Tipos de talonarios de recibos, facturas y albaranes: cuál elegir

Los tipos de talonarios de recibos, facturas y albaranes se eligen por 3 decisiones: documento, formato y copias. Un recibo acredita un cobro, un albarán una entrega y una factura debe reunir los requisitos que correspondan del Reglamento de facturación, con sus supuestos y excepciones.

Puedes empezar por el talonario de facturas T200 o el talonario de albaranes T215, dentro de talonarios y autocopiativos. Para facturar a mano, el contenido lo marca el Reglamento de facturación, no el talonario: aquí tienes cada dato con su artículo.

En resumen:

• Documento: un recibo declara un cobro, una factura detalla lo vendido con su precio y un albarán lo firma quien recibe la mercancía.
• Formato: bolsillo, octavo, cuarto, folio o tres en folio; los formatos de cada documento cambian, como verás en la tabla.
• Copias: en los ocho modelos Liderpapel de la tabla, la primera cifra del código T indica las copias: 1, solo original; 2, original y copia; 3, original y dos copias.
• Factura: el artículo 6 del Real Decreto 1619/2012 enumera sus datos; la simplificada solo cabe en los supuestos de su artículo 4.
• Tus datos: los talonarios son modelos genéricos, así que tu nombre, tu NIF y tu domicilio los añades tú.

¿Qué tipos de talonarios hay y para qué sirve cada uno?

Hay un tipo por documento: recibos, facturas, albaranes y entregas, pedidos y presupuestos, comandas de camarero, vales, inquilinato y comunidad. La tabla resume para qué sirve cada uno y los formatos y copias que tienen los modelos de la categoría.

El Diccionario de la lengua española define el talonario como el cuaderno con «libranzas, recibos, billetes u otros documentos, de los cuales, cuando se cortan, queda una parte como comprobante». Las definiciones de recibo, factura, albarán, comanda y vale de la tabla salen del mismo diccionario.

Las columnas de formatos y copias orientan la elección del documento; comprueba el modelo concreto antes de comprar. La categoría tiene además talonarios de ausentes, lotería, multiusos, órdenes de trabajo y tiras de rifa. Algunos modelos pueden estar agotados, así que comprueba la disponibilidad en la página del que elijas.

¿Cómo elegir entre bolsillo, octavo, cuarto y tres en folio?

Elige el formato por el documento y por el espacio que necesitas para escribir. Los modelos comparados tienen nombres de formato propios: bolsillo, octavo, cuarto y tres en folio. No los trates como equivalentes automáticos de los tamaños de la serie A.

La denominación de formato ayuda a comparar estos impresos, pero no es una medida exacta para imprimir una plantilla encima. Si necesitas hacerlo, comprueba las dimensiones y la distribución de campos de la unidad que vas a utilizar antes de preparar una serie.

La página de Liderpapel del camarero T250 identifica ese modelo de bolsillo con original y copia. No traslades los datos de un talonario de camarero a uno de facturas solo porque ambos lleven el mismo nombre de formato.

¿Solo original, con matriz, con copia o con dos copias?

Depende de quién necesita un ejemplar: con matriz o con copia te queda un comprobante, y con dos copias el documento llega a tres manos. En los modelos T105, T200 y T315 citados a continuación, la primera cifra distingue: 1, solo original; 2, original y copia; 3, original y dos copias.

• Solo original con matriz. La matriz es, para el Diccionario, la parte de los libros talonarios «que queda encuadernada al cortar o separar los talones». Anotas en ella lo mismo que en el talón. Es el sistema del talonario de recibos Liderpapel de tres en folio con matriz (T105).
• Original y copia. La copia se forma al escribir sobre el original: entregas el original y conservas la copia. Es el caso del talonario de facturas Liderpapel en octavo con IVA, original y copia (T200).
• Original y dos copias. Sirve para documentos que pasan por tres manos, como un albarán para el cliente, otro firmado para la oficina y otro para el almacén: el talonario de albaranes en cuarto con original y dos copias (T315).

