Para organizar el archivo de un despacho de abogados, abre un expediente por asunto, numéralo con el año y un correlativo (2026/0045) y guárdalo en su carpeta. Anota cada salida y destruye cada documento con acta cuando venza el plazo de su norma: por ejemplo, 6 años para los libros del negocio en el Código de Comercio o 10 para la documentación de la ley de blanqueo.
Para las carpetas de expedientes, en Ofigo tienes:
- Carpeta de legajos Liderpapel de cartón de 1,5 mm con cinta y etiqueta, tamaño folio, que se pide de 10 en 10.
- Subcarpeta Liderpapel de cartulina de 240 g con pestaña escribible, tamaño folio; la azul y la amarilla se piden de 50 en 50.
- Carpeta clasificadora de fuelle Liderpapel con 12 departamentos, de cartón forrado negro con cierre de gomas, por unidades.
- Archivador de palanca Liderpapel folio jaspeado negro con caja Classic Blue, por unidades.
- Caja de archivo definitivo Liderpapel folio prolongado de 388 × 116 × 275 mm, de 10 en 10.
En resumen:
- Unidad: un expediente por asunto, aunque el cliente tenga varios abiertos.
- Número: año y correlativo en la carátula, el lomo, la caja y el programa de gestión.
- Carpeta: subcarpeta o carpeta de legajos con el asunto vivo y caja de archivo definitivo al cerrarlo.
- Salidas: cada préstamo queda anotado, y la documentación del cliente se le entrega cuando la pide; el despacho puede quedarse copia.
- Expurgo: cada documento tiene el plazo de su norma; al vencer, se destruye y se levanta acta.
¿Por qué se archiva por expediente y no por cliente?
Porque cada asunto tiene su juzgado, sus plazos y su fecha de cierre. Si un cliente lleva un despido y una herencia, son dos expedientes con dos números, y cada uno se cierra y se expurga cuando le toca.
Por encima del expediente va el cuadro de clasificación, la lista de áreas del despacho. Un despacho generalista puede trabajar con seis series: civil, penal, laboral, mercantil, administrativo y fiscal. Si lleva familia o inmobiliario por separado, les da serie propia.
Lo importante es que la lista esté escrita y que todo el equipo use la misma. Cuando alguien abre un asunto, elige la serie y no inventa una carpeta nueva.
Para encontrar a un cliente basta un índice aparte, en una hoja de cálculo o en el programa de gestión, con todos sus expedientes. Así el archivo físico no se reordena cada vez que entra un asunto.
Si en el resto de la oficina dudas entre ordenar por nombre, por número o por materia, la guía de sistemas de archivo de documentos compara los criterios.
¿Cómo se numera un expediente en un despacho?
Con el año de apertura y un número correlativo que vuelve a empezar cada enero, por ejemplo 2026/0045. Si quieres ver el área sin abrir la carpeta, añade delante el prefijo de la serie.
| Serie | Prefijo | Primer asunto de 2026 | Asunto número 45 |
|---|---|---|---|
| Civil | CIV | CIV-2026-0001 | CIV-2026-0045 |
| Penal | PEN | PEN-2026-0001 | PEN-2026-0045 |
| Laboral | LAB | LAB-2026-0001 | LAB-2026-0045 |
| Mercantil | MER | MER-2026-0001 | MER-2026-0045 |
| Administrativo | ADM | ADM-2026-0001 | ADM-2026-0045 |
| Fiscal | FIS | FIS-2026-0001 | FIS-2026-0045 |
Con cuatro cifras caben 9.999 asuntos por serie y año, y los números se ordenan bien en cualquier listado. El número del juzgado no sustituye al tuyo: un mismo asunto puede pasar por primera instancia, apelación y ejecución, cada una con su número de procedimiento.
En la carátula del expediente conviene apuntar estos 8 datos:
- Número de expediente del despacho.
- Cliente y parte contraria.
- Juzgado y número de procedimiento, si lo hay.
- Materia o serie.
- Letrado responsable.
- Fecha de apertura.
- Fecha de cierre.
- Fecha prevista de expurgo.
El mismo número va en la carátula, en el lomo del archivador, en la caja de archivo y en el programa de gestión. Con un solo número repetido en los cuatro sitios, cualquiera encuentra el papel y el archivo digital del mismo asunto.
¿Qué carpetas de expedientes usa un despacho de abogados?
