alto, y tamaño de página, A4.

Mide con una regla milimetrada sobre una hoja sin usar. Para las distancias, no midas de una etiqueta a la contigua: mide de la primera a la última de la columna y divide entre el número de saltos. En una hoja de 8 filas, si de la parte superior de la primera etiqueta a la de la octava hay 259 mm, la distancia vertical es 259 ÷ 7 = 37 mm; un error de medio milímetro en la regla se reparte entre siete saltos y queda por debajo de una décima.

Las medidas tienen que caber en la página: el margen lateral, más la distancia horizontal multiplicada por el número de columnas menos una, más el ancho de la etiqueta, no puede pasar de 210 mm, y lo mismo a lo alto con 297. Para la Q-Connect KF10647, por ejemplo: 70 × 37 mm, 3 columnas y 8 filas, distancias iguales al ancho y al alto porque no hay separación, margen lateral 0 y un margen superior de alrededor de medio milímetro, porque sobra 1 mm a lo alto; la prueba en papel lo confirmará. Al aceptar, la nueva etiqueta queda guardada en la lista Número de producto para la próxima vez.

Paso 3: ¿cómo hacer una hoja de etiquetas iguales o distintas?

Con la plantilla elegida, vuelve al cuadro de etiquetas:

• Todas iguales, como un remite o el nombre de un departamento: escribe el texto en el cuadro Dirección, marca Página completa de la misma etiqueta y pulsa Nuevo documento. Word crea un documento con una tabla cuyas celdas son las etiquetas, que puedes revisar, guardar e imprimir como cualquier otro.
• Todas distintas, como las de un juego de carpetas o de cajones: deja el cuadro Dirección vacío y pulsa Nuevo documento; tendrás la tabla en blanco para escribir en cada celda. Si no ves los contornos, activa la visualización de las líneas de cuadrícula de la tabla.
• Una sola etiqueta: la opción Etiqueta única pide la fila y la columna donde imprimirla, para aprovechar una hoja empezada. Hazlo solo con impresoras de tinta: en una láser, los bordes de las etiquetas que quedan en una hoja empezada pueden levantarse dentro de la máquina y quedarse pegados en el fusor.

Mejor Nuevo documento que Imprimir: según Microsoft, el botón Imprimir de ese cuadro envía las etiquetas directamente a la impresora predeterminada, sin vista previa ni cuadro de diálogo de la impresora, así que no podrías elegir bandeja, tipo de papel ni escala. En el documento, da formato desde la pestaña Inicio como a cualquier texto y deja un par de milímetros libres alrededor del contenido de cada etiqueta, sobre todo en las de los bordes cuando la hoja no tiene margen.

Paso 4: ¿cómo hacer etiquetas en Word con una lista de Excel?

Para una lista de nombres o direcciones se usa la combinación de correspondencia: Word lee una hoja de Excel y rellena una etiqueta por fila. Prepara antes el archivo, con estas recomendaciones de Microsoft:

• Una fila por etiqueta y, en la primera fila, encabezados claros, como Nombre, Empresa, Dirección, CP, Localidad y Provincia: serán los nombres de los campos en Word.
• Todos los datos en la primera hoja del libro, el archivo guardado en tu equipo y los cambios hechos antes de conectarlo con Word.
• La columna del código postal, con formato de texto (Inicio › Número › Texto) antes de escribir o importar los códigos. Si no, Excel los guarda como números y se pierde el cero inicial, y Microsoft advierte de que la combinación elimina esos ceros si la columna no tiene formato de texto. En España afecta a todos los códigos de Álava, Albacete, Alicante, Almería, Ávila, Badajoz, Illes Balears, Barcelona y Burgos, que empiezan por 0: 08001 acabaría convertido en 8001.

1. En un documento en blanco, ve a Correspondencia › Iniciar combinación de correspondencia › Etiquetas, elige proveedor y número de producto, o tu etiqueta personalizada, y acepta. Word dibuja la tabla de la hoja.
2. Pulsa Seleccionar destinatarios, elige usar una lista existente y abre tu archivo de Excel; Word te pedirá la hoja que contiene los datos.
3. Con Editar lista de destinatarios puedes desmarcar, ordenar o filtrar registros.
4. En la primera etiqueta, inserta el Bloque de direcciones o añade los campos uno a uno con Insertar campo de combinación, con los saltos de línea y los espacios que necesites. Si el bloque sale incompleto, Asignar campos empareja tus columnas con los campos que espera Word.
5. Da formato a esa primera etiqueta y pulsa Actualizar etiquetas: Word copia su diseño en todas las demás.
6. Activa Vista previa de resultados y recorre los registros: los nombres y las direcciones más largos son los que se salen de la etiqueta.
7. Termina con Finalizar y combinar › Editar documentos individuales: obtendrás un documento normal con todas las etiquetas, que puedes revisar antes de imprimir. La opción Imprimir documentos lanza la impresión sin crear ese documento.

