La diferencia está en el uso. El archivador de palanca sujeta hojas perforadas que sacas y vuelves a meter, así que va en la estantería de trabajo. La caja de archivo definitivo guarda papel suelto de asuntos cerrados y va al archivo, rotulada por fuera.
En Ofigo tienes los dos, por ejemplo:
- Archivador de palanca Liderpapel tamaño folio, con caja, de lomo de 80 mm.
- Archivador de palanca Liderpapel Documenta, forrado de PVC y con rado.
- Caja de archivo definitivo Liderpapel de cartón, en kraft o en blanco y en varios tamaños.
- Cajón contenedor Liderpapel para 3 cajas o 3 archivadores, para llevar al almacén el archivador entero.
En resumen:
- Archivador de palanca: para lo que consultas a menudo; las hojas van perforadas y se sacan de una en una.
- Caja de archivo definitivo: para lo cerrado que debes guardar; el papel va suelto o en subcarpetas.
- Lomo: 75 u 80 mm en los archivadores Liderpapel de abajo; 100, 116 o 200 mm en las cajas de folio que comparamos.
- Cuándo cambiar: al cerrar el ejercicio o el expediente, cuando ya no lo consultas a diario.
- Cuánto tiempo: el Código de Comercio pide seis años desde el último asiento, salvo lo que fijen otras normas.
- Archivador completo al almacén: en un cajón contenedor; los dos de Liderpapel enlazados admiten 3 y 6 archivadores A-Z.
¿Qué diferencia hay entre un archivador de palanca y una caja de archivo?
El archivador sujeta hojas perforadas con un mecanismo que se abre y se cierra, así que puedes consultarlo, añadir y quitar papeles sin mover el resto. La caja no tiene mecanismo: guarda los documentos sueltos para dejarlos en el archivo.
Liderpapel describe así su archivador de cartón: «Mecanismo de palanca niquelado de 75 mm, compresor metálico, ollao y cantoneras largas».
Su caja de archivo definitivo es, en palabras del fabricante, una caja «para almacenar, organizar y proteger documentos y facturas tamaño folio», de montaje manual.
Por eso no compiten: el archivador sirve para trabajar con los papeles, y la caja, para guardarlos cuando ya no los usas.
Si lo que buscas son cajas para enviar mercancía y no para archivar, la guía de los tipos de cajas de cartón compara las de canal simple y canal doble y sus cierres.
¿Cuándo usar un archivador de palanca?
Cuando el documento todavía se consulta o crece: facturas del ejercicio en curso, contratos vigentes, expedientes abiertos de clientes o procedimientos internos que se actualizan. Lo pones en la estantería con el lomo rotulado y lo abres sin desmontar nada.
Elige el formato del papel que guardas. Liderpapel hace en tres tamaños su archivador de cartón entrecolado de 1,9 mm forrado por dentro y por fuera, con el mismo lomo de 80 mm:
- Folio y con caja: el archivador Liderpapel folio con caja, de 287 × 350 mm, indica el fabricante.
- DIN A4: el archivador Liderpapel A4 Classic Blue sin rado.
- Cuarto: el archivador Liderpapel tamaño cuarto Classic Blue.
Las tres páginas del fabricante describen la misma palanca niquelada de 75 mm con compresor metálico; aquí está la del archivador folio de Liderpapel.
La línea Documenta de Liderpapel lleva rado, tarjetero en el lomo y forro de PVC. Para qué sirve el rado y qué lomo conviene lo detalla la guía para elegir un archivador de palanca.
¿Cuándo usar una caja de archivo definitivo?
Cuando el asunto está cerrado y solo tienes que conservarlo: el ejercicio contable del año pasado, un expediente terminado o los contratos que ya vencieron. La caja guarda el papel sin mecanismo y se rotula por fuera para encontrarla en el archivo.
Las cajas de Liderpapel se montan a mano. La versión de cartón kraft de lomo 100 mm mide 365 × 100 × 251 mm y está hecha de cartón ondulado de 325 g/m².
Su página añade que la caja lleva un código QR que lleva a un vídeo con las instrucciones de montaje.
Dentro, los papeles van mejor agrupados. Las subcarpetas o los separadores mantienen el orden que tenías en el archivador, y así no hay que revisarlo todo cuando buscas un documento concreto.
Qué es el archivo definitivo y cómo se organiza el traspaso anual lo cuenta la guía sobre qué es el archivo definitivo.