Para las facturas, elige un modelo con copia. El reglamento obliga a expedir «factura y copia de esta» en su artículo 2.1. Además, el artículo 19.1 pide conservar las copias o matrices de las facturas expedidas.

Ojo con la palabra «duplicado». En algunos nombres de talonarios significa original y copia, pero en facturación es otra cosa. El artículo 14 solo admite un original de cada factura. Los duplicados caben cuando hay varios destinatarios o se pierde el original, y llevan la expresión «duplicado».

Si imprimes documentos con copias en una impresora matricial, la guía de papel continuo explica los juegos de 2 y 3 hojas.

¿Qué datos debe llevar una factura hecha a mano?

Sin perjuicio de los supuestos específicos de los apartados 3, 4 y 5, una factura completa lleva los datos del artículo 6.1 del Real Decreto 1619/2012: número y serie, fecha, nombre y domicilio de las dos partes, NIF, descripción con la base imponible, tipo y cuota. La simplificada lleva los del artículo 7, que verás más abajo.

Este es un resumen de los requisitos de las letras a) a p) del artículo 6.1 del Reglamento de facturación, en el orden del texto:

• a) Número y, en su caso, serie, con numeración correlativa dentro de cada serie. Las rectificativas van en una serie específica.
• b) Fecha de expedición.
• c) Nombre y apellidos o razón social completa de quien expide la factura y del destinatario.
• d) Tu NIF. El del destinatario es obligatorio en los casos de esa letra, entre ellos cuando la operación se realiza en el territorio del impuesto y tú estás establecido en él.
• e) Domicilio de quien expide la factura y del destinatario.
• f) Descripción de las operaciones, con los datos para calcular la base imponible, el precio unitario sin impuesto y cualquier descuento no incluido en ese precio.
• g) y h) El tipo impositivo aplicado y la cuota repercutida, consignada por separado.
• i) La fecha de la operación o del pago anticipado, si es distinta de la de expedición.
• j) a p) Las menciones que procedan, como la mención de la exención o «inversión del sujeto pasivo».

El artículo 6.2 añade un caso práctico: si en la misma factura hay operaciones a tipos distintos, la base de cada una va por separado. Lo mismo ocurre en los demás supuestos que enumera ese apartado, incluidos los de operaciones exentas junto con otras que no lo son.

Los modelos Liderpapel de facturas se venden «con IVA» o «sin IVA», y hay versiones con IGIC. Ninguno lleva impresos tus datos, porque son genéricos. Escríbelos en la cabecera o estámpalos con uno de los sellos pre-entintados.

Al rellenar el juego, apoya el talonario en una superficie dura para que la copia se lea, como explica la guía de papel autocopiativo, carbón y pergamino.

¿Cuándo se puede hacer una factura simplificada?

Solo en los supuestos del artículo 4: importes de hasta 400 euros, IVA incluido; las rectificativas; y hasta 3.000 euros, IVA incluido, en las operaciones de su apartado 2. El apartado 4 la prohíbe en ciertas operaciones, aunque el importe sea pequeño.

Las operaciones del artículo 4.2 son concretas. Incluyen las ventas al por menor, la hostelería y la restauración, el transporte de personas, la peluquería, el aparcamiento y la tintorería, entre otras. Para el reglamento, son ventas al por menor las entregas de bienes en las que el destinatario no actúa como empresario o profesional, sino como consumidor final.

No cuentan como venta al por menor los bienes que, «por sus características objetivas, envasado, presentación o estado de conservación», sean principalmente de uso empresarial o profesional. Además, el apartado 3 permite a la Agencia Tributaria autorizar otros supuestos.

La factura simplificada lleva menos datos, los del artículo 7.1:

• Número y, en su caso, serie, correlativa dentro de cada serie.
• Fecha de expedición y, si es distinta, la de la operación.
• Tu NIF y tu nombre o razón social completa.
• La identificación del tipo de bienes o servicios.
• El tipo impositivo aplicado y, si quieres, la expresión «IVA incluido».
• La contraprestación total.
• En las rectificativas, la identificación expresa de la factura rectificada, y las menciones especiales que procedan.