Guarda el documento principal: queda conectado a la hoja de Excel y, al abrirlo otra vez, Word te pregunta si quieres mantener la conexión; responde que sí y trabajarás con la lista actualizada. Para saber cuántas hojas necesitas, divide los registros entre las etiquetas por hoja y redondea hacia arriba: 130 direcciones en hojas de 24 son 6 hojas, la última con 10 etiquetas. Si lo que imprimes son etiquetas de producto, con lotes o fechas que cambian, la guía para imprimir etiquetas para productos explica qué datos deben llevar.

Paso 5: ¿cómo hacer la prueba de alineación y corregir el desfase?

Imprime la primera página en papel normal, al 100 % y sin ninguna opción de ajuste a la página, con el tamaño A4 tanto en Word como en el controlador de la impresora. Superpón la prueba a una hoja de etiquetas y mírala a contraluz. Según cómo se reparta el error, la corrección está en un sitio u otro:

Un ejemplo: en una hoja de 8 filas, la primera fila sale bien y la octava cae 3,5 mm por debajo de su etiqueta. El error es de 3,5 ÷ 7 = 0,5 mm por fila: la distancia vertical de la plantilla es medio milímetro mayor que la real, así que réstale 0,5 mm y repite la prueba. Si el desfase cambia de una hoja a otra, la causa es mecánica: ajusta las guías de la bandeja y carga las hojas de una en una. Y si cada día imprimes unas pocas etiquetas sueltas, una impresora de rollo puede resultarte más práctica que las hojas A4: la guía de la impresora para etiquetas adhesivas compara rotuladoras, impresoras térmicas y etiquetadoras.

¿Cómo se hacen etiquetas en LibreOffice?

LibreOffice Writer tiene una herramienta equivalente en Archivo ▸ Nuevo ▸ Etiquetas, con tres pestañas:

• Etiquetas: en Marca y Tipo eliges el formato. La lista incluye marcas como Avery, Herma, Leitz o Sigel, pero no Apli ni Q-Connect; para esas hojas, elige el tipo Usuario y define las medidas en la pestaña Formato. En la pestaña Etiquetas también escribes el texto o insertas campos de una base de datos con las listas Base de datos y Tabla.
• Formato: distancia horizontal y vertical, medidas de borde a borde de etiquetas contiguas como en Word, anchura, altura, margen izquierdo y superior, columnas y filas. Con Guardar conservas el formato para otras veces.
• Opciones: Toda la página o Etiqueta única, con su columna y su fila. Si marcas Sincronizar contenidos, solo editas la etiqueta de arriba a la izquierda y el botón Sincronizar etiquetas la copia en las demás.

Termina con Documento nuevo. Para una lista de direcciones, la hoja de cálculo tiene que estar registrada como origen de datos, con Archivo ▸ Asistentes ▸ Origen de datos de direcciones y la opción Otro origen de datos externo. Al imprimir un documento con campos de base de datos, LibreOffice pregunta si quieres imprimir una carta modelo: responde que sí y, en el cuadro Combinar correspondencia, elige todos los registros o un intervalo y si la salida va a la impresora o a un archivo.

¿Qué hojas de etiquetas conviene tener para Word?

• Remites y mailing: las de 24 etiquetas de 70 × 37 mm, en Apli 1273 o Q-Connect KF10647, para direcciones de varias líneas.
• Envíos y paquetes: la Apli 1274 de 105 × 37 mm, 16 por hoja, o la Apli 1278 de 105 × 57 mm, 10 por hoja, con sitio para el logotipo y el remite.
• Formato con márgenes: la Q-Connect KF01587 de 63,5 × 38,1 mm, 21 por hoja, que se configura midiendo.
• Códigos y referencias cortas: la Apli 1283 de 38 × 21,2 mm, 65 por hoja.
• Diseños libres: la hoja completa Apli 1281 de 210 × 297 mm, para imprimir y recortar.

Según su nombre, todas admiten láser, tinta y fotocopiadora. El resto de formatos, incluidos los removibles y los de poliéster, está en etiquetas adhesivas.