Archivador de palanca vs caja de archivo: tabla comparativa
La tabla compara los dos con modelos concretos de Liderpapel. Las medidas, los lomos y los materiales salen de las páginas del fabricante de cada modelo; el uso es el que proponemos aquí.
| Criterio | Archivador de palanca | Caja de archivo definitivo |
|---|---|---|
| Para qué | Documentos que todavía consultas | Documentos cerrados que debes conservar |
| Cómo entra el papel | Perforado, en las anillas | Suelto o en subcarpetas |
| Lomo | 75 mm (Documenta) u 80 mm | 100, 116 o 200 mm |
| Medidas de ejemplo | 287 × 350 mm, el folio con caja | 365 × 100 × 251 mm, la de folio y lomo 100 mm |
| Material | Cartón de 1,9 mm forrado o con PVC | Cartón ondulado de 325 o 400 g/m², o polipropileno de 3 mm |
| Dónde se guarda | En la estantería de trabajo | En el archivo, o en un cajón contenedor |
Las dos tienen versiones para folio. Para papeles de tamaño folio prolongado, Liderpapel hace una caja aparte, de 388 × 116 × 275 mm.
¿Cuándo pasar los documentos del archivador a la caja?
Cuando dejas de consultarlos a diario: al cerrar el ejercicio, al terminar un expediente o cuando el archivador ya no cierra con holgura. Pasar los papeles a cajas libera el archivador y la estantería para lo que sigue abierto.
Lo práctico es hacerlo una vez al año, con el cierre contable. Las facturas del año anterior salen de los archivadores, se ordenan y entran en cajas rotuladas con el año y el contenido.
No todo sale del archivador al cerrar el año. Un contrato vigente o un expediente que sigue abierto se queda donde está, aunque empezara el año anterior. Pasa a la caja lo que ya no vas a tocar y, si un documento relacionado se va al archivo, deja una nota en el archivador con la caja donde está.
El plazo de conservación es lo que obliga a guardarlas. El artículo 30 del Código de Comercio dice que los empresarios conservarán libros, correspondencia, documentación y justificantes «durante seis años, a partir del último asiento realizado en los libros».
El mismo artículo añade «salvo lo que se establezca por disposiciones generales o especiales». Otras normas pueden fijar plazos distintos para algunos documentos.
Cómo ordenar ese archivo y cuándo pasar un documento al archivo central lo explica la guía para organizar el archivo de una oficina.
Para las facturas en concreto, tienes los plazos y el orden en cómo archivar facturas en la empresa.
¿Cómo se pasa un archivador a cajas de archivo?
En cinco pasos, y conviene hacerlo de una vez para todo el año que cierras. Así cada caja tiene un contenido claro y el archivador vuelve vacío a la estantería para el ejercicio nuevo.
- Saca las hojas del archivador en el orden en que estaban, con sus separadores.
- Agrúpalas por tema o por mes en subcarpetas, para no perder ese orden dentro de la caja.
- Elige una caja del tamaño del papel: folio o folio prolongado, en el caso de Liderpapel.
- Rotula el exterior de la caja con el año, el contenido y la fecha a partir de la cual podrás revisarla.
- Apunta en una lista qué caja guarda cada documento y dónde está.
Para el rótulo sirven unas etiquetas adhesivas escritas a mano o impresas.
Si en el archivador usabas pestañas, los separadores pueden pasar a la caja con los papeles.
Qué separadores existen y cuántos poner lo resume la guía de separadores para archivadores.
¿Qué errores evitar al pasar los papeles a cajas?
Los que obligan a abrir todas las cajas cuando alguien pide un documento. Casi todos se evitan el mismo día del traspaso, rotulando bien cada caja y sin mezclar contenidos de años distintos.
- Mezclar ejercicios en una caja: cada caja con un solo año facilita revisar y eliminar cuando vence el plazo.
- Rotular solo con el nombre del cliente: añade el año, el tipo de documento y la fecha de revisión.
- Llenar la caja hasta que no cierra: una tapa forzada se abre al apilar; mejor usar otra caja.
- Meter archivadores con su mecanismo: no entran en la caja de folio de Liderpapel; si quieres guardarlos enteros, usa un cajón contenedor.
- Dejar las cajas de cartón en el suelo de un almacén húmedo: en ese caso, súbelas a una estantería o usa cajas de plástico.
- Tirar papeles sin mirar la fecha: el rótulo debe decir cuándo se puede revisar cada caja.
Si el archivo lo comparte toda la oficina, deja por escrito quién hace el traspaso y cuándo. Así el cierre de cada año sigue el mismo orden y cualquiera encuentra las cajas del anterior.
¿Y si quieres guardar el archivador entero?
Entonces no hace falta una caja de archivo definitivo, sino un cajón contenedor donde quepan archivadores completos. Liderpapel hace cajones de cartón que admiten tanto cajas de archivo como archivadores A-Z, en distintas cantidades.
- El cajón contenedor Liderpapel de 387 × 333 × 260 mm es para 3 cajas de archivo definitivo folio o 3 archivadores A-Z.
- El cajón contenedor Liderpapel de 540 × 410 × 300 mm es para 5 cajas de archivo definitivo folio o 6 archivadores A-Z.
Las dos capacidades están en los nombres de los modelos en la web de Liderpapel.
El fabricante añade que se montan a mano «sin necesidad de cinta o adhesivos».
