Un despacho de abogados necesita, además de la colegiación que exige el artículo 7 del Estatuto General de la Abogacía, un archivo para los expedientes, medidas que protejan el secreto profesional y los datos, material de escritura y firma y una forma segura de destruir papeles. Abajo tienes una lista de 7 grupos de material.
Para empezar por lo que más se usa, en Ofigo tienes:
- Archivador de palanca Liderpapel folio con caja, con mecanismo de 75 mm.
- Carpeta de legajos Liderpapel con cinta, tamaño folio, de 10 en 10.
- Destructora Q-Connect KF17109, nivel P-4 y 14 hojas.
- Fechador manual Q-Connect de 4 mm con banda de 12 años.
¿Qué necesita un abogado para ejercer desde su despacho?
El Estatuto General de la Abogacía exige el título oficial y la incorporación al Colegio del domicilio profesional para ejercer. A los colegiados les pide, entre otras obligaciones, mantener despacho profesional abierto. Los demás trámites de apertura dependen de cada caso y no se tratan aquí.
El artículo 7.1 del Estatuto General de la Abogacía Española, aprobado por el Real Decreto 135/2021, dice que el título oficial y la incorporación al Colegio del domicilio profesional «serán requisitos imprescindibles para el ejercicio de la Abogacía». El mismo apartado presume como domicilio principal el del despacho profesional principal en España.
El artículo 87 enumera las obligaciones de los colegiados. En su letra f) figura «Mantener despacho profesional abierto, propio, ajeno o de empresa, en el territorio del Colegio al que esté incorporado como ejerciente». La letra e) añade comunicar al Colegio el domicilio del despacho principal y sus cambios.
El Estatuto no regula el mobiliario ni el material de oficina. Lo que sí hace es fijar deberes que se notan en el día a día: informar al cliente, guardar el secreto profesional y entregar factura. Las secciones siguientes relacionan cada deber con el material y la forma de trabajar que lo facilitan.
Esta página no repasa licencias municipales, altas fiscales ni seguros. Esos trámites dependen del municipio, de la forma de ejercicio y de otras normas. Para ellos, consulta a tu Colegio o a tu asesoría antes de abrir.
¿Qué datos debe dar el despacho a sus clientes?
El abogado debe facilitar al cliente su nombre, su número de identificación fiscal, el Colegio y el número de colegiado, el domicilio profesional y un medio de contacto, incluida la vía electrónica. Conviene que esos datos figuren en el papel del despacho, en la firma del correo y en la hoja de encargo.
Esa lista procede del artículo 48.1 del Estatuto. Para una sociedad profesional o un despacho colectivo, el mismo apartado pide informar de la denominación, la forma, los datos de registro, el régimen jurídico, el código de identificación fiscal, la sede y los medios de contacto.
El artículo 48.4 añade que el abogado informará al cliente de los honorarios y costes de su actuación «mediante la presentación de la hoja de encargo o medio equivalente». También le hará saber las consecuencias que puede tener una condena en costas y su cuantía aproximada.
En la práctica, prepara una plantilla de carta y de hoja de encargo con esos datos ya escritos. Si usas un sello con los datos del despacho, revisa que coincidan con los de la plantilla. Un dato desactualizado en diez sitios cuesta más de corregir que en uno.
El artículo 48.5 obliga además a informar al cliente del estado del asunto. Si el cliente lo pide, en los procedimientos administrativos y judiciales le proporcionarás copia de los escritos y resoluciones. Organizar cada expediente con sus copias a mano facilita cumplirlo sin buscar papeles.
¿Qué exige el secreto profesional al organizar el despacho?
El secreto profesional cubre los hechos, comunicaciones, datos, documentos y propuestas que el abogado conoce por su trabajo, y no termina al acabar el encargo. En la oficina, eso se traduce en expedientes guardados, mesas despejadas y un equipo que conoce sus deberes.
El artículo 22 del Estatuto define el ámbito: comprende «todos los hechos, comunicaciones, datos, informaciones, documentos y propuestas» que el abogado haya conocido, emitido o recibido en su ejercicio profesional. Su apartado 5 dice que el deber permanece después de cesar en el servicio, «sin que se encuentre limitado en el tiempo».
El apartado 4 del mismo artículo obliga a hacer respetar el secreto profesional a colaboradores, asociados, personal y demás personas que cooperen en la actividad. Por eso el orden del despacho no es solo cosa del abogado: quien archiva, recibe visitas o tira papeles también trabaja con información protegida.