Cuando el destinatario es un empresario o profesional y lo exige, se añaden NIF, domicilio y cuota separada en los términos del artículo 7.2. El apartado 3 también exige esos datos para un destinatario no empresario que los pida para ejercer un derecho tributario. Y si en un mismo año natural expides facturas completas y simplificadas, cada tipo va en su serie (artículo 7.1.a).

¿Cuándo se expide la factura y cómo se corrige un error?

Se expide al hacer la operación; si el cliente es un empresario o profesional que actúa como tal, antes del día 16 del mes siguiente al devengo del impuesto (artículo 11.1). El artículo 15 regula la factura rectificativa y contempla supuestos específicos; consulta su texto antes de corregir una factura.

En los términos del artículo 15.4, la rectificativa es una factura nueva que identifica la rectificada. Si te equivocas al escribir un juego antes de entregarlo, consérvalo en el talonario: la numeración de cada serie debe ser correlativa (artículo 6.1.a).

Varias operaciones de un mismo mes para el mismo cliente pueden ir en una sola factura recapitulativa (artículo 13). Se expide como máximo el último día de ese mes natural. Si el cliente es un empresario o profesional que actúa como tal, antes del día 16 del mes siguiente.

¿Un recibo sirve como factura?

El recibo declara un cobro. Para documentar una factura, el escrito debe cumplir los requisitos del artículo 6 o, en los supuestos de simplificada, del artículo 7. Si la operación obliga a expedir factura (artículo 2), expídela aparte, aunque hayas entregado un recibo.

En un recibo anota de quién cobras, cuánto, por qué concepto y cuándo, y fírmalo. El Diccionario lo define como «escrito o resguardo firmado en que se declara haber recibido dinero u otra cosa».

Con matriz, copias los datos a mano en la parte que queda encuadernada. Con original y copia, la copia sale al escribir, como en el talonario de recibos de tres en folio con original y copia (T236). Hay también un modelo de recibos con original y dos copias, el T336.

Si cobras en efectivo, la guía de la caja de caudales explica cómo guardar el dinero y los justificantes del día.

¿Para qué sirve el talonario de camarero?

Para tomar la comanda, que el Diccionario define como el «pedido que se hace al camarero en un restaurante». Hay modelos de bolsillo, octavo y tres en folio, con solo original, una copia o dos; la comanda no sustituye a la factura.

El talonario de camarero Liderpapel de bolsillo, original y copia (T250) es el modelo de bolsillo. El talonario de camarero en octavo, original y copia (T202) es una alternativa en octavo para detallar la comanda. Liderpapel vende los dos como modelos «sin IVA».

Hay también versiones en zig zag, en bolsillo y en octavo, y un talonario de mesa en octavo. Con copia, puedes pasar el original a la cocina y quedarte la copia para cobrar.

Cuando tengas que expedir factura, en los servicios de hostelería y restauración del artículo 4.2.e, como restaurantes, bares y cafeterías, puede ser simplificada hasta 3.000 euros, IVA incluido. Quedan fuera las operaciones que excluye el apartado 4. Si el cliente es un empresario o profesional y lo exige, la simplificada lleva además sus datos (artículo 7.2).

¿Talonario de albaranes con precios o sin ellos?

Los albaranes de cuarto T215 y T315 se venden como modelos «con IVA», para valorar la entrega si lo necesitas. El Diccionario de la lengua española define el albarán como la «nota de entrega que firma la persona que recibe una mercancía».

El talonario de albaranes en cuarto con original y copia (T215) es de cuarto, como el T315 de dos copias. Con original y copia, el cliente y tú os quedáis un ejemplar cada uno. El firmado te sirve de comprobante de la entrega.

Si luego facturas juntos los albaranes de un mes, recuerda el artículo 13: una factura recapitulativa reúne operaciones de un mismo mes natural para un mismo destinatario.

¿Hay talonarios en catalán, en portugués o con IGIC?