Guardar el archivador entero es más rápido al cerrar el año, pero el archivador no vuelve a la estantería. Si necesitas archivadores para el ejercicio nuevo, pasar el papel a cajas te permite reutilizarlos.
Ten en cuenta que el archivador no entra en la caja de archivo definitivo: el archivador folio de Liderpapel mide 287 mm de ancho, y la caja de folio, 251 mm de fondo por fuera.
¿Qué tamaño de caja de archivo necesitas?
El del papel que vas a guardar, no el del archivador del que sale. Liderpapel hace sus cajas de archivo definitivo para documentos tamaño folio o folio prolongado, y con distintos lomos, que marcan cuánto papel entra en cada una.
- Folio, lomo de 100 mm: 365 × 100 × 251 mm, en kraft o en blanco.
- Folio prolongado, lomo de 116 mm: 388 × 116 × 275 mm.
- Folio de doble ancho, lomo de 200 mm: 367 × 200 × 251 mm, «para mayor capacidad», dice el fabricante.
Las tres medidas están en las páginas de Liderpapel de cada caja; la de doble ancho es la caja de lomo 200 mm.
En Ofigo, esas tres medidas en kraft son variantes de la caja de archivo definitivo Liderpapel de cartón y se piden por unidades.
La blanca de 400 g/m² y lomo de 100 mm es otro producto: la caja de archivo definitivo Liderpapel blanca de 400 g, que se pide de 10 en 10.
¿Caja de cartón o de plástico?
Depende de dónde vas a guardarla. Liderpapel presenta su caja de polipropileno con «gran resistencia a la humedad y al agua»; en las páginas de sus cajas de cartón no habla de humedad, así que para un almacén húmedo elige la de plástico.
Las de cartón ondulado se montan a mano. Liderpapel las hace de 325 g/m² y de 400 g/m², y a la de 400 g/m² la presenta como caja de archivo definitivo «ultrarresistente».
La caja de archivo definitivo Liderpapel de plástico es de polipropileno corrugado de 3 mm y mide 360 × 100 × 260 mm.
El fabricante la ofrece en tamaños folio y folio prolongado.
En Ofigo se pide de 5 en 5 en verde, blanco, negro, marrón y azul, y por unidades en rojo.
¿Cuántas hojas caben en un archivador o en una caja?
Las páginas de Liderpapel de estos modelos no lo dicen. En las 15 páginas de archivadores, cajas y cajones de Liderpapel que revisamos no aparece un número de hojas, así que aquí no damos una cifra.
Lo que sí publica el fabricante es el lomo, y sirve para comparar: la caja de lomo 200 mm tiene, por fuera, el doble de lomo que la de 100 mm. Las grapas, los clips y las fundas también ocupan sitio.
Si necesitas un número antes de comprar, pregúntanos por el modelo concreto. Ten en cuenta que el gramaje del papel cambia el grosor de cada hoja.
Los tipos de archivador y cuánto cabe en cada uno los compara la guía de tipos de archivadores.
¿Qué elegir en cada caso?
Depende de si el documento sigue vivo y de dónde vas a guardarlo. Estos son los casos más habituales en una oficina, con el material que encaja en cada uno.
- Facturas y albaranes del año en curso: archivador de palanca del formato de tu papel, uno por trimestre o por proveedor.
- Cierre del ejercicio: cajas de archivo definitivo rotuladas con el año, y los archivadores vacíos, de vuelta a la estantería.
- Almacén húmedo: cajas de plástico en lugar de cartón.
- Contratos en vigor de años anteriores: siguen en el archivador hasta que terminan; después, a la caja del año en que vencen.
- Traslado de archivadores completos: cajones contenedores para archivadores A-Z.
- Documentos que se consultan de vez en cuando: archivador en una balda menos accesible antes que caja, para no abrir cajas a menudo.
Un despacho con muchos expedientes tiene sus propias pautas en la guía de organización del archivo de un despacho de abogados.
Si guardas papeles de clientes por ejercicio, como una asesoría, mira la guía de material de oficina para asesoría fiscal.
Y si dudas entre ordenar por fechas, por clientes o por temas, la guía de sistemas de archivo de documentos compara los criterios.
Todo lo de este apartado está en la sección de archivo y organización.
Dentro de ella, los archivadores tienen su sección de archivadores de palanca.
Las cajas están en la sección de archivo definitivo.
¿Qué hacer con las cajas cuando termina el plazo?
Revisar qué puedes eliminar y destruirlo de forma segura. Antes de tirar nada, comprueba que ningún otro plazo legal sigue corriendo para ese documento; el rótulo de la caja con la fecha de revisión te ahorra abrirlas todas.
Si los papeles llevan datos de clientes o de empleados, destrúyelos en lugar de tirarlos. Qué nivel de destrucción pide cada documento y qué máquina lo hace lo explica la guía de niveles de seguridad de una destructora.
Las cajas que se vacían se pueden volver a usar si siguen en buen estado; rotúlalas de nuevo con el contenido que guardes.