El Estatuto no detalla cómo organizar el espacio de la oficina. Hay prácticas que ayudan: expedientes en armarios que se cierran, nada de documentos a la vista en recepción, carpetas cerradas en las mesas cuando entra una visita y una papelera aparte para lo que se va a destruir. Escríbelas en una hoja y compártela con el equipo.
Para los expedientes que circulan entre mesas, una carpeta con cierre evita que se caigan hojas sueltas. Para los que salen del despacho, como en una vista, cuenta los documentos que llevas y los que devuelves. Un registro sencillo de salidas ayuda a saber dónde está cada original.
¿Qué pide la normativa de protección de datos a un despacho?
El Reglamento General de Protección de Datos pide tratar los datos personales con una seguridad adecuada, mediante medidas técnicas u organizativas apropiadas. La ley española añade un deber de confidencialidad que, para los abogados, se suma al secreto profesional. Ninguna de las dos menciona las destructoras de papel.
El artículo 5.1.f) del Reglamento (UE) 2016/679 exige tratar los datos de manera que se garantice una seguridad adecuada, «incluida la protección contra el tratamiento no autorizado o ilícito y contra su pérdida, destrucción o daño accidental». Es el principio de «integridad y confidencialidad».
El artículo 32 del mismo Reglamento obliga al responsable y al encargado a aplicar «medidas técnicas y organizativas apropiadas para garantizar un nivel de seguridad adecuado al riesgo». Su apartado 4 pide que quien actúe bajo su autoridad trate los datos solo siguiendo sus instrucciones. El texto no menciona las destructoras.
La Ley Orgánica 3/2018, en su artículo 5, somete al deber de confidencialidad a responsables, encargados y a «todas las personas que intervengan en cualquier fase» del tratamiento. Su apartado 2 dice que esa obligación «será complementaria de los deberes de secreto profesional».
Traducido al material de oficina: lo que contenga datos de clientes debe estar guardado, no a la vista, y salir del despacho solo cuando haga falta. Cuando ya no deba conservarse, se destruye de forma que no pueda reconstruirse. La elección concreta depende del riesgo de cada tratamiento.
¿Cómo organizar los expedientes del despacho?
Abre un expediente por asunto, con su número y el nombre del cliente, y guárdalo en una carpeta o archivador que admita más documentos mientras está abierto. Al cerrarlo, pasa los papeles a una carpeta de legajos o a una caja y anota dónde queda.
El archivador de palanca Liderpapel folio viene con caja.
La página del fabricante indica cartón entrecolado de 1,9 mm, mecanismo de palanca de 75 mm y lomo de 80 mm. Es tamaño folio; si tus documentos son A4, comprueba que el formato te encaja antes de pedir varios.
Para expedientes cerrados o voluminosos, la carpeta de legajos Liderpapel es de cartón de 1,5 mm, tamaño folio, con cinta para archivar y etiqueta identificadora. Se pide de 10 en 10. La carpeta clasificadora Liderpapel de 12 departamentos sirve para separar escritos, pruebas, correspondencia y facturas de un mismo asunto.
El artículo 48.7 del Estatuto establece que el abogado no podrá retener documentación del cliente, «sin perjuicio de que pueda conservar copia». Por eso conviene distinguir en cada expediente los originales del cliente y las copias del despacho. Una subcarpeta o una funda para originales facilita devolverlos.
Tienes más modelos en archivadores de palanca.
Para montar el sistema completo de clasificación, por cliente, materia o número, sigue la guía de organización del archivo en un despacho de abogados.
Si el despacho trabaja con agencias inmobiliarias, la guía del material de oficina para una inmobiliaria repasa su archivo de operaciones y cuándo les aplica la ley de blanqueo.
¿Cuánto tiempo hay que guardar los expedientes y cuándo destruirlos?
No existe un plazo común para todos los papeles de un despacho. El Reglamento de protección de datos pide no conservar los datos identificables más tiempo del necesario para su fin. La ley española, cuando se rectifican o suprimen, pide bloquearlos y destruirlos al acabar el plazo de prescripción de las responsabilidades.
El artículo 5.1.e) del Reglamento (UE) 2016/679 dice que los datos personales serán «mantenidos de forma que se permita la identificación de los interesados durante no más tiempo del necesario para los fines del tratamiento». Es el principio de «limitación del plazo de conservación».