Una para cada fase: subcarpeta o carpeta de legajos mientras el asunto está vivo, archivador de palanca para los expedientes gruesos y caja de archivo definitivo cuando se cierra. La tabla reúne los datos de las que vendemos.
| Carpeta | Fase | Datos | Cómo se pide |
|---|---|---|---|
| Carpeta de legajos Liderpapel | Expediente vivo o cerrado, atado con cinta | Cartón de 1,5 mm, cinta y etiqueta, tamaño folio | De 10 en 10 |
| Subcarpeta Liderpapel con pestaña | Separar piezas o ir dentro de una carpeta colgante | Cartulina de 240 g/m², pestaña escribible, tamaño folio | Azul y amarilla, de 50 en 50 |
| Carpeta clasificadora de fuelle Liderpapel | Llevar a una vista las piezas separadas | 12 departamentos, cartón de 1,75 mm, cierre de gomas, folio prolongado | Por unidades |
| Archivador de palanca Liderpapel Classic Blue | Expediente grueso dentro del despacho | Palanca de 75 mm, lomo de 80 mm, con caja, tamaño folio | Por unidades |
| Carpeta colgante Gio | Armario o cajonera de carpetas colgantes | Para documentos DIN A4 | De 25 en 25 |
| Caja de archivo definitivo Liderpapel | Expediente cerrado | 388 × 116 × 275 mm, lomo de 116 mm, folio prolongado | De 10 en 10 |
Los datos de las carpetas Liderpapel son los de sus páginas de producto. La de la carpeta clasificadora de 12 departamentos da cartón entrecolado de 1,75 mm, cierre de gomas y tamaño folio prolongado.
La subcarpeta de 240 g tiene hendidos para poner un fastener, de modo que los papeles del expediente quedan sujetos y en orden.
La carpeta colgante Gio para DIN A4 sirve si el despacho guarda los expedientes vivos en un armario de colgantes; se pide de 25 en 25.
Si un expediente viaja mucho y prefieres anillas, la guía de carpetas de 2 o 4 anillas explica qué hojas admite cada una.
¿Cómo se ordenan los documentos dentro del expediente?
Por secciones fijas y, dentro de cada sección, por fecha. Con un juego de separadores numerados del 1 al 12, cada sección tiene su pestaña y todos los expedientes del despacho siguen el mismo orden.
Un reparto posible en ocho secciones:
- Encargo: hoja de encargo y presupuesto.
- Documentos del cliente, con los originales en funda.
- Escritos presentados por el despacho.
- Escritos de la parte contraria.
- Resoluciones y notificaciones.
- Prueba y periciales.
- Correspondencia con el cliente y con el procurador.
- Minutas y provisiones de fondos.
El separador numérico Q-Connect 1-12 de plástico es un juego de 12 separadores DIN A4 multitaladro y se vende por juegos.
Los originales que entrega el cliente, como escrituras o poderes, van en una funda sin perforarlos. Así se devuelven intactos cuando el cliente los pide.
Si el expediente crece por encima de lo que cabe en una subcarpeta, pásalo a un archivador. La guía para elegir un archivador de palanca explica qué lomo pedir para cada volumen de hojas.
¿Dónde se guarda cada expediente: activo, semiactivo o definitivo?
Depende de cuánto se consulta. El activo, con los asuntos en curso, va cerca de quien los lleva; el semiactivo, con asuntos cerrados que aún pueden reabrirse, en un armario aparte; el definitivo, en cajas, hasta su expurgo.
Al cerrar un asunto, revisa el expediente, retira duplicados y borradores y pásalo a una caja. En el lomo de la caja apunta el número de cada expediente y la fecha prevista de expurgo.
Qué conviene en cada fase lo compara la guía de archivador de palanca o caja de archivo, con medidas de cajas y cuándo hacer el cambio.
Las cajas y carpetas para esa última fase están en archivo definitivo.
¿Cómo se controla el préstamo de un expediente?
Con un registro de salidas y una hoja testigo en el hueco que deja. Cada vez que un expediente sale del archivo, para una vista, para el procurador o para otro letrado, se anota quién se lo lleva y cuándo vuelve.
El registro de salidas tiene 6 columnas:
- Número de expediente.
- Persona que lo retira.
- Motivo: vista, reunión, procurador o cliente.
- Fecha de salida.
- Fecha prevista de vuelta.
- Fecha de devolución y firma de quien lo recibe.
El método es el mismo en cualquier archivo; la guía para organizar el archivo de documentos de la oficina lo explica paso a paso.
En un despacho, el registro deja además constancia de quién ha tenido cada expediente. Eso ayuda a cumplir el secreto profesional y a reconstruir una pérdida.
Los expedientes tampoco se van con el abogado que deja el despacho. El Estatuto General de la Abogacía considera infracción muy grave «La apropiación o retención de documentos o archivos relativos a clientes del despacho en el que haya estado integrado previamente, salvo autorización expresa del cliente».
Esa frase es la letra l) del artículo 124 del Estatuto General de la Abogacía Española.
¿Qué hacer si el cliente pide su documentación o cambia de abogado?
Entregársela. El Estatuto General de la Abogacía dice: «En ningún caso el profesional de la Abogacía podrá retener documentación del cliente, sin perjuicio de que pueda conservar copia».
Ese texto es el apartado 7 del artículo 48 del Estatuto, sobre los deberes con el cliente.
Si el cliente cambia de abogado, el sustituido debe acusar recibo lo antes posible y «poner a disposición del compañero la documentación relativa al asunto que obre en su poder».
Es lo que pide el artículo 60.2 del Estatuto, que regula la sustitución entre profesionales de la Abogacía.
El artículo 125 califica de infracciones graves «La retención de documentación de un cliente contra sus expresas instrucciones» y no remitir la documentación al abogado que le sustituya.