Sí. La categoría tiene modelos con texto en catalán y en portugués, y talonarios de facturas «con I.G.I.C.» en octavo y en cuarto. El reglamento permite expedir facturas en cualquier lengua, con la salvedad de su artículo 12.2.

La salvedad es que Hacienda puede pedir una traducción al castellano, o a otra lengua oficial en España, de las facturas expedidas en una lengua no oficial. Tenlo en cuenta si facturas en una lengua que no es oficial en España.

Si tus operaciones están sujetas al IGIC, la disposición adicional segunda entiende las menciones al IVA hechas a ese impuesto. Liderpapel vende el T200 con IGIC como modelo «con impuesto I.G.I.C.».

¿Puedes seguir facturando a mano con talonario?

Sí, con un límite: el artículo 8.1 admite facturas «en papel o en formato electrónico», sin perjuicio del artículo 8 bis. Ese artículo establece que será obligatoria la electrónica entre empresarios y profesionales con sede, establecimiento o domicilio en España, en las condiciones de la Ley 56/2007 y su desarrollo.

El artículo 8 bis no se aplica a las facturas simplificadas del artículo 4, salvo a las que llevan los datos del destinatario del artículo 7.2. Tampoco habla de las facturas a particulares: se refiere a destinatarios empresarios o profesionales.

El calendario y el alcance de esa obligación se desarrollan en la guía sobre cómo archivar facturas en la empresa, junto a VeriFactu. Si emites facturas con un programa, el artículo 6.5 añade un código QR a las expedidas con los sistemas informáticos de ese reglamento de VeriFactu.

¿Cuánto tiempo hay que guardar las copias?

Durante el plazo que fija la Ley General Tributaria, como dice el artículo 19.1. Esa obligación alcanza las facturas recibidas y las copias o matrices de las expedidas. Además, deben conservarse con su contenido original y ordenadamente (artículo 19.2).

Por eso comprueba que la copia se lea bien y que el talonario usado se guarde completo. Los plazos para guardar facturas de la ley tributaria y del Código de Comercio están, con su artículo, en esa misma guía.

¿Qué talonario comprar para tu negocio?

Empieza por el documento y por cuántas personas necesitan un ejemplar. La tabla reúne los ocho modelos comparados, con su pedido mínimo y su múltiplo en Ofigo, que cambian de un modelo a otro.

• Autónomo o comercio que factura a mano: facturas con IVA y copia, en octavo o, para más líneas, el talonario de facturas en cuarto con IVA, original y copia (T216).
• Reparto y almacén: albaranes con una o dos copias, o talonarios de entregas.
• Cobros, cuotas o alquileres: recibos de tres en folio, con matriz o con copia, o los de inquilinato y comunidad.
• Bar o restaurante: camarero de bolsillo o de octavo, con copia.
• Formularios propios: imprime tu modelo en el papel autocopiativo prealzado de otros tipos de papel de oficina.

Antes de pedir, comprueba el múltiplo del modelo: si necesitas 12 talonarios T200, tendrás que pedir 20, porque se venden de 10 en 10; de T215, 15.

¿Se pueden personalizar estos talonarios?

Los modelos comparados son impresos genéricos. Comprueba los campos antes de elegir: el nombre del producto no acredita que el impreso incluya todos los datos de tu operación. Para una factura, completa los datos que correspondan con arreglo al reglamento.

Si necesitas un formulario propio, decide antes si vas a escribir a mano o a imprimir. Prepara una muestra, revisa que los campos no se superponen y que la copia resulta legible. Un bloc para notas permite escribir libremente; un talonario ofrece una estructura para el documento que lleva impreso y, en los modelos indicados, matriz o copias.

Antes del primer uso, identifica qué parte se entrega y cuál se conserva. Si distintas personas utilizan el mismo juego, acuerda el recorrido de cada ejemplar. Para las facturas, mantén diferenciadas las series y las rectificativas en los términos de los artículos citados: el color o el formato del talonario no sustituye esa identificación.