El artículo 32 de la Ley Orgánica 3/2018 obliga a bloquear los datos al rectificarlos o suprimirlos y a mantenerlos a disposición de jueces, tribunales y autoridades solo por el plazo de prescripción de las posibles responsabilidades. Añade: «Transcurrido ese plazo deberá procederse a la destrucción de los datos».
Para saber cuántos años guardar cada documento, identifica la norma que le afecta: la del procedimiento, la tributaria o la mercantil, la que corresponda. Para las facturas, los plazos y el orden están en cómo archivar facturas en la empresa. Si dudas, pregunta a tu Colegio antes de destruir.
Cuando un expediente no deba conservarse más, destrúyelo completo, incluidos borradores y copias. Mantén una relación de lo destruido, con fecha y responsable. Así puedes demostrar qué se eliminó y cuándo, si alguien lo pregunta después.
¿Qué destructora de documentos necesita un despacho?
Elige el nivel de seguridad por el tipo de información y la capacidad por el volumen diario. Para documentos con datos personales, compara al menos el corte en partículas, el nivel P y las hojas por pasada. La tabla recoge dos destructoras Q-Connect que tenemos en Ofigo.
| Destructora | Nivel y corte | Hojas por pasada | Papelera |
|---|---|---|---|
| Q-Connect KF17970 | P-3, partículas de 5 × 47 mm | 6 hojas | 14 litros |
| Q-Connect KF17109 | P-4, partículas de 4 × 25 mm | 14 hojas | 18,9 litros |
Los datos proceden de la documentación comercial de Q-Connect de 2025. Para la KF17109 indica además sistema antiatascos, tapa de seguridad y que destruye clips, grapas, CD y tarjetas de crédito.
La destructora Q-Connect KF17970 tiene arranque y parada automáticos.
Qué nivel corresponde a cada tipo de documento lo explica la guía de niveles de seguridad DIN 66399. El Reglamento no menciona las destructoras: si el volumen es alto o puntual, también puedes contratar un servicio de destrucción de documentos.
Sitúa la destructora cerca de donde se generan los papeles, no en un pasillo. Así se usa en el momento y no se acumulan documentos pendientes de destruir en una caja. Tienes más modelos en la sección de destructoras de documentos.
¿Qué material de escritura, firma y sellos conviene tener?
Bolígrafos para firmar, un fechador para registrar entradas, sellos con los datos del despacho si los usas y notas adhesivas para marcar páginas. Con estos cuatro grupos cubres la mayor parte del trabajo en papel de un despacho.
El fechador Q-Connect imprime la fecha con caracteres de 4 mm de altura y tiene banda para 12 años, como indican su descripción y la documentación de Q-Connect. Sirve para registrar la fecha de entrada de documentos en el propio papel, junto a la anotación en tu registro de entrada.
Para los sellos, el tipo de almohadilla y la tinta de recambio cambian con cada modelo. Antes de comprar, comprueba en cada producto qué almohadilla de recambio admite. Los tienes en la sección de sellos y tampones.
Las almohadillas de recambio de cada modelo y las tintas para tampón están en la guía de tinta y almohadillas para sellos.
Para revisar contratos y escritos, las mininotas y banderitas señalan la línea sin tapar el texto. Retíralas al terminar la revisión y pasa los cambios al documento. Las mininotas Post-it de 15 × 50 mm vienen en packs de 5 blocs de 50 hojas.
Ten bolígrafos de reserva en cada mesa y en la sala de reuniones, y un cuaderno por persona para las notas de vistas y reuniones. Un cuaderno con páginas numeradas ayuda a citar después lo que se anotó en cada fecha.
¿Qué sobres y material de envío usa un despacho?
Necesitas sobres para cartas, sobres bolsa para enviar escritos sin doblar y material para cerrar y etiquetar. El sobre bolsa de tamaño folio prolongado admite documentos de tamaño folio sin plegar. Elige cierre de tira de silicona si preparas muchos envíos.
El sobre bolsa Liderpapel n.º 10 folio prolongado mide 250 × 353 mm, cierra con tira de silicona y viene en caja de 250 unidades. Su papel es de 90 g en los datos del producto. Para envíos con muchos anexos, comprueba el grosor antes de cerrar.
Guarda los sobres en su caja y en un lugar seco. Si envías documentos originales, anota en el expediente la fecha de envío y el destinatario. Si el envío es certificado, archiva el justificante junto al expediente.
Para cartas, elige el sobre por el formato de tus plantillas y por si usas ventana. Imprime una carta de prueba, dóblala como la enviarás y comprueba que los datos del destinatario quedan visibles antes de pedir grandes cantidades.