En el archivo eso se traduce en dos costumbres. Antes de entregar los originales, saca copia de lo que el despacho necesite guardar. Y deja en el expediente una relación de lo entregado, con la fecha y la firma de quien lo recibe.
Si la entrega va por correo, la guía de tipos de sobres y sus medidas ayuda a elegir el formato por el tamaño de los documentos.
¿Qué exige el secreto profesional al archivo?
Que lo que guarda el archivo quede protegido. El secreto profesional del abogado alcanza a «todos los hechos, comunicaciones, datos, informaciones, documentos y propuestas» que haya conocido, emitido o recibido en su ejercicio profesional.
Esa definición es el apartado 1 del artículo 22 del Estatuto.
Con datos personales se suma el deber de confidencialidad de la Ley Orgánica 3/2018. Alcanza a «todas las personas que intervengan en cualquier fase» del tratamiento, es complementario del secreto profesional y se mantiene cuando termina la relación con el despacho.
Así lo dice el artículo 5 de la Ley Orgánica 3/2018 de protección de datos.
En la práctica, el archivo pide armarios con llave, acceso limitado a quien lleva cada asunto y el registro de salidas al día. Y, en la recepción, ningún expediente a la vista de las visitas.
¿Cuánto tiempo hay que guardar cada documento del despacho?
Depende del documento: no hay un mismo plazo para todo el archivo. El Estatuto General de la Abogacía no fija ninguno, y solo habla de conservar una vez, para dejar que el abogado guarde copia de lo que devuelve.
Estos son los plazos que fijan las leyes para los papeles que suele haber en un despacho:
| Qué cubre | Norma | Plazo | Condición |
|---|---|---|---|
| Libros, correspondencia, documentación y justificantes del negocio | Código de Comercio, art. 30 | 6 años | Para los empresarios, desde el último asiento, salvo otras disposiciones |
| Derecho de Hacienda a liquidar y a exigir el pago | Ley General Tributaria, art. 66 | 4 años | Es un plazo de prescripción |
| Diligencia debida y operaciones de la ley de blanqueo | Ley 10/2010, art. 25 | 10 años | Cuando el abogado es sujeto obligado; después se eliminan |
| Datos personales bloqueados | Ley Orgánica 3/2018, art. 32 | Lo que dure la prescripción de las responsabilidades | Después se destruyen |
El artículo 30 del Código de Comercio dice que los empresarios conservarán esos papeles «durante seis años, a partir del último asiento realizado en los libros, salvo lo que se establezca por disposiciones generales o especiales».
El artículo 66 de la Ley General Tributaria fija en cuatro años la prescripción del derecho de la Administración a determinar la deuda tributaria y a exigir su pago.
La ley de blanqueo solo obliga al abogado en ciertos encargos. Su artículo 2.1 ñ) lo incluye «cuando participen en la concepción, realización o asesoramiento de operaciones por cuenta de clientes» como compraventas de inmuebles o la gestión de fondos o de sociedades.
En esos casos, el artículo 25 de la Ley 10/2010 pide conservar diez años la documentación «en que se formalice el cumplimiento de las obligaciones establecidas en la presente ley, procediendo tras el mismo a su eliminación».
Para lo que ninguna norma fije, decide un calendario por serie y escríbelo en el cuadro de clasificación. Si dudas sobre un tipo de documento, consulta a tu Colegio antes de destruirlo.
Si trabajas en una asesoría fiscal, la guía del material de oficina para una asesoría fiscal reúne estos plazos y el calendario de declaraciones de sus clientes.
¿Cómo se destruyen los expedientes cuando vence el plazo?
En una sesión de expurgo al año. Se sacan las cajas cuya fecha ha vencido, se comprueba que ningún asunto se ha reabierto, se destruyen los papeles y se levanta un acta con los números, la fecha y el responsable.
Con datos personales, la Ley Orgánica 3/2018 obliga a bloquearlos cuando procede su supresión. Quedan reservados para jueces, fiscalía y autoridades durante la prescripción de las posibles responsabilidades, y después «deberá procederse a la destrucción de los datos».
Es el artículo 32 de la Ley Orgánica 3/2018, sobre el bloqueo de los datos.
Destruye el expediente completo, con sus copias y borradores. El acta, firmada, se guarda aparte del archivo destruido.
Para elegir la máquina, la guía de niveles de seguridad DIN 66399 explica el tamaño de partícula de cada nivel y cuántas hojas por pasada pedir.
¿Qué material necesita el archivo de un despacho?
Carpetas para los expedientes vivos, separadores numerados, archivadores para los asuntos voluminosos, cajas para el archivo definitivo, etiquetas para rotular lomos y una destructora para el expurgo.
Las carpetas finas para dividir cada asunto están en subcarpetas.
Para los expedientes que superan unos centímetros de grosor, tienes los archivadores de palanca en folio y en A4.
Si estás montando el despacho entero, la guía de qué necesita un despacho de abogados repasa también el mobiliario, la escritura y la protección de datos.