Para comparar formatos y medidas, como DL, C5 o C4, consulta la guía de tipos de sobres y medidas.
¿Cómo preparar la hoja de encargo y las facturas?
Antes de empezar, entrega al cliente la información del artículo 48 del Estatuto, preferentemente en una hoja de encargo. Al cobrar, emite factura con todos los requisitos legales y el detalle de honorarios y gastos. El Estatuto fomenta la factura electrónica en la medida de lo posible.
El artículo 27 dice que el abogado proporcionará esa información «preferentemente mediante la utilización de hojas de encargo». Su apartado 2 encarga a los Colegios establecer modelos de hojas de encargo, así que tu Colegio puede tener uno disponible.
El artículo 28 obliga a entregar factura al cliente: «Esta factura tendrá que cumplir todos los requisitos legales y deberá expresar detalladamente los diferentes conceptos de los honorarios y la relación de gastos». Termina diciendo que se fomentará la factura electrónica.
Si emites alguna factura en papel, los tipos de talonario y los datos que debe llevar cada factura están en la guía de talonarios de recibos, facturas y albaranes. Guarda las copias en el mismo orden que el registro de facturas emitidas.
Si lo que montas es una asesoría fiscal, la guía del material de oficina para una asesoría fiscal repasa su calendario de declaraciones y sus plazos de conservación.
Si lo que montas es una gestoría administrativa, la guía del material de oficina para una gestoría repasa su archivo por trámite, su sello profesional y sus plazos de conservación.
¿Cómo preparar la recepción y la sala de reuniones?
En recepción, deja solo lo que el visitante puede ver: nada de expedientes, agendas abiertas ni pantallas con datos de clientes. En la sala de reuniones, prepara papel, bolígrafos y un sitio para dejar la documentación del cliente sin mezclarla con la de otros asuntos.
Una bandeja cerrada o un cajón con llave en recepción permite recoger documentos que trae un cliente sin dejarlos a la vista. Anota la entrega en el registro y pasa los papeles al expediente el mismo día. Así es más difícil que un documento se quede sin dueño en el mostrador.
En la sala, una pizarra o un rotafolio ayuda a explicar plazos o esquemas, pero bórralos al terminar. Lo escrito en una pizarra también puede contener datos de un asunto. Revisa la sala antes de que entre el siguiente cliente.
Las reuniones con clientes generan notas y copias. Decide antes de la reunión qué se queda en el expediente y qué se destruye, y lleva una carpeta solo para ese asunto. El orden empieza en la mesa, no en el archivo.
¿Se pueden grabar las llamadas y reuniones con clientes?
Solo con aviso previo y conformidad de todos los que participan. El Estatuto lo exige para las conversaciones del abogado con clientes, con la parte contraria o con otros abogados, en persona o por teléfono. Si tu centralita o tu programa de videollamadas graba, revisa esa configuración.
El artículo 22.3 del Estatuto dice que esas conversaciones «solo podrán ser grabadas con la previa advertencia y conformidad de todos los intervinientes». Añade que, en todo caso, quedan amparadas por el secreto profesional, igual que las grabaciones que haga el cliente sin conocimiento de su abogado en las que intervenga el abogado de la otra parte.
En la práctica, decide si el despacho graba o no, y escríbelo en el protocolo interno. Si se graba, prepara la frase de aviso que se dirá al empezar y anota la conformidad en el expediente. Guarda las grabaciones con el mismo cuidado que los documentos en papel.
¿Qué pasa con la documentación cuando cambia el abogado de un asunto?
El abogado sustituido debe poner a disposición del nuevo la documentación del asunto que tenga y darle los datos necesarios. El nuevo abogado queda obligado a guardar el secreto profesional sobre esa documentación. Prepararlo bien depende de tener el expediente ordenado.
Así lo regula el artículo 60 del Estatuto. Su apartado 2 pide al sustituido, «a la mayor brevedad», acusar recibo de la comunicación y poner la documentación a disposición del compañero. El apartado 3 obliga al nuevo a «respetar y preservar el secreto profesional sobre la documentación recibida».
Cuando un abogado deja un despacho, el artículo 124 considera infracción muy grave «La apropiación o retención de documentos o archivos relativos a clientes del despacho en el que haya estado integrado previamente, salvo autorización expresa del cliente». El orden del archivo ayuda a saber qué pertenece a cada asunto.
Para entregar un expediente, haz una relación de lo que se entrega, con fecha y firma de quien recibe, y guarda una copia. Es el mismo principio que usan los archivos al trasladar documentos, explicado en la guía de cómo organizar el archivo de una oficina.
¿Qué debe saber el equipo del despacho sobre el secreto y los datos?
Que el secreto profesional también le obliga, que solo debe tratar datos siguiendo instrucciones y que el deber de confidencialidad sigue después de dejar el despacho. Explícalo por escrito al incorporarse cada persona y repásalo cuando cambien los procedimientos.
El artículo 22.4 del Estatuto pide al abogado hacer respetar el secreto profesional a colaboradores, asociados y personal. El artículo 32.4 del Reglamento (UE) 2016/679 pide que quien acceda a datos personales los trate solo siguiendo instrucciones del responsable, salvo obligación legal.
El artículo 5.3 de la Ley Orgánica 3/2018 añade que las obligaciones de confidencialidad «se mantendrán aun cuando hubiese finalizado la relación del obligado con el responsable o encargado del tratamiento». Es decir, el deber no se acaba con el contrato.
Un protocolo de una página puede recoger dónde se guardan los expedientes, quién tiene llave de cada armario, cómo se registra la salida de un original, qué se destruye y cómo. Si cada persona sabe dónde va cada papel, el orden del despacho no depende de una sola persona.
¿Cómo preparar un expediente que sale del despacho?
Lleva solo los documentos necesarios, en una carpeta cerrada con índice, y deja constancia de qué originales salen y cuándo vuelven. Para vistas, reuniones o firmas fuera, prepara la carpeta el día anterior y revisa el contenido al regresar.
Una carpeta clasificadora con departamentos permite separar escritos, pruebas, notas y copias para el cliente. Numera los departamentos en el índice de la primera página, de modo que cualquier persona del equipo pueda encontrar un documento sin desordenar el resto.
Si llevas originales del cliente, anótalos en el registro de salidas del despacho, con fecha y nombre de quien los lleva. Al volver, márcalos como devueltos y colócalos de nuevo en su expediente. Es la misma práctica de testigo y registro que proponen las guías de archivo públicas.
Durante la jornada, no dejes la carpeta abierta en mesas compartidas ni en el coche a la vista. Si trabajas con portátil, bloquea la pantalla al levantarte. El secreto profesional del artículo 22 cubre también los documentos que viajan fuera del despacho.
Al terminar el asunto, revisa la carpeta de salida: devuelve los originales al cliente, archiva las copias que deban conservarse y destruye los borradores. Así el expediente cerrado queda completo y no se dispersa entre carpetas de trabajo.
¿Qué lista de material necesita un despacho de abogados?
La lista base tiene 7 grupos: expedientes abiertos, expedientes cerrados, clasificación de cada asunto, destrucción, registro de fechas, marcado de documentos y correo. La tabla relaciona cada grupo con productos de Ofigo y su pedido mínimo.
| Grupo | Para qué | Producto en Ofigo | Pedido mínimo / múltiplo |
|---|---|---|---|
| Expedientes abiertos | Guardar el asunto en curso | Archivador de palanca Liderpapel folio con caja | 1 / 1 |
| Expedientes cerrados | Agrupar con cinta y etiqueta | Carpeta de legajos Liderpapel, folio | 10 / 10 |
| Clasificar un asunto | Separar escritos, pruebas y facturas | Carpeta clasificadora Liderpapel, 12 departamentos | 1 / 1 |
| Destrucción | Papeles con datos personales o del asunto | Destructora Q-Connect KF17109 (P-4, 14 hojas) o KF17970 (P-3, 6 hojas) | 1 / 1 |
| Registro de fechas | Fecha de entrada en el papel | Fechador manual Q-Connect de 4 mm | 1 / 1 |
| Marcado de documentos | Señalar líneas en revisión | Mininotas Post-it Energetic, 5 blocs de 50 hojas | 1 / 1 |
| Correo | Escritos sin doblar | Sobre bolsa Liderpapel folio prolongado, caja de 250 | 1 caja / 1 |
Los pedidos mínimos son los de cada producto en Ofigo. La carpeta de legajos se pide de 10 en 10; el resto de la tabla, por unidad o por caja. Completa la lista con bolígrafos, cuadernos y papel de impresión en función del número de personas del despacho.
Repasa la lista cada trimestre con el consumo real. Los archivadores y los legajos crecen con los asuntos nuevos; los sobres, con los envíos; la destructora, con el mantenimiento que indique su manual. Anotar el consumo te evita quedarte sin material en una semana de plazos